So schließen Sie ein Projekt ordnungsgemäß ab

Die Betonung der Erledigung von Aufgaben durch Technologien, Tools und psychologische Optimierungen hat uns geholfen, neue Produktivitätshöhen zu erreichen. Das ist großartig, denn je mehr Dinge wir erledigen können, desto eher können wir uns anderen (oft größeren und besseren) Dingen widmen. Das könnte bedeuten, dass Sie mehr Geld, Urlaubszeit oder die Möglichkeit haben, neue Dinge auszuprobieren - was auch immer zu der Zeit wichtig ist. Aber beeilen Sie sich nicht, um eine Datei zu schließen oder die letzten 10% einer Aufgabe abzuschleifen. Es gibt einige großartige Möglichkeiten, um Dinge zu erledigen, die wichtige Vorteile für Sie und die Beteiligten in Ihrer Umgebung bringen können. Diese Vorteile können sich oft auf diejenigen erstrecken, die später in die Szene eintreten. Werbung

Das Schließen eines Projekts sollte die folgenden Elemente enthalten:
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• Anerkennung. McDonalds hat sein langjähriges Bilderrahmenprogramm "Mitarbeiter des Monats". Dell hat ein Volunteers of Distinction-Programm für seine Mitarbeiter, die sich an Freiwilligenprojekten beteiligen. Toastmasters International hat zahlreiche Auszeichnungen für seine Mitglieder, die verschiedene Aufgaben und Amtszeiten erfüllen. Die besten Programme haben fünf Aspekte:
• Erreichbar: Die Standards sind hoch, aber nicht so hoch, dass alle außer den Überfliegern davon abgehalten werden, sie zu erreichen.
• Zielsetzung: Die Menschen müssen wissen, was sie zu erwarten haben, und die Vergabe von Auszeichnungen als nicht allzu subjektiv empfinden.
• Praktisch: Schließen Sie Belohnungen ein, die vernünftige Motivatoren sind. Freizeit und Bargeld sind wenig sinnvoll, wenn Sie wenig Personal und wenig Bargeld haben. Wenn jedoch die Kassen voll sind und Sie sich in einer schlechten Jahreszeit befinden, sind Zeit und Geld bessere Motivatoren als ein Kaffeetischschmuck.
• Rechtzeitig: Je näher die Vergabe einer Auszeichnung an der Erfüllung der Aufgabe liegt, desto besser.
• Sinnvoll: Messen und belohnen Sie nach Möglichkeit etwas, das zu den gewünschten Ergebnissen führt.
• Dokumentation. Die meisten Unternehmen dokumentieren Abschlussarbeiten in der Regel recht gut, da sie in der Regel Aspekte der Finanzbuchhaltung betreffen. Gemeinnützige Organisationen sind häufig dafür berüchtigt, dass sie Projektabschlüsse nicht ordnungsgemäß dokumentieren und Übertragungsprobleme beheben können. Wenn Sie diese Aspekte gut beherrschen, kann dies den künftigen Amtsübernehmern das Leben erheblich erleichtern. Wenn eine Organisation beispielsweise eine jährliche Konferenz abhält, sollte sie eine elektronische Akte mit allen Materialien erstellen, die zur Planung, Förderung, Durchführung und Vervollständigung der Veranstaltung verwendet werden. Vielleicht eine CD brennen und an den Konferenzstuhl des nächsten Jahres weitergeben.
• Überprüfung und Überprüfung. Dies ist ein Teil des Sandwichs - das Zeug in der Mitte. Dies ist ein großartiger Ort, um zwischen dem Anerkennungs- und dem Feierungsaspekt eine Bewertung durchzuführen und konstruktives Feedback einzubringen, damit in zukünftigen Projekten Verbesserungen erzielt werden können. Solche Rückmeldungen sollten einige positive Punkte (Dinge, die gut geklappt haben), Verbesserungsvorschläge und einen positiven Gesamteindruck enthalten. Ein Sandwich im Sandwich. Diese Überprüfungen können enorme Wachstumschancen für die Beteiligten bieten und zur Verbesserung der Qualität der Projekte selbst beitragen.
• Schließung & Bereinigung. Zu den Aspekten der Schließung gehören normalerweise das Bezahlen und Bezahlen aller, das Ausfüllen aller noch ausstehenden Papiere, das Einreichen aller erforderlichen Berichte, die Unterrichtung aller zu unterrichtenden Personen, das Wegwerfen des Mülls und das Aufräumen der Fabrik, des Lagers oder des Arbeitsbereichs. Sobald dies erledigt ist, sollte der Plan klar sein und wo immer möglich sollten keine Überreste von alten Projekten zurückbleiben, die zukünftige Aktivitäten beeinträchtigen.
• Feier. Die Hollywood-Leute haben dies mit Wrap-Partys und großen Events wie den Academy Awards gemeistert. Jedes Mal, wenn ein Film fertiggestellt wird, verlangt die Tradition nach einer “Abschlussparty” wo alle, die an der Produktion beteiligt sind, zu einer Feier zusammenkommen und die Produktion abschließen. Die Academy Awards sind ein extremer Fall, in dem die Branche auf sehr öffentliche Weise ihre eigenen Auszeichnungen für verschiedene Dinge abgibt und gleichzeitig der Film- und Fernsehbranche insgesamt größere Anerkennung verschafft.

Erstellen Sie eine Veranstaltung, aber halten Sie sie im richtigen Verhältnis. Für ein kleines Gruppenprojekt bei der Arbeit wäre es großartig, ein Mittagessen zu bestellen und eine leichte Nachlese- und Nachprüfungssitzung abzuhalten. Der Teamleiter konnte den Beitrag aller würdigen, vielleicht kam eine höhere Führungskraft vorbei, um ein paar Worte zu sagen und Auszeichnungen zu überreichen. Das Essen selbst könnte die Auszeichnung sein, aber es ist normalerweise besser, etwas zu haben, das über die Veranstaltung hinausgeht. Bargeld und Freizeit sind großartig, aber es ist auch etwas Greifbares, das von der Person ausgestellt werden kann, die es verdient hat. Für ein größeres Projekt kann ein großes Aufsehen in einem Hotel oder einem Konferenzort die besten Ergebnisse bringen. Wie ein solches Ereignis aussehen und wie groß es sein sollte, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Das Wichtigste ist, es angemessen zu skalieren. Das Zusammenstellen eines Ereignisses kann viel Zeit, Geld und Mühe kosten. Daher sollten einige Überlegungen angestellt werden, um es richtig zu planen und zu verwalten. Werbung

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Überflieger aufgepasst. Finishing heißt nicht, dass man anfängt. Es ist nichts Falsches daran, ein Abschlussereignis zu verwenden, um etwas Neues anzukündigen. Tatsächlich ist dies oft eine großartige Möglichkeit, ein neues Projekt zu starten. Das Starten von etwas Neuem sollte jedoch die gerade abgeschlossene Sache nicht untergraben. Konzentrieren Sie die Ereignisse rund um die Fertigstellung auf die Fertigstellung, nicht auf die neuen Anfänge. Dies dient dazu, die Integrität der gerade abgeschlossenen Aktivität zu bewahren und den Beteiligten zu ermöglichen, Luft zu holen, die Preise zu genießen, den Papierkram aufzuräumen, nachzudenken, eventuelle Kleinigkeiten zu beseitigen und die Feier ungehindert zu genießen, ohne vorzeitig eingewickelt zu werden die nächste Sache. Werbung

Diese obigen Abschlusselemente mögen für jemanden, der sie liest, offensichtlich erscheinen, aber in einem Unternehmen oder einer Organisation gibt es häufig keinen formalen Prozess, um sie effektiv auszuführen. Diejenigen, die über diese Prozesse verfügen, können Projekte in der Regel viel besser und erfolgreicher abschließen als diejenigen, die dies nicht tun. Größere und erfolgreichere Unternehmen und Organisationen haben in der Regel solche Prozesse.

Diejenigen, die großartige Projekte zum Abschluss ihrer Arbeit erledigen, hinterlassen Teamkollegen, die motiviert sind, sich für zukünftige Projekte zu engagieren und großartige Dinge zu tun. Mit einer gut abgeschlossenen Aufgabe ist auch eine ausreichende Anzahl ordnungsgemäß abgeschlossener Dokumentationen verbunden, die jeder ausführen kann, der in Zukunft von den Ergebnissen lernen oder diese duplizieren möchte, ohne sie von Grund auf neu berechnen zu müssen.
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Peter Paul Roosen und Tatsuya Nakagawa sind Mitbegründer der Atomica Creative Group, einer spezialisierten Firma für strategisches Produktmarketing. Mit hochmodernen Erkenntnissen und Forschungsergebnissen, fundierter strategischer Planung und effektivem Projektmanagement hilft Atomica Unternehmen, erfolgreicher neue Produkte auf den Markt zu bringen und ihre bestehenden Geschäfte zu verbessern. Sie haben Overcoming Inventoritis: The Silent Killer of Innovation mitverfasst.