Michael Waters
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Das papierlose Bürokonzept gibt es seit den 1960er oder 1970er Jahren, ähnlich wie das fliegende Auto. Für viele Menschen war dies kaum mehr als ein Mythos. Wie können wir das Papier loswerden, während unsere Büros mit Fotokopierern und Faxgeräten gefüllt sind und die Postboten und Kuriere täglich Unmengen davon einbringen? Was ist mit der Notwendigkeit, Belege für Buchhaltungs- und Steuerzwecke aufzubewahren? Und was ist mit den Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten? Es ist schwer, aber es wird jeden Tag einfacher.
Nun, die kurze Antwort lautet: In einer normalen Büroumgebung können wir das heute nicht wirklich zu 100% tun, schon gar nicht in einem einfachen Schritt, ohne das Gebäude niederzubrennen. Es gibt jedoch einige einfache Schritte, die wir unternehmen können, um nicht ständig Papierstapel zu Hause oder im Büro verwalten zu müssen. Ein paar entscheidende Schritte, die über einen ausreichenden Zeitraum ausgeführt werden, können das Papier drastisch reduzieren, wenn nicht sogar beseitigen. Werbung
Bevor wir die einzelnen Schritte ausführen, müssen wir zwei Arten von Papierdokumenten berücksichtigen: die, die wir längerfristig aufbewahren müssen (nennen wir sie Aufzeichnungen) und die, die nur vorübergehend sind (nennen wir sie Arbeitsdateien). Für diese beiden grundlegenden Arten von Papieren oder Dokumenten funktionieren unterschiedliche Ansätze. Die Art Ihres Büros und Ihrer Arbeit hat viel damit zu tun, welche Art von Papier Sie am einfachsten reduzieren oder beseitigen können. Ein Rechts-, Buchhaltungs- oder medizinisches Büro wird es wahrscheinlich schwerer haben, seine Aufzeichnungen papierlos zu machen als eine Werbeagentur oder ein politisches Kampagnenbüro. Entscheiden Sie, welche der Schritte zur Papierreduzierung Sie ausführen und in welcher Reihenfolge Sie sie ausführen, je nachdem, was Sie tun und wie wichtig die verschiedenen Aufzeichnungen und Arbeitsdateien sind. Werbung
Zehn Schritte zur Umwandlung Ihres Büros in ein papierloses: Werbung
- Fang an und sei dir dem Ende bewusst. Machen Sie sich Ihre Ziele klar, damit Sie Ihre Conversion am effektivsten steuern können. Wenn zum Beispiel die Effizienz wichtiger ist als die Umwelt, versuchen Sie nicht, das Papiervolumen zu halbieren, indem Sie Papier durch die Kopierer recyceln, um die Rückseite zu bedrucken. Beim doppelseitigen Kopieren kommt es leicht zu einem Papierstau und oft zu Verwirrung darüber, wer von beiden Seiten bedrucktes Material bekommt. Wir fanden die Steigerung der Effizienz des Aktenverwaltungssystems viel wichtiger als die Reduzierung der Anzahl der Arbeitspapiere. Durch die gezielte Verwaltung der Aufzeichnungen folgten natürlich die Reduzierungen der Arbeitspapiere.
- Entscheiden Sie sich für ein Datum für den Wechsel von papierbasiert zu papierlos für alle zukünftigen Aufgaben. Wählen Sie ein Datum, auf das alle hinarbeiten können. Es muss nicht alles auf einmal geschaltet werden. Machen Sie sich keine Sorgen über das Konvertieren alter Datensätze, bis Sie Zeit haben, sich um das Konvertieren zu kümmern. Viele von ihnen können wahrscheinlich unverändert aufbewahrt und verworfen werden, sobald sie ein bestimmtes Alter erreicht haben.
- Richten Sie ein System zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ein und machen Sie sich mit dessen Verwendung vertraut, bevor Sie sich dazu verpflichten. Wir haben kein teures oder kompliziertes System installiert und dann eine harte Umstellung durchgeführt. Als erstes haben wir ein Dateinamenssystem erstellt, das sich in den meisten Dateiverzeichnissen automatisch chronologisch sortiert. Genau wie der Dateiname für diesen Artikel, der 20071106_1600 beginnt. Dies ist einfach das metrische System von Jahr, Monat, Tag und Uhrzeit zur nächsten Minute oder Stunde basierend auf einer 24-Stunden-Uhr. Wenn wir eine Version dieser Datei auf dem Laptop einer Person speichern und sie dann per E-Mail an das Büro senden, wird sie automatisch von dem Empfänger abgelegt. Überarbeitungen lassen sich leicht handhaben, indem einfach ein neues Datum / eine neue Uhrzeit am Anfang des Dateinamens eingefügt wird. Wir haben dies lange vor dem Umstellungstermin begonnen.
- Platzieren Sie einen Dateinamen auf jedem Dokument, das es wert ist, aufbewahrt zu werden. Wenn ein Dokument in unserem Büro keinen Dateinamen hat, wird es benannt oder verworfen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um ein Papierdokument oder ein elektronisches Dokument handelt.
- Bewahren Sie eine Papierdatei als Primärdatensatz für alle Vorgänge vor dem Wechsel und die elektronische Aufzeichnung als Primärdatensatz für alle Vorgänge nach dem Wechsel auf. Das ist keine komplizierte Sache. In unserem Büro gibt es, wie in den meisten Büros, oft mehr als eine Kopie der wichtigen Dinge. Wir haben uns angewöhnt, zu wissen, wo die Aufzeichnung dann Duplikate auswirft oder löscht, die einmal mit ihnen erstellt wurden, insbesondere für die Papierduplikate. Wir können uns darauf verlassen, dass alles, was vor dem 1. Januar 2005 aufgezeichnet wurde, irgendwo eine Papierversion hat und danach alles auf einem Server zu finden ist.
- Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über Ihre papierlose Ausrichtung. Komm aus dem Schrank und lass es alle wissen, denn die meisten Leute finden es großartig. Dies bedeutet nicht, dass Sie einen Kunden verprügeln sollten, der anstelle einer elektronischen Version einen Ausdruck oder ein signiertes Original von Ihnen haben möchte. Wir neigen dazu, Kunden zu geben, was sie wollen. Wir schlagen jedoch unsere Lieferanten zusammen. Unsere Anwälte waren einige der härtesten, aber sie lernten schließlich, alles elektronisch zu versenden und Dokumente zu scannen, die mit Unterschriften versehen sein mussten.
- Halten Sie Ihre Technologie und Systeme einfach und kompatibel mit dem, was die meisten Menschen verwenden. Die gute Nachricht ist, dass PCs und MACs Dateisysteme verwenden, die nicht mehr miteinander in Konflikt stehen. Es gibt immer noch Probleme mit der Verwendung verschiedener Arten von Grafiken und Multimedia-Formaten, diese nehmen jedoch ab. Wenn wir uns an die Grundformate halten, können die meisten Leute damit umgehen. Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von Fringy-Formaten, insbesondere bei Datensätzen, die langfristig aufbewahrt werden müssen.
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre älteren Dateien von Zeit zu Zeit, um sicherzustellen, dass sie weiterhin verwendbar sind. CDs oder Bänder sind ein Problem. Sie verschlechtern sich und einige der früheren Formate werden nicht mehr unterstützt. Wir führen unsere Aufzeichnungen in Live-Formaten. Die Wartung eines Sicherungsservers ist nicht schwieriger oder teurer als die Führung eines Bestands an Offline-Speichermedien. Papieraufzeichnungen verschlechtern sich ebenfalls, wenn sie auf saurem Papier gedruckt oder in einer schlechten Umgebung gelagert werden.
- Adoptiere eine “Wenn Sie Zweifel haben, werfen Sie es raus” Politik. Wir neigen dazu, etwas schneller als die meisten anderen zu sein, um Dinge herauszuwerfen, deren wir uns nicht sicher sind. Die Chancen stehen gut, dass es sich nicht lohnt, Daten aufzubewahren, wenn wir uns nur 1% der von uns gespeicherten Daten ansehen.
- Erkennen und belohnen Sie diejenigen, die zur Erreichung der Ziele beitragen. Ob jemand in der Lage ist, Dokumente im laufenden Betrieb elektronisch zu bearbeiten oder auszuliefern oder endlich eine alte manuelle Remington-Schreibmaschine durch einen Computer ersetzt, zeigen Sie, wie sich dies positiv auf das Betriebsergebnis oder die Umwelt auswirkt.
Dies waren einige grundlegende Schritte, die wir verwendet haben und die Ihnen bei der Durchführung der Umstellung helfen können. Wir haben unseren Papierverbrauch in den letzten fünf Jahren um 95% gesenkt. Wenn Sie bereits Änderungen in Richtung papierloses Büro vorgenommen haben und andere Ideen haben, teilen Sie uns dies bitte mit, indem Sie einen Kommentar posten. Oder lassen Sie uns wissen, wenn Sie Probleme beim Erstellen eines papierlosen Büros hatten. Werbung
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