Effizient arbeiten Die 2 entscheidenden Schlüssel für produktives Arbeiten

  • John Boone
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Es wird viel zum Thema Produktivität geforscht, aber meiner Erfahrung nach handelt es sich bei dem größten Teil um Schwindel.

So arbeiten Sie effizient?

Produktiv zu sein läuft auf zwei Dinge hinaus:

  1. Priorisierung
  2. Finden Sie Ihren Flow

Jede dieser Fähigkeiten ist anders, doch sie wirken sich unvermeidlich gegenseitig aus, da die Verbesserung Ihrer Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Ihre Fähigkeit zum Finden und Bleiben im Fluss verbessert. Um Ihre Effizienz zu maximieren, Sie haben bewusst arbeiten, um beides zu entwickeln.

Hier ist, was Sie dazu brauchen.

1. Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um eine bessere Priorisierung zu erzielen

Mit der Eisenhower-Matrix können Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren. Als Mitbegründer von Dairy Free Games fand ich es immens wertvoll; Es schienen immer tausend Feuer zu brennen, aber mit diesem Tool konnte ich entscheiden, welche ich wann löschen sollte. Werbung

So zerfällt die Matrix:

  • Dringend und wichtig: Aufgaben, die Sie selbst jetzt erledigen müssen, oder Gespräche und Entscheidungen, die Sie schnell erledigen müssen.
  • Nicht dringend und wichtig: Projekte, die Planung und Strategie erfordern, die sich jedoch etwas verzögern können. Sie müssen noch eine Frist für diese festlegen und die Zeit in Ihrem Kalender festlegen, um sie speziell zu bearbeiten. Möglicherweise müssen Sie sie jedoch heute nicht mehr in Angriff nehmen.
  • Dringend und nicht wichtig: Aufgaben, die erledigt werden müssen, die Sie jedoch an eine andere Person delegieren sollten. Denken Sie: Dateien, Dokumente oder Prozesse, für die Aktualisierungsaufgaben erforderlich sind, die schnell erledigt werden müssen, für die jedoch weder Sie noch Ihr bester Techniker erforderlich sind.
  • Nicht wichtig und nicht dringend: Ideen, die am besten von Ihrer To-Do-Liste gestrichen werden. Oder zumindest Aufgaben, die verschoben werden sollten, bis alle anderen wichtigen Elemente abgehakt wurden. Dies könnte sein “nett zu haben”-Sie sind nicht dringend oder missionskritisch.

Entscheidend ist hierbei, welche Aktionspunkte von Ihnen erledigt und welche delegiert werden können. Für viele haben Sie das Gefühl, dass alles, was dringend ist, auch wichtig ist, und dass alles, was wichtig ist, von Ihnen vervollständigt werden MUSS. Aber mit der Zeit - wenn Sie diese Matrix verwenden - werden Sie feststellen, dass dies der Fall ist dringend und wichtig sind in der Tat verschiedene Qualifikanten.

Die effektivsten Führungskräfte sind diejenigen, die zwischen den beiden unterscheiden und ihre Tage nach den Aufgaben planen können, die sie wirklich selbst erledigen müssen.

2. In einen Zustand des Flusses geraten

Flow ist etwas, für das Sie sich bewusst und persönlich optimieren müssen.

Flow ist ein Konzept, das der ungarisch-amerikanische Psychologe Mihály Csíkszentmihályi erstmals 1975 definiert hat. Es zeichnet sich unter anderem durch ein vollständiges psychologisches Eintauchen in die jeweilige Aktivität oder das jeweilige Projekt aus. Es ist das, was die meisten Kreativen - ob Künstler, Ingenieure, Schriftsteller oder Designer - anstreben, wenn sie sich hinsetzen, um an die Arbeit zu gehen. Oder zumindest ist es das, woraus sie hervorgehen, nachdem sie etwas Großartiges gemacht haben. Werbung

Wenn Sie ein Schöpfer sind, haben Sie es wahrscheinlich erlebt, ob Sie sich dessen bewusst waren oder nicht. Es fühlt sich in gewisser Weise wie ein hyperaktiver Autopilot an, bei dem Wörter oder Algorithmen direkt von Ihrem Gehirn durch Ihre Finger auf eine Seite zu springen scheinen und Sie kaum die Kontrolle über den Prozess haben.

Aber hier ist die Sache:

Sich in einen mentalen Zustand zu zwingen, in dem es möglich ist, in Fluss zu kommen, ist eine Herausforderung - in der Tat etwas, für das Sie sich aktiv und bewusst optimieren müssen.

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Glücklicherweise können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, in einen Fließzustand zu geraten.

Hier einige Möglichkeiten: Werbung

Nehmen Sie sich Zeit für “tief gehen.”

Der Fluss erfordert eine intensive, ununterbrochene Fokussierung. Dies selbst erfordert eine Investition von Ihrer Seite, um Ablenkungen zu minimieren, insbesondere von Aufgaben, die nicht wichtig, aber möglicherweise dringend sind (Kategorie 3 dieser Eisenhower-Matrix)..

Setzen Sie sich ein klares Ziel.

Es ist unmöglich, in Fluss zu kommen, ohne ein bestimmtes Ziel zu haben, auf das man sich konzentrieren kann. Andernfalls werden Sie von Natur aus abgelenkt sein. Sie können nicht in Fluss kommen, wenn Sie versuchen, an drei Dingen gleichzeitig zu arbeiten.

Im besten Fall bleibt Ihr Fokus für alle drei auf einer Art Oberflächenebene.

Autonomie im Umgang mit der Aufgabe.

Integraler Bestandteil des Flusses ist die Wahlfreiheit. Dies ist auch wichtig, wenn Sie wichtige Aufgaben an Teammitglieder delegieren.

Wenn es sich bei dem Projekt um etwas handelt, für dessen Fertigstellung die Person in Flow eintreten muss, müssen Sie sicherstellen, dass sie selbst in das Projekt investiert ist, und aktiv entscheiden, wie es fertiggestellt werden soll.

Die Aufgabe sollte nicht zu herausfordernd oder zu einfach sein.

Wie ich bereits erwähnte, ist es schwierig, in Fluss zu kommen, wenn das vorliegende Projekt Sie langweilt oder Sie andererseits verwirrt. Es muss herausfordernd genug sein, um interessant zu sein - es gibt einen Sweet Spot. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie delegieren. Werbung

Zugriff auf Feedback.

Je schneller Sie Feedback von Ihrem Management, Ihren Mitarbeitern oder Kunden erhalten, desto besser. Tatsächlich ist sofortiges Feedback der Grund dafür, dass Videospiele so eindringlich und durchflusserregend sind.

In einem Spiel hat fast jede Aktion, die Sie ausführen, eindeutige positive oder negative Rückmeldungen.

Die Quintessenz

Priorisierung und Ablauf sind untrennbar miteinander verbunden.

Der einfachste Weg, um aus dem Fluss zu geraten, besteht darin, mit Aufgaben bombardiert zu werden, die nicht wichtig sind. Dazu gehören E-Mails, die schnelle Antworten zu verlangen scheinen, schwache Nachrichten von Teamkollegen und zunehmender Druck von Aktionselementen, als die Sie nicht richtig definiert haben “Dringend,” “Nicht dringlich,” und so weiter.

Sie müssen sich bei der Optimierung des Durchflusses vor solchen Risiken schützen.

Diese Fertigkeit beruht wiederum auf Übung und auf der Priorisierung einer effektiven Zeiteinsparung für eine konzentrierte, vertiefte Arbeit oder der Delegierung potenziell ablenkender, aber wichtiger Elemente an andere Teammitglieder.

Aus diesem Grund müssen Sie letztendlich beide Fähigkeiten gemeinsam entwickeln und fördern - zum Wohle Ihres Teams und für sich selbst.

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Hervorgehobene Bildnachweis: Alvaro Reyes über unsplash.com




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