Ich brauche ein Benutzerhandbuch für mein Leben!

  • Michael Waters
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Ich habe vor ein paar Tagen etwas Routinemäßiges gemacht - einige Rechnungen zum Monatsersten online bezahlt - und bin festgefahren. Während meines ganzen Lebens konnte ich mich nicht an den Namen einer der Personen erinnern, an die ich Zahlungen gesendet habe. Alle Informationen werden in den Einstellungen meines Bankkontos gespeichert, aber ich muss den Namen des Empfängers genau so eingeben, wie er in meinen Unterlagen erscheint, um alles andere aufzurufen.

Dann traf es mich:

Ich brauche eine Bedienungsanleitung für mein Leben! Werbung

Ich habe einen Passwort-Manager, einen Manager für persönliche Informationen, Treo, eine Online-Aufgabenliste, ein Erinnerungssystem und ein Moleskine-Notizbuch - aber nirgendwo hatte ich die schrittweisen Anweisungen für diese Zahlung aufgeschrieben. Ich erkannte auch nicht, dass ich die meisten Aufgaben, die ich routinemäßig erledige, aufgezeichnet hatte. Stattdessen erinnere ich mich an den ersten Schritt (eine Website besuchen, jemanden anrufen, ein Programm öffnen usw.) und verlasse mich auf die vorgestellten Hinweise. Wenn ich mich nicht erinnern kann, wie ich etwas machen soll, arbeite ich daran, bis ich es herausgefunden habe.

Wie viel Zeit habe ich damit verschwendet, mich an einfache Dinge zu erinnern, wie etwa die Schritte, die zum Verarbeiten von Fotos zum Ausdrucken ausgeführt wurden, oder wie ich meine vierteljährlichen Steuerzahlungen bezahle oder wie ich neue Mitwirkende für das Lifehack.org bündelt und bringt sie auf den neuesten Stand?

Was ich hätte haben sollen, wurde mir klar, ist ein einziger Ort, an dem diese Prozesse, von den entscheidenden bis zu den weltlichen, aufgezeichnet wurden. Es gibt ein paar gute Gründe dafür: Werbung

  1. Um Zeit zu sparen: Wie gesagt, ich verschwenden wahrscheinlich ein paar zusätzliche Minuten für fast jede Routineaufgabe, die ich durchführe. Während ich im Alltag wahrscheinlich nicht in meinem "Benutzerhandbuch" nachschauen müsste, wäre es schön, eine einzige Referenz zu haben, an die ich mich wenden könnte, wenn ich verwirrt wäre.
  2. Für Inspiration: Wenn Sie eine Aufgabe Schritt für Schritt aufschreiben, können Sie unnötigen Aufwand und mangelhafte Prozesse erkennen. Vielleicht gibt es einen besseren Weg, um Aufgaben zu erledigen x? Außerdem hätte ich für Aufgaben, die ich wahrscheinlich verschleppen werde, ein Werkzeug, mit dem ich mich nicht ablenken lassen kann, bis alle Schritte erledigt sind.
  3. Zur Fehlersuche: Wie oft haben Sie etwas "so gemacht, wie Sie es immer getan haben" und nicht das erwartete Ergebnis erzielt. Ein Führer, an den ich mich wenden kann, würde sicherstellen, dass ich alle notwendigen Schritte durchgehe, und mir helfen, herauszufinden, was ich beim ersten Mal verpasst hatte.
  4. Für das Training: Wenn ich jemals jemanden beauftragt hätte, einen Teil meiner Arbeit zu übernehmen, hätte ich bereits Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ihn.
  5. Falls mir etwas passiert: Wenn ich verletzt oder sogar (Gott sei Dank) getötet würde, wie würde meine Familie die Stücke aufheben? Ich bin der Familien-Tech-Typ - für meine Lieben wäre es unmöglich, das Sortiment an Online-Tools, -Software und -Hardware herauszufinden, mit denen ich mein Geschäft und andere Projekte verwalte.

Was wäre drin?

Was würde ich in mein Benutzerhandbuch aufnehmen? Einige Dinge fallen mir ein, darunter:

  • Die Tools, sowohl online als auch offline, werden von mir zum Akzeptieren, Verarbeiten und Ausführen von Zahlungen verwendet.
  • Bankprozesse - wie ich Rechnungen bezahle und Zahlungen erhalte
  • Buchhaltungstools - Wie ich meine Konten verfolge
  • So füge ich meinem System Kunden und Werbetreibende hinzu
  • Wie ich mich anmelde, Beiträge erstelle und verwalte, Anzeigen und Partner verwalte und für alle Websites wirbele, die ich betreibe oder an denen ich anderweitig beteiligt bin
    • Google AdWords- und AdSense-Prozesse - Wie identifiziere ich Keywords, wie richte ich Kampagnen ein, wie füge ich meinen Websites neue Anzeigen hinzu?
    • So erstelle ich einen Podcast - meine lokalen und Online-Workflows zum Aufzeichnen, Hochladen und Verteilen meiner Podcasts
  • Eine Art Netzwerkdiagramm, das alle meine Kontakte und ihre spezifischen Beziehungen zu mir und meiner Arbeit zeigt.
  • Verschiedene Checklisten für Dinge wie das Packen für eine Geschäftsreise und das Vorbereiten des Autos für den Winter.
  • Was sonst? Alle anderen Vorgänge, die ich möglicherweise wiederholen muss, insbesondere, wenn sie nur halbjährlich oder weniger häufig stattfinden.
    • Erneuere mein Autokennzeichen
    • Krankenversicherung reaktivieren (Ich unterrichte als Vertragsangestellter und muss sie jedes Mal reaktivieren, wenn ich meinen Vertrag verlängere.)
    • Neuen Lehrplan oder Online-Kurs zusammenstellen
    • Schreiben einer wissenschaftlichen Arbeit
    • Und so weiter…

    Wie würde es aussehen??

    Da ein Teil des Nutzens eines persönlichen Benutzerhandbuchs die Möglichkeit ist, es mit anderen zu teilen, insbesondere wenn ich in irgendeiner Weise handlungsunfähig wäre, kommt die Verwendung eines ausgefallenen Softwaretools oder einer Online-Anwendung nicht in Frage. Am besten ist es, eine einzelne Datei in einem Standard-Textverarbeitungsformat (Word .doc, .rtf) auf meinem Computer zu speichern und eine aktuelle Hardcopy in einem Ordner auszudrucken.

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    Das Auffinden von Informationen in Papierform ist jedoch möglicherweise mühsam - ein klares Inhaltsverzeichnis und ein klares Organisationsschema scheinen unerlässlich zu sein. Seiten - zumindest innerhalb eines Abschnitts - sollten Vorlagen mit denselben Informationen an derselben Stelle auf jeder Seite folgen. Ich bin jedoch zwischen zwei Organisationsschemata hin- und hergerissen: Sollte es thematisch organisiert sein (z. B. Rechnungen bezahlen, Artikel schreiben, Kurse organisieren usw.) oder regelmäßig (Dinge, die ich jeden Tag mache, Dinge, die ich wöchentlich mache, Dinge, die ich monatlich mache) , vierteljährlich, jährlich usw.)? Werbung

    Vielleicht beides - es geht darum, für jemanden genauso nützlich zu sein wie für mich selbst, und wer weiß, wie viel Anweisungen ich geben kann oder unter welchen Bedingungen es eingesetzt werden muss?

    Etwas zusammensetzen

    Ich höre dich da draußen und denke: "Das klingt nach einer Menge Arbeit!" Und das tut es auch. Ich denke jedoch, dass das Hinzufügen neuer Seiten nach dem Erstellen einer Vorlage ziemlich einfach ist. Und anstatt sich hinzusetzen und alles herauszufinden, ist es möglicherweise fruchtbarer, die Datei offen zu halten und Prozesse zu dokumentieren, während Sie sie im Rahmen Ihres regulären Zeitplans ausführen. Es kann ein paar Tage dauern, bis ein paar Minuten mehr für eine Aufgabe anfallen, aber am Ende einer Woche sind die meisten Aufgaben, die Sie erledigen, meist vollständig dokumentiert. Fügen Sie die Monatszeitschriften am Ende des Monats hinzu, und fügen Sie die weniger regelmäßigen Dinge hinzu, wie es Ihnen einfällt, oder wenn Sie ein oder zwei Stunden Zeit haben, um darüber nachzudenken.

    Klingt verrückt? Vielleicht ist es verrückt. Und doch denke ich, dass so viele der Organisationen, für die ich gearbeitet habe - Universitäten, Stiftungen, Museen, Militär, Unternehmen - Regale voller solcher Dokumentationen haben, von Standardarbeitsanweisungen für verschiedene Aufgaben bis hin zu Schulungshandbüchern Grant-Writing-Vorlagen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass ein bestimmter Standard erreicht wird Jedes Mal, wenn Sie etwas tun, Sie müssen diesen Standard herausfinden und dokumentieren. Werbung

    Ich kann mein persönliches Benutzerhandbuch möglicherweise nie öffnen, wenn es fertig ist - aber es ist schön zu wissen, dass ich es könnte. Es ist schön zu wissen, dass mein Partner bei einem Krankenhausaufenthalt sicherstellen kann, dass die Leute, die es wissen müssen, es wissen und dass zumindest die Mindestanforderungen meines Geschäfts erfüllt werden können. Es wird schön sein zu wissen, dass Aufgaben, die ich sehr selten erledige, irgendwo dokumentiert sind x"eintrag in meine todo liste - und dann diese aufgabe aufschieben, da ich mich nicht mehr daran erinnere, wie ich herausfinden soll, wie ich es herausfinden soll!

    Was ist mit dir? Welche Art von Informationen würde Sie in Ihr persönliches Benutzerhandbuch aufnehmen?




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