So erstellen Sie einen persönlichen Ordner für Privatpersonen - und warum?

Führen Sie Kopien Ihrer Krankenakten? Was ist mit Ihren Steuererklärungen? Die meisten Menschen tun dies, weil die Informationen in diesen Dokumenten so wichtig sind, dass es keine Rolle spielt, ob Ihr Arzt oder das IRS eine Kopie hat - Sie möchten auch eine Kopie haben. Gleiches gilt für eine Vielzahl von Arbeitsdokumenten, die viele Menschen im Büro aufbewahren, wenn sie sie überhaupt aufbewahren. Es gibt jedoch zahlreiche Argumente, die dagegen sprechen, dass Ihre Personalinformationen bei der Arbeit bleiben. Stattdessen lohnt es sich, Kopien zu Hause aufzubewahren und einen persönlichen Ordner für zu Hause zu erstellen.

Es gibt viele Gründe, warum Sie möglicherweise Ihre Kopien Ihrer Beschäftigungsinformationen überprüfen müssen, auch wenn Sie nicht an der Arbeit sind: Wenn Sie nicht an der Grippe leiden, wird Ihnen dieses Memo im Krankheitsurlaub nicht viel nützen Büro. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein besseres Stellenangebot erhalten und Ihren aktuellen Vertrag überprüfen möchten. Und wenn das Schlimmste passiert und Sie Ihren Job verlieren, können Sie möglicherweise nicht alle Dateien auf Ihrem Schreibtisch kopieren. Werbung

Dokumente, die in Ihren persönlichen Ordner zu Hause gehören

Arbeitsverträge: Während nicht alle Arbeitgeber schriftliche Verträge verlangen, tun dies viele. Sie können in Form von formellen Stellenangeboten, Einverständniserklärungen oder anderen Dokumenten eingereicht werden. Unabhängig von der Form sollten Sie eine Kopie zu Hause haben. Während sich viele Menschen wohl fühlen, ihre Verträge zu vernichten, sobald ihre Anstellung endet, lohnt es sich, Ihren Vertrag ein bisschen länger zu behalten. Zumindest sollten Sie einen Vertrag bis zum Ablauf von Klauseln (d. H. Wettbewerbsverboten) behalten, obwohl es in den meisten Fällen angemessen ist, Kopien Ihrer Verträge unbegrenzt aufzubewahren.

Vorteile: Von Ihrem Parkplatz bis zu Ihrer Zahnversicherung enthält Ihr Leistungspaket viele wichtige Informationen. Da Ihre Leistungen technisch gesehen einen Teil Ihrer Vergütung ausmachen, lohnt es sich, ein Exemplar bereitzuhalten - und sicherzustellen, dass Sie die Vorteile Ihres Arbeitgebers voll ausschöpfen. Darüber hinaus, weil Ihre Leistungen Ihre häusliche Lebensversicherung beeinflussen können, jemand? - Die Möglichkeit, diese Informationen zu Hause einzusehen, kann von entscheidender Bedeutung sein.

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Leistungsüberprüfungen: Theoretisch sind Leistungsüberprüfungen die Methode Ihres Arbeitgebers, mit der Sie feststellen, wo Sie gute Arbeit leisten und wo Sie sich verbessern können. In der Realität betrachten die meisten Unternehmen Leistungsbeurteilungen als eine einfache Möglichkeit, Werbeaktionen und Erhöhungen zu bestimmen. Das Verfolgen solcher Informationen kann Ihnen dabei helfen, eine oder zwei Gelegenheiten bei Ihrem Arbeitgeber zu finden. Werbung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Wenn es in Ihrem Unternehmen nach Süden geht und Sie in der Lage sind, eine Arbeitslosenversicherung zu beantragen, werden Sie wahrscheinlich nach bestimmten Lohn- und Gehaltsabrechnungen gefragt. Wenn bei der Bearbeitung Ihres Antrags ein Problem auftritt, werden Sie möglicherweise nach einer mehrjährigen Dokumentation gefragt. Sie benötigen außerdem mindestens einige Ihrer Steuerunterlagen. In den USA benötigen die meisten Bundesstaaten mindestens eine Kopie Ihres W-2-Formulars. Die Anforderungen können in anderen Ländern dramatisch abweichen.

Aktualisierungen: Alle diese Notizen und Aktualisierungen, die in Bezug auf Ihre Krankenversicherung, die Berichtszeiten und alles andere, was Ihr Vorgesetzter oder Personalmanager einfällt, im Büro verbreitet werden, wirken wie ein großartiger Papierkorb. Aber eine überraschende Anzahl von ihnen ist es wert, zumindest kurzfristig behalten zu werden. Es erfordert Diskretion, um zu bestimmen, welche Updates es wert sind, aktualisiert zu werden, aber im Allgemeinen sind diejenigen, die sich entweder auf Ihre Vergütung oder auf Ihre Verantwortlichkeiten auswirken, es wert, eingehalten zu werden.

Stellenbeschreibung: Ihre Stellenbeschreibung kann sich während Ihrer Zeit bei Ihrem Arbeitgeber ändern, es ist jedoch wichtig, eine Kopie jeder Version aufzubewahren. Es ist nicht so, dass Sie dagegen argumentieren können, eine Aufgabe zu erledigen, nur weil sie nicht in Ihrer Stellenbeschreibung enthalten ist. Wenn Sie jedoch routinemäßig Aufgaben erledigen, die über Ihrer Gehaltsstufe liegen, kann es hilfreich sein, wenn Sie Ihrem Vorgesetzten eine Kopie Ihrer Stellenbeschreibung vorlegen erziehen. Wenn möglich, lohnt es sich, eine Kopie Ihres Lebenslaufs zum Zeitpunkt des Eingangs jeder Stellenbeschreibung aufzubewahren, damit Sie Ihre Fortschritte in Bezug auf Fähigkeiten und Erfahrung nachweisen können. Werbung

Dokumentation von Problemen: Es gibt Probleme in jeder Bürosituation, und für einige von ihnen ist möglicherweise eine Dokumentation erforderlich. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter unangemessen verhält, müssen Sie möglicherweise Aufzeichnungen über das Problem führen. Bewahren Sie eine Kopie dieser Aufzeichnung zu Hause auf - in einigen Fällen kann es sich lohnen, die einzige Kopie zu Hause aufzubewahren. Solche Aufzeichnungen können tatsächlich Probleme verursachen, wenn sie im Büro herumliegen.

Ihre aktuelle Personalakte: In den meisten Fällen haben Sie das Recht, Ihre Personalakte jederzeit einzusehen, wenn Sie zur Personalabteilung zurückkehren möchten. Möglicherweise möchten Sie genau das tun - stellen Sie Ihre Frage so, dass diese HR-Mitarbeiter Sie nicht im hinteren Teil der Schublade ablegen, wenn Sie fertig sind.

Den Überblick über alle Papiere behalten

All diese Aufzeichnungen können zu einem schönen Stapel Papier führen. Im Idealfall kaufen Sie ein paar Ordner und einen Aktenschrank - aber das ist möglicherweise keine realistische Option. Stattdessen funktioniert jedes übersichtliche Organisationssystem, mit dem Sie einfach auf die gewünschten Dokumente zugreifen können, einwandfrei. Mit Registerkarten versehene Ordner und eine Box sind möglicherweise die beste Lösung für Sie (sofern Sie sie an einem trockenen Ort aufbewahren). Werbung

Sie werden die meiste Zeit an diesem Papierkram festhalten wollen. Wenn es ein Problem mit Ihrem Arbeitgeber (oder einem früheren Arbeitgeber) gibt, werden Sie möglicherweise gebeten, Unterlagen vorzulegen, die mehrere Jahre zurückreichen. Wenn Sie nach vier Jahren keine Probleme mehr haben, werden Sie im Allgemeinen als klar eingestuft. So lange muss Ihr Arbeitgeber auch Unterlagen aufbewahren.

Wenn Sie weitere Vorschläge für Dokumente haben, die in einem privaten Personalordner abgelegt werden müssen, teilen Sie diese bitte in den Kommentaren mit.