Effektiv delegieren (Der definitive Leitfaden für Führungskräfte)

Alle Manager und Führungskräfte müssen die Kunst der Delegation beherrschen. Um ein hohes Maß an Produktivität auf persönlicher und organisatorischer Ebene aufrechtzuerhalten, ist es wichtig zu verstehen, wie und wann Verantwortung auf andere übertragen werden muss. Zu wissen, wie man delegiert, ist auch für eine effektive Führung unerlässlich.

Zu lernen, wie man delegiert, bedeutet, ein zusammenhängendes und effektives Team aufzubauen, das Termine einhält. Wenn Sie wissen, wann und wie Sie Arbeit delegieren müssen, können Sie die Arbeitsbelastung verringern, das Wohlbefinden bei der Arbeit verbessern und die Arbeitszufriedenheit steigern. Leider sind sich viele Führungskräfte nicht sicher, wie sie richtig delegieren sollen, oder zögern, dies zu tun.

In diesem Handbuch erfahren Sie, was Delegieren wirklich bedeutet, wie Ihr Team davon profitiert und wie Sie die Arbeit effektiv delegieren können.

Inhaltsverzeichnis

1. Die Bedeutung der Delegation
2. Die Angst, Aufgaben zu delegieren
3. Delegation vs Allocation
4. Effektiv delegieren (Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)
5. Zusammenfassend
6. Weitere Informationen zur Delegation

Die Bedeutung der Delegation

Ein effektiver Leiter kann delegieren. Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren, gewinnen Sie Zeit und erreichen täglich mehr. Eine effektive Delegation fördert auch die Produktivität innerhalb eines Teams, indem sie auf die vorhandenen Fähigkeiten ihrer Mitglieder zurückgreift und ihnen ermöglicht, auf ihrem Weg neues Wissen und neue Kompetenzen zu entwickeln. Das Ergebnis ist ein flexibleres Team, das die Rollen bei Bedarf teilen kann.^[1]

Wenn Sie bereit sind zu delegieren, fördern Sie eine Atmosphäre des Vertrauens und der Zuversicht. Ihre Handlungen sind ein klares Signal: Als Führungskraft vertrauen Sie Ihren Untergebenen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Infolgedessen werden sie Sie als sympathischen und effizienten Leiter betrachten, der ihre Fähigkeiten und Bedürfnisse respektiert.

Bei der Delegation geht es nicht darum, Befehle zu erteilen und zu hoffen, dass sich Ihre Mitarbeiter anstellen. Die Aufgabe eines Managers ist es, Holen Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern heraus und maximieren Sie dabei Produktivität und Gewinn.^[2]

Hier ist ein Beispiel für eine schlechte Delegierung: Werbung

Eine sorgfältige Delegation hilft dabei, die einzigartigen Stärken und Schwächen der Teammitglieder zu identifizieren und zu nutzen. Die Delegation fördert auch das Engagement der Mitarbeiter, da sie zeigt, dass die Manager daran interessiert sind, ihre Talente einzusetzen.^[3]

Die Angst, Aufgaben zu delegieren

Delegation steigert die Produktivität, aber nicht alle Manager sind bereit oder in der Lage zu delegieren.^[4] Warum? Hier sind einige häufige Gründe:^[5]

• Sie können die Idee, dass jemand anderes den Kredit für ein Projekt bekommen kann, ärgern.
• Sie sind zwar grundsätzlich bereit zu delegieren, haben aber Angst, dass ihr Team nicht in der Lage ist, ein höheres Maß an Verantwortung zu übernehmen.
• Sie können den Verdacht haben, dass ihr Personal bereits überlastet ist, und zögern, ihre Belastung zu erhöhen.
• Sie können vermuten, dass es einfacher und schneller ist, eine Aufgabe selbst zu erledigen.
• Sie mögen es nicht, Aufgaben loszulassen, die sie gerne erledigen.
• Sie befürchten, dass ihr eigener Manager zu dem Schluss kommt, dass sie ihre Arbeitslast nicht bewältigen können, wenn sie Verantwortung delegieren.

Delegation vs Allocation

Die meisten Leute denken, dass Delegierung und Zuweisung synonym sind, aber es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen den beiden.^[6]

Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, weisen Sie lediglich einen Untergebenen an, eine bestimmte Aktion auszuführen. Sie sagen ihnen, was zu tun ist, und sie tun es - so einfach ist es. Auf der anderen Seite bedeutet Delegation, dass Sie einen Teil Ihrer eigenen Arbeit auf eine andere Person übertragen. Sie erhalten nicht nur eine Reihe von Anweisungen. Sie werden vielmehr in eine Rolle versetzt, die erfordert, dass sie Entscheidungen treffen und für die Ergebnisse verantwortlich gemacht werden.^[7]

Effektiv delegieren (Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Wie kann man also die Arbeit am besten delegieren, um der Angst vor einer Delegation entgegenzuwirken, ein effizientes Team aufzubauen und schneller zu arbeiten? Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Wissen, wann delegiert werden muss

Wenn Sie wissen, wie viel Kontrolle Sie über eine Situation benötigen, können Sie die beste Strategie zur Stärkung der Mitarbeiter festlegen. Es gibt 7 Delegationsebenen, die den Arbeitnehmern unterschiedliche Verantwortungsbereiche bieten. Werbung

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In diesem kurzen Video werden diese Ebenen erläutert und es werden Beispiele dafür aufgeführt, wann die einzelnen Ebenen verwendet werden sollten:

Die Delegierung erfolgt entlang eines Spektrums. Die niedrigste Delegierungsebene wird erreicht, wenn Sie anderen Personen mitteilen, was zu tun ist. Es bietet den Mitarbeitern wenig Gelegenheit, neue Ansätze auszuprobieren. Die ermächtigendste Form der Delegierung tritt auf, wenn Sie in der Lage sind, den größten Teil Ihrer Kontrolle über das Projekt an den Mitarbeiter abzugeben.

Wenn Sie wissen, wie Sie Aufgaben delegieren, können Sie besser verstehen, wie Sie Menschen mit Aufgaben verbinden, bei denen ihre Talente optimal eingesetzt werden. Wenn es richtig gemacht wird, wird sichergestellt, dass Sie das beste Endergebnis erhalten.^[8]

Stellen Sie bei der Entscheidung, wie die Arbeit delegiert werden soll, die folgenden Fragen:

• Müssen Sie für diese Aufgabe verantwortlich sein oder kann jemand anderes sie erledigen??
• Benötigt dies Ihre Aufmerksamkeit, um erfolgreich zu sein??
• Wird diese Arbeit einem Mitarbeiter helfen, seine Fähigkeiten zu entwickeln??
• Haben Sie Zeit, jemandem beizubringen, wie man diesen Job macht??
• Erwarten Sie, dass Aufgaben dieser Art in Zukunft wiederkehren werden??

2. Identifizieren Sie die beste Person für den Job

Sie müssen die Fackel an das richtige Teammitglied weitergeben, damit die Delegation funktioniert. Ihr Ziel ist es, eine Situation zu schaffen, in der Sie, Ihr Unternehmen und der Mitarbeiter positive Erfahrungen machen.

Denken Sie an die Fähigkeiten der Teammitglieder, ihre Lernbereitschaft und ihre Arbeitsstile und Interessen. Sie werden in der Lage sein, die Arbeit effektiver auszuführen, wenn sie fähig, trainierbar und interessiert sind. Geben Sie einem Mitarbeiter nach Möglichkeit die Möglichkeit, seine Stärken auszuspielen. Werbung

Unerfahrene Arbeitnehmer benötigen möglicherweise mehr Anleitung als erfahrene Veteranen. Wenn Sie nicht die Zeit haben, den neueren Mitarbeiter für den Erfolg vorzubereiten, ist es nicht fair, ihn zu delegieren.

Sie müssen auch berücksichtigen, wie beschäftigt Ihre Mitarbeiter sind. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, jemanden zu überwältigen, indem Sie ihm zu viele Verantwortlichkeiten übertragen.

3. Tell and Sell, um das Buy-In für Mitglieder zu erhalten

Nachdem Sie die perfekte Person für den Job gefunden haben, müssen Sie sie immer noch dazu bringen, die neue Verantwortung zu übernehmen. Lassen Sie sie wissen, warum Sie sie für den Job ausgewählt haben. ^[9] Wenn Sie anderen zeigen, dass Sie ihr Wachstum unterstützen, entsteht eine Kultur des Vertrauens. Mitarbeiter, die delegierte Aufgaben als Chancen sehen, werden eher in das Ergebnis investiert.

Wenn Sie mit neueren Mitarbeitern arbeiten, drücken Sie Ihre Bereitschaft aus, fortlaufend Unterstützung und Feedback zu geben. Berücksichtigen Sie bei erfahrenen Mitarbeitern deren Gedanken und Erfahrungen.

4. Seien Sie klar und spezifisch über die Arbeit

Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu erklären, warum das Projekt notwendig ist, was Sie von ihnen erwarten und wann es fällig ist.^[10] Wenn sie wissen, was Sie erwarten, werden sie eher liefern.

Indem Sie klare Erwartungen festlegen, helfen Sie ihnen bei der Planung der Ausführung der Aufgabe. Richten Sie Projektmeilensteine ​​ein, damit Sie den Fortschritt ohne Mikromanagement überprüfen können. Wenn Ihr Mitarbeiter Probleme hat, einen Meilenstein zu erreichen, hat er noch Zeit, den Kurs zu korrigieren, bevor das Endprodukt fällig wird.

Diese Art der Rechenschaftspflicht wird häufig an Universitäten angewendet. Wenn die Studierenden nur das Fälligkeitsdatum und die Grundvoraussetzungen für das Ausfüllen wichtiger Forschungsarbeiten kennen, können sie die Arbeit bis zur elften Stunde verschieben. Bei vielen Programmen müssen die Schüler wöchentlich mit Beratern zusammentreffen, um eine Anleitung zu erhalten, die Struktur zu bestimmen und die Methoden vor Ablauf der Fristen zu verbessern. Diese Maßnahmen bereiten die Schüler auf Erfolg vor und geben ihnen gleichzeitig den Raum, großartige Arbeit zu leisten. Werbung

5. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter

Um die bestmöglichen Ergebnisse der Delegierung zu erzielen, benötigen Ihre Untergebenen Ressourcen und Unterstützung von Ihnen. Verbinden Sie sie mit Schulungen und Materialien, um Fähigkeiten zu entwickeln, die sie noch nicht besitzen.^[11] Es kann länger dauern, bis Ressourcen verfügbar sind, aber Sie sparen Zeit, wenn Sie die Arbeit korrekt erledigen. Bei wiederkehrenden Aufgaben lohnt sich dieses Training immer wieder.

Manchmal brauchen Mitarbeiter Hilfe, um zu sehen, was sie gut machen und wie sie sich verbessern können. Feedback zu geben und zu erhalten, ist ein wesentlicher Bestandteil der Delegation. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, die delegierten Aufgaben als Führungskraft zu überwachen. Während Sie den Fortschritt der Aufgaben verfolgen können, verwalten Sie die Mitarbeiter nicht in kleinen Schritten.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter während des gesamten Projekts regelmäßig, ob sie Unterstützung oder Klärung benötigen. Stellen Sie klar, dass Sie vertrauen, dass sie die Arbeit erledigen, und dass Sie einen Raum schaffen möchten, in dem sie Fragen stellen und Feedback geben können. Dieses Feedback hilft Ihnen dabei, die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit delegieren, zu verfeinern.

6. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Erkennen Sie beim regelmäßigen Einchecken alle Gewinne, die Sie bisher im Projekt gesehen haben. Bestätigen Sie, dass Ihre Mitarbeiter Fortschritte auf dem Weg zum Ziel machen. Das Fortschrittsprinzip legt dar, wie wichtig es ist, kleine Erfolge zu feiern, um die Mitarbeiter zu motivieren.^[12] Die Mitarbeiter sind effektiver und engagierter, wenn sie wissen, dass Sie ihre Bemühungen bemerken.

Das Erkennen von Mitarbeitern, wenn sie gute Leistungen erbringen, hilft ihnen, die von Ihnen erwartete Arbeitsqualität zu verstehen. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie bei zukünftigen Projekten wieder mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.

Zusammenfassend

Nachdem Sie genau wissen, was Delegieren bedeutet und welche Techniken zum effizienten Delegieren von Aufgaben erforderlich sind, können Sie Ihre Aufgaben optimieren und die Produktivität in Ihrem Team steigern.

Zu delegieren bedeutet, jemand anderem Autonomie und Autorität zu gewähren und so die eigene Arbeitsbelastung zu verringern und ein abgerundetes, gut ausgelastetes Team aufzubauen.

Die Delegation mag kompliziert oder beängstigend erscheinen, aber mit der Zeit wird es viel einfacher. Beginnen Sie klein, indem Sie in den nächsten ein bis zwei Wochen einige Entscheidungen an Mitglieder Ihres Teams delegieren.

Weitere Informationen zur Delegation

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Referenz

[1]	^	BOS Staffing: 5 Vorteile der Delegation - Stärken Sie Ihr Team
[2]	^	Brian Tracy International: Delegieren der richtigen Aufgaben an die richtigen Personen: Effektive Managementfähigkeiten für den Erfolg von Führungskräften
[3]	^	MindTools: Erfolgreiche Delegation: Die Macht der Hilfe anderer nutzen
[4]	^	Schnelle Gesellschaft: Die drei häufigsten Befürchtungen bezüglich der Delegation: Entlarvt
[5]	^	Führungstraining: Delegation
[6]	^	Abhinav Jain: Delegation von Arbeit vs. Arbeitsverteilung
[7]	^	Anthony Donovan: Managementtraining: Effektiv delegieren
[8]	^	Management 3.0: Übung: Delegation Board
[9]	^	Fokus: Der Kreativitäts- und Produktivitätsblog: Ein Leitfaden für die effektive Delegierung von Aufgaben
[10]	^	Inc .: 6 Möglichkeiten, effektiver zu delegieren
[11]	^	Die Muse: Die 10 Regeln für eine erfolgreiche Delegation
[12]	^	Teresa Amabile und Steven Kramer: Das Fortschrittsprinzip