Effizientes Lösen von Problemen mit 5 Gründen (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Nehmen Sie sich Zeit, um berufliche oder geschäftliche Probleme zu lösen?

Vielleicht glauben Sie, dass Sie 1000 Techniken kennen müssen, um Probleme schneller zu lösen. Die Wahrheit ist, dass es keine einzige Technik gibt, die all Ihre Probleme lösen kann. Trotz dieser Realität können Sie die meisten Ihrer Probleme auf effektive Weise lösen.

Wie? Indem Sie Sakichis 5-Whys-Technik einsetzen. Sakichi verwendete diese Technik für Toyotas Fließband, aber Sie können sie auf die meisten Ihrer Probleme anwenden.^[1]

Hören Sie also auf, sich Dutzende von Techniken zu merken, und machen Sie sich bereit, klüger zu arbeiten. So wenden Sie die 5-Warum-Technik an, um Probleme zu lösen:

Entdecken Sie 5 Fragen zu den meisten Problemen

Bei der 5-Warum-Technik müssen Sie 5 Fragen stellen.

Einfach, richtig? Wenn Sie vor einem Problem stehen, fragen Sie, was möglicherweise zu den aktuellen Ergebnissen beigetragen hat. Fragen Sie dann 5 Mal weiter, oder bis Sie eine Grundursache gefunden haben.

Woher wissen Sie, dass diese Technik funktioniert? Nun, Toyota hat diese Technik erfolgreich implementiert, um seine Montagelinie zu verbessern. Stellen Sie sich nun vor, wie Sie damit häufig auftretende Probleme lösen können.^[2]

Die 5-Warum-Technik ist nicht kompliziert, aber es wird einige Zeit dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Wenn Sie wie die meisten anderen sind, neigen Sie dazu, bei der Lösung von Problemen schnell nach Lösungen zu suchen. Beginnen Sie stattdessen mit einer Frage, wenn Sie vor einem Problem stehen.

Es kann für alles Kleinere wie im Verkehr stecken bleiben. In diesem Fall wäre Ihre erste Frage, warum Sie den Verkehr nicht vermieden haben. Stellen Sie eine einzige Frage für alle Ihre Probleme und fügen Sie weitere hinzu, bis Sie standardmäßig 5 fragen. Werbung

Irgendwann werden Sie wissen, wann Sie die 5 Gründe fragen müssen, um eine Ursache für die meisten Ihrer Probleme zu finden. Sie müssen aber nicht immer alleine arbeiten. Wenn Sie mit unbekannten Themen arbeiten, arbeiten Sie mit einem Team zusammen, um Brainstorming-Antworten zu erhalten.

Wenn Sie beispielsweise eine schlechte Marketingkampagne für Ihr Unternehmen beheben und gemeinsam mit Ihrem Marketingteam eine Lösung suchen. Als Geschäftsinhaber tragen Sie viele Hüte, können aber nicht allein die Ursache für die meisten Ihrer Probleme finden.

So stellen Sie diese 5 Fragen effizient

Bevor Sie die 5 Warum fragen, müssen Sie sich darauf vorbereiten, die besten Ergebnisse zu erzielen. Hier ist der Ablauf zur Lösung eines realen Problems:

1. Holen Sie sich die richtigen Ressourcen

Sie wissen nicht, was Sie nicht wissen. Sammeln Sie also Informationen in Büchern und Online-Ressourcen, bevor Sie ein Problem lösen. Sie werden feststellen, dass Sie häufiger nach Themen suchen, mit denen Sie nicht vertraut sind.

Wenn Sie sich nicht vorbereiten, beschränken Sie sich auf eine unwirksame Ursache.

Sie können sich auch mit Leuten umgeben, die sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert haben. Auf diese Weise können Sie mit Ihrer Gruppe zusammenarbeiten, um die beste Ursache für ein Problem zu finden.

Ihr Ziel ist es, sich bei den Fragen, mit denen Sie arbeiten, wohl zu fühlen. Vermeiden Sie die Beantwortung von Fragen, bei denen Sie sich nicht sicher sind, da Sie höchstwahrscheinlich eine schlechte Grundursache haben.

2. Verstehen Sie das Problem

Bevor Sie ein Problem lösen, müssen Sie wissen, welches Problem Sie lösen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass eine irrelevante Ursache gefunden wird.

Wenn Sie Ihr Problem verstehen, vermeiden Sie auch Verwirrung bei der Arbeit mit Teams. Wenn Sie beispielsweise in Teams arbeiten, können Sie häufig davon ausgehen, dass alle an demselben Problem arbeiten. Dies ist jedoch nicht immer der Fall und kann dazu führen, dass Teams zwei unterschiedliche Probleme lösen. Werbung

3. Stellen Sie Ihre ersten 5 Fragen

Wenn Sie sich ausreichend vorbereitet haben, stellen Sie Ihre erste Frage. Anstatt schnelle Antworten zu geben - Brainstorming, welche Antworten den größten Nutzen bringen. Jede Frage hängt von ihrem Vorgänger ab. Geben Sie daher aussagekräftige Antworten.

Als Faustregel gilt, dass Sie so lange nachfragen müssen, bis Sie eine mögliche Ursache gefunden haben. In der Regel reichen 5 Fragen oder weniger aus, um die häufigsten Probleme zu lösen. Aber beschränken Sie sich nicht auf 5 Fragen.

Stelle stattdessen solange Fragen, bis du es nicht mehr kannst.

4. Finden Sie Ihre Ursache

Das Hauptziel bei der Verwendung des 5-Why's-Frameworks besteht darin, eine Grundursache für das aufgetretene Problem zu finden.

Es wird auch zur Behebung allgemeiner Probleme verwendet, damit Sie Ihre Fortschritte später verfolgen können. Indem Sie allgemeine Probleme beheben, lösen Sie Probleme schneller, bevor Sie die Hauptursache beheben.

Die bewährte Strategie in Aktion

Es ist großartig, etwas über das 5-Warum-System zu lernen, aber es ist besser, Beispiele aus der Praxis zu haben. Hier ist ein Beispiel, das Sie als Vorlage für die Lösung von Problemen in der Praxis verwenden können:

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Problem: Die Arbeitgeber haben mich in den letzten 3 Monaten nicht mehr zu einem Vorstellungsgespräch zurückgerufen

• Frage 1: Warum wird mein Lebenslauf von Arbeitgebern nicht wahrgenommen??
  Weil es zu allgemein ist und keine besonderen Fähigkeiten für die Rollen aufweist, auf die Sie sich bewerben?
• Frage 2: Warum ist mein Lebenslauf zu allgemein?
  Weil ich möchte, dass es viele Berufe anspricht.
• Frage 3: Warum möchte ich mich für viele Berufe bewerben??
  Weil ich meine Chancen auf eine Anstellung erhöhen möchte.
• Frage4: Warum würde eine Bewerbung für mehrere Berufe meine Chancen erhöhen, eingestellt zu werden??
  Weil ich mich nicht auf freie Stellen bei einem bestimmten Beruf beschränken würde.
• Frage 5: Warum sollte ich mich auf offene Stellen beschränken??
  Weil mein Beruf sehr gefragt ist.

In diesem Szenario hören Sie bei Frage 5 auf, weil Sie eine mögliche Grundursache gefunden haben.

Da Ihre Branche stark umkämpft ist, muss sich Ihr Lebenslauf von den anderen abheben. Wer, glauben Sie, wird ein Arbeitgeber einstellen, ein Alleskönner oder ein Experte in seinem Beruf? Werbung

Wenn Sie mit einem Problem arbeiten, nehmen Sie sich Zeit, um die besten Fragen zu erörtern. Das liegt daran, dass es sich auf die Qualität der Grundursache auswirkt, mit der Sie enden werden.

Mögliche Nachteile dieser Technik

Abgesehen davon, dass nur einfache Probleme gelöst werden, gibt es noch andere Bereiche, in denen die 5 Gründe zu kurz kommen:

1. Nicht reproduzierbare Ergebnisse

Sie können nicht dieselben Ergebnisse replizieren. Denken Sie darüber nach, Sie erstellen Ihre eigenen Fragen und beantworten sie auf einzigartige Weise. Niemand sonst wäre in der Lage, Ihre Ergebnisse größtenteils zu reproduzieren.

Dies bedeutet, dass sogar zwei Teams, die in derselben Umgebung arbeiten, zwei separate Antworten erhalten.

2. Begrenzt durch die verfügbaren Kenntnisse

Wie bereits erwähnt, sollten Sie bei der Lösung eines unbekannten Problems genügend Informationen sammeln. Das Problem ist, dass Sie nicht immer die besten verfügbaren Ressourcen haben. Aus diesem Grund beschränken Sie sich auf die Qualität Ihrer Antworten.

Wenn Sie jemals mit einem unbekannten Thema konfrontiert sind, versuchen Sie es mit einer anderen Problemlösungstechnik.

3. Konzentration auf eine einzelne Ursache

Das Hauptziel bei der Verwendung der 5 Gründe ist es, eine einzige Ursache zu finden. Aber nicht alle Probleme haben immer eine einzige Lösung. Zum Beispiel kann eine Marketingkampagne das beste, das beste und das schlechteste Szenario haben.

Diese Einschränkungen machen die 5 Whys nicht zu einer schlechten Technik. Stattdessen erfahren Sie, wie Sie diese Technik effektiver einsetzen können.

Verlassen Sie sich nicht auf eine Methode, um Probleme zu lösen

Wie Sie gesehen haben, sind die 5 Warum nicht kompliziert, aber es erfordert viel Aufwand, um sie korrekt auszuführen. Wenn es richtig gemacht wird, kann es Ihnen helfen, den Schuldigen für die meisten Ihrer häufigsten Probleme zu finden. Das Problem ist, dass diese Technik nicht für jede Situation geeignet ist. Werbung

Die 5 Gründe sind am besten geeignet, um Prozesse zu verbessern und einfache Probleme zu lösen. Bei komplexen Fragestellungen ist dies jedoch nicht der Fall. Deshalb müssen Sie andere Alternativen kennen.

Beispielsweise kann die niedrige Kundenantwortrate eines Unternehmens auf mehrere Faktoren zurückzuführen sein. In diesem Fall wählen Sie eine Technik, die sich besser zur Lösung komplexer Probleme eignet. Bestimmen Sie, mit welchen Problemen Sie am meisten konfrontiert sind, um herauszufinden, welche Techniken Ihnen am meisten helfen.

Die gute Nachricht ist, dass die 5 Whys mit den einfachsten Problemen arbeiten, mit denen jeder konfrontiert ist. Beherrschen Sie diese Technik also unbedingt, bevor Sie andere anwenden.

Seien Sie ein Problemlöser

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Probleme lösen, auf die die meisten Menschen verzichten.

Die Leute würden Sie anschauen und davon ausgehen, dass Sie 1000 Möglichkeiten kennen, um ein Problem zu lösen. Die Wahrheit ist, dass sich nicht viel geändert hat, seitdem Sie mit der Lösung von Problemen zu kämpfen hatten.

Aber Sie verwenden jetzt ein bewährtes System, das Ihnen das Leben erleichtert.

Sie sind eine Maschine zur Problemlösung.

Wenn Sie nicht glauben, dass dies Ihre Realität sein kann, liegen Sie falsch. Sie haben das Zeug dazu, Ihre Probleme zu lösen, aber Sie müssen üben. Stellen Sie heute zunächst eine Frage, wenn Sie vor einem Problem stehen.

Machen Sie dasselbe, bis Sie für jedes Ihrer Probleme mehrere Fragen gestellt haben. Sie werden die 5-Whys-Technik nicht über Nacht beherrschen. Mit genügend Übung fühlt sich diese Technik jedoch natürlicher an.

Also, was hält dich jetzt auf??

Ausgewählter Fotonachweis: Startaê Team via unsplash.com

Referenz

[1]	^	Harvard Business Review: Die Unwichtigkeit von praktisch allem
[2]	^	Harvard Business Review: Die fünf Gründe für Start-ups