Ist Google bereit, Ihr Unternehmen zu führen? (Teil 2 von 2)

In Teil 1 dieses Beitrags habe ich die Kommunikationsangebote von Google und deren Rolle für kleine und mittlere Unternehmen erörtert. In diesem Follow-up werde ich ihre Produktivität und Werbedienste behandeln, von der Produktivitätssuite Google Docs bis zum kostenlosen gehosteten Blogging-Dienst Blogger. Während die Kommunikationstools von Google im Allgemeinen sehr gut sind, sind ihre Tools für Produktivität und Werbung viel mehr eine gemischte Tasche. Nach dem Überblick über die verschiedenen Dienste von Google werde ich eine kurze Analyse der allgemeinen Eignung von Google-Apps für die geschäftliche Nutzung geben und einige neue Tools erörtern, die in naher Zukunft große Auswirkungen haben könnten.

Produktivitäts-Apps

Google Dokumente bietet eine sinnvolle Alternative zu teuren Office-Suiten, obwohl für komplexe Arbeiten Microsoft Office oder sogar OpenOffice.org's desktopbasierte Software fehlen. Docs besteht aus einer Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware und importiert und exportiert Dokumente in alle Standardformate von Microsoft (kann jedoch noch nicht im Docx-Format von Office 2007 gespeichert werden)..

Das Textverarbeitungsprogramm eignet sich hervorragend zum Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen kurzer Dokumente und bietet eine Reihe von Formatierungsoptionen, die für grundlegende Textverarbeitungsaufgaben typisch sind. Bei längeren Dokumenten fehlen jedoch Dokumente: Seitenzahlen können nur für die Druckausgabe verwendet werden, und die Größe des Dokuments selbst ist auf 500 KB plus bis zu 2 MB pro eingefügtem Bild begrenzt. Dies macht Docs für die Erstellung von technischen Handbüchern oder Schulungshandbüchern sowie für formelle Dokumente wie gesetzliche Vorgaben ungeeignet. Werbung

Tabellenkalkulationen und Präsentationen sind ebenfalls in der Größe begrenzt. Tabellenkalkulationen können bis zu 256 Spalten, 200.000 Zellen oder 100 Blätter umfassen, je nachdem, was zuerst erreicht wird. Präsentationen, die in Google Text & Tabellen gestartet werden, sind nicht in der Größe beschränkt, importierte Präsentationen sind jedoch auf 10 MB oder 200 Folien beschränkt. Unterhalb dieser Grenzen sind beide Anwendungen jedoch sehr stark. Mit der Tabelle können Sie die gängigsten Tabellenkalkulationsfunktionen verwenden und sogar Zellen mit Daten aus Google-Suchen füllen. Mit einem Formulargenerator können Sie beispielsweise Daten von Website-Nutzern erfassen und die Daten als Google-Tabelle anzeigen.

Der Präsentationseditor ist gut gestaltet und macht das Zusammenstellen von Präsentationen so einfach wie bei jedem anderen Programm. Es sind eine Reihe von Themen enthalten, und Sie können auch Ihre eigenen Hintergründe importieren. Präsentationen zu halten ist jedoch eine andere Geschichte. Der Präsentationsmodus enthält auch dann, wenn Sie F11 verwenden, um den Browser als Vollbild anzuzeigen, eine Google-Symbolleiste am unteren Bildschirmrand, die die Aufmerksamkeit von Ihren Folien ablenkt. Sie können Ihre Präsentation auch nicht mit einer PowerPoint-Fernbedienung steuern.

Google Docs zeichnet sich durch Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung aus und nutzt das Internet sehr effektiv, um die Arbeit zu erledigen. Dokumente und Tabellenkalkulationen können problemlos von mehreren Benutzern bearbeitet werden, mit Verfolgung und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nichts nicht wiedergutzumachendes passiert. Präsentationen können remote geliefert, mit Google Talk gepaart und vom Host-Computer aus gesteuert werden. Alles, was mit Google Text & Tabellen erstellt wurde, kann im Internet als Webseite oder als eingebettetes Dokument freigegeben werden.

Die Neuerscheinung Google Apps Sync für Microsoft Outlook ermöglicht Premium-Abonnenten, Google Apps als Ersatz für Microsofts teures Exchange zu verwenden. Das Programm wird zusammen mit Outlook installiert und ermöglicht die gemeinsame Nutzung und Suche von Kalendern und Kontakten in Ihrem Unternehmen mit Funktionen wie der Verfügbarkeit von Zeitplänen, die Benutzer von Exchange erwarten. Notizen, Aufgaben und Journale werden nicht gemeinsam genutzt, aber für Unternehmen, die sich nicht zu sehr auf sie verlassen, ist dies möglicherweise ein recht effektiver Ersatz für Exchange. Mit einem Migrationsdienstprogramm können vorhandene Exchange-Systeme einfach in Ihr Google Apps-Konto übertragen werden, wodurch der gesamte Prozess für Ihre Mitarbeiter transparent wird. (Ein ähnliches Programm gibt es für Lotus Notes Benutzer.) Werbung

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Google Sites, Eine einfach zu bedienende Wiki-Engine bietet weitere Optionen für die Zusammenarbeit. In Kombination mit dem Task-Manager in Google Mail und dem Google Kalender können Sie die meisten grundlegenden Projekte relativ einfach verwalten. Ein komplexeres Projektmanagement ist jedoch nicht möglich - für Flowcharting, GANTT-Diagramme und andere Hauptkomponenten des Projektmanagements benötigen Sie eine spezielle Anwendung.

Googles Kalender ist sehr leistungsfähig und erleichtert das Hinzufügen und Teilen von Ereignissen. Ein Texteingabesystem in natürlicher Sprache analysiert Aussagen wie “Mittagessen mit Bob Smith am 27. Juni um 12.00 Uhr im Joe's Cafe^th,” oder Sie können Termine über ein Formular hinzufügen. Kalender können problemlos freigegeben und iCal-Streams von Drittanbietern abonniert werden. Einige Dienste, die nicht von Google stammen, wie der Task-Manager "Remember the Milk", verwenden die Google-API, um den Zugriff auf ihre Dienste auch über die Kalenderoberfläche zu ermöglichen.

Am nahen Horizont ist Google neu Welle Plattform, ein Echtzeit-Kommunikations- und Zusammenarbeitstool, das Elemente wie E-Mail, Instant Messaging, Wikis, Dokumentbearbeitung, Multimedia-Sharing und soziale Netzwerke kombiniert. Wave wird immer noch nur auf Einladung getestet, und wie bei allem, was Google zu bieten hat, können wir davon ausgehen, dass es noch lange in der Beta-Version verbleibt. Nach dem, was Google bisher über Wave veröffentlicht hat, wird es anscheinend einer begrenzten Anzahl von Unternehmensteams und -abteilungen, in denen Wikis traditionell die Hauptform der Zusammenarbeit gewesen sein könnten, hervorragende Funktionen bieten. Für kleine persönliche Unternehmen ist es schwer einzusehen, was Wave bietet, aber für größere Unternehmen ist dies möglicherweise ein bedeutender Fortschritt gegenüber den aktuellen Plattformen für die Zusammenarbeit.

Beförderung

Google ist zu Recht ein Werbeunternehmen, insbesondere mit dem Kauf des Online-Werbegiganten Doubleclick. Es liegt also auf der Hand, dass Google ein guter Ort ist, um Ihr Unternehmen zu fördern. Werbung

Blogger, Der Blogging-Service von Google bietet eine Plattform, die für eine einfache Website ausreicht. Die Funktionen sind begrenzt, und das Fehlen von Anpassungsoptionen macht das Branding Ihrer Website möglicherweise schwierig. Es ist jedoch kostenlos, auch wenn Sie die Website unter Ihrem eigenen Domain-Namen veröffentlichen (was einfach und im Hilfeabschnitt gut dokumentiert ist). Für alles, was komplexer ist als ein einfaches Blog, sollten Sie sich an einen anderen Dienst wenden.

Googles AdWords sind ein effektiver Weg, um Ihr Geschäft im Web zu fördern. Sie legen fest, wie viel Sie ausgeben möchten und mit welchen Keywords Ihre Anzeigen geschaltet werden sollen. Google übernimmt die Anzeigenplatzierung auf relevanten Suchseiten und Websites, auf denen Google-Anzeigen geschaltet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Unternehmen zur lokalen Suche von Google und zu Google Maps im Internet hinzufügen Google Local Business Center Sie tauchen also auf, wenn Leute nach Unternehmen in Ihrer Nähe suchen.

Können Sie Ihr Unternehmen mit Google-Anwendungen und -Diensten betreiben??

Können Sie ein Unternehmen also nur mit Google-Anwendungen betreiben? Die Antwort ist, “es hängt davon ab, ob.” Für kleine, lokale Unternehmen sind Google Apps sowie eine Blogger-Website und Google Voice möglicherweise mehr als ausreichend, um praktisch alles zu erledigen, was sie benötigen. Unternehmen, die viel zusammenarbeiten, werden Google Text & Tabellen unabhängig von ihrer Größe als nützlich erachten.

Sowohl für größere Unternehmen als auch für Unternehmen, die mit vielen sensiblen Informationen zu tun haben, sind Datenschutz- und Sicherheitsprobleme von großer Bedeutung. Das Speichern Ihrer E-Mails, Dokumente und anderen Materials auf Servern von Drittanbietern ist besorgniserregend, unabhängig davon, was die Richtlinien von Google versprechen. Und Google ist ein großes Ziel für Hacker und andere schändliche Arten - auch wenn Ihre Daten niemals als Ziel angegeben werden, gibt es viele Leute, die versuchen, Google zu knacken, nur um zu sehen, ob dies möglich ist. Werbung

Das Fehlen von Kundenbeziehungsmanagement (CRM) ist eine Herausforderung, ebenso wie das Fehlen jeglicher Art von Datenbank (ironischerweise ist Google Base keine vom Benutzer programmierbare Datenbank). Tabellenkalkulationen, die mit Formularen kombiniert werden, sind einfach kein brauchbarer Ersatz. Ein kleines Verkaufsteam wird es vielleicht schaffen, aber ein großes Verkaufsteam wird angemessenere Werkzeuge benötigen.

Der Offline-Zugriff ist ebenfalls ein Problem, das durch das Offline-Plug-in von Google nur teilweise gelöst wird, Google Gears. Gears bietet angeblich die Möglichkeit, offline zu arbeiten und Ihre Updates zu synchronisieren, wenn Ihr Computer wieder im Internet ist, bietet jedoch im Allgemeinen nur einen Teil der vollen Funktionen der Google-Apps. In Google Mail können Sie beispielsweise E-Mails lesen und beantworten oder neue verfassen. Im Offlinemodus können Sie jedoch keine Dateien an E-Mails anhängen. Google Text & Tabellen ist schlechter - der Zugriff ist offline schreibgeschützt, sodass Sie keine neuen Dokumente erstellen oder vorhandene bearbeiten können. Soviel zum Arbeiten im Flugzeug ...

Schließlich ist da noch die Frage der Verfügbarkeit. Google verspricht eine Verfügbarkeit von 99,9% für Google Apps - dies ist jedoch ein branchenübliches Versprechen, das für Endbenutzer wenig aussagekräftig ist. Der Versuch, sich nur einzuloggen, um sich in der Mitte dieser .1% -Stillstandszeit zu befinden, kann ein großer Aufwand sein, insbesondere, wenn Sie auf eine wichtige E-Mail warten oder ein wichtiges Dokument senden möchten.

Auf der anderen Seite haben kleine und mittlere Unternehmen die ganze Zeit über genauso gravierende Sicherheits- und Ausfallprobleme (wenn nicht sogar mehr), sei es aufgrund mangelnden Fachwissens, Benutzerfehlern oder einfach nur Pech. Und es besteht die Möglichkeit, dass Sie nicht über Ressourcen, Personal und Sicherheits-Know-how verfügen, über das Google verfügt, um Sie zu schützen.

Ob Google-Anwendungen und -Dienste für Ihr Unternehmen geeignet sind, hängt letztendlich von Ihren Anforderungen ab. Wägen Sie Ihre Anforderungen sorgfältig ab und wählen Sie aus dem Google-Anwendungsmenü die Anwendungen aus, die der Rechnung entsprechen. Wo dies nicht der Fall ist, schauen Sie sich die Konkurrenten bei Zoho, ThinkFree und sogar Microsoft an (z. B. Office Live, das in Kürze Online-Versionen von Office-Anwendungen anbietet). Aber Sie könnten viel schlimmeres tun, als zuerst an Google zu denken.