Wie erfolgreiche Menschen mit E-Mails umgehen

E-Mails. Sie scheinen nie aufzuhören, und es ist leicht, sich in ihnen zu vergraben. Aber es gibt einige Leute da draußen, die ihre Posteingänge unter Kontrolle haben, egal was passiert. Ihr Geheimnis? Sie beherrschen sieben Schlüsselkompetenzen, um ihre tägliche E-Mail-Flut effektiv zu bewältigen und mehr zu erledigen.

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Sie nehmen sich täglich Zeit für die Bearbeitung von E-Mails.

Wählen Sie mehrere Zeitfenster pro Tag aus, um Ihren Posteingang zu bearbeiten und sich auf die Antworten zu konzentrieren. Abhängig von ihrer Arbeit nehmen sich einige Fachleute am Anfang jeder Stunde fünf Minuten Zeit, um ihre Nachrichten zu bearbeiten, oder nehmen sich jeden Morgen und Nachmittag Zeit, um ihre E-Mails zu bearbeiten. Sperren Sie die Zeit in Ihrem elektronischen Kalender für den täglichen Umgang mit E-Mails, damit Sie durch Besprechungen oder andere Ablenkungen nicht mit Ihren E-Mails umgehen können. Indem sie in ihrem Tageskalender Zeit für die Bearbeitung von E-Mails einplanen, steigern sie ihre Gesamtproduktivität, da sie sich beim Verfassen dieses umfangreichen Berichts keine Sorgen machen.

Sie priorisieren Antworten.

Werfen Sie einen kurzen Blick auf Ihren Posteingang, und einige Nachrichten springen Ihnen auf natürliche Weise auf die Sprünge: E-Mails von Ihrem Chef, einem wichtigen Kunden oder einem potenziellen Kunden. Öffne sie und antworte sofort. Berühre es einmal und sei fertig. Warten Sie am Tag etwas länger, bis Sie die E-Mails Ihrer bevorzugten Einzelhändler gelesen haben. Werbung

Sie verwenden Standardantworten.

Abhängig von Ihrem Job kann es häufig verwendete Schlüsselaussagen und -phrasen geben. Formatieren Sie diese und fügen Sie sie in Ihre E-Mails ein. Das spart Zeit. Wenn Sie beispielsweise im Rahmen Ihrer Arbeit viele Vorschläge erhalten, können Sie eine Nachricht wie die folgende erstellen: “Vielen Dank, dass Sie mich kontaktiert und mir Ihren Vorschlag geschickt haben. Ich werde es mir ansehen und mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.” Wenn Sie diese Standardantwort verwenden, werden Sie weniger Zeit für E-Mails aufwenden müssen.

Sie bemühen sich, innerhalb von 24 Stunden zu antworten.

Das mag einfach klingen, aber wenn mehr E-Mails eingehen, werden die Nachrichten unterdrückt und können leicht vergessen werden. Machen Sie es sich zum Ziel, innerhalb eines Werktages auf alle eingehenden Nachrichten zu antworten. Werbung

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Sie antworten nicht auf jede E-Mail.

Ja, das hast du richtig gelesen. Nicht jede E-Mail benötigt eine Antwort. Wenn die E-Mail nur zur Information dient und keine Antwort erfordert, senden Sie keine. Oder wenn Sie zu den Personen gehören, die das Gefühl haben, antworten zu müssen, senden Sie eine Antwort mit einem Satz wie z “Vielen Dank. Ich habe die E-Mail erhalten.”

Sie entfernen sich von unnötigen Abonnementlisten.

Wirklich effektive E-Mail-Manager melden sich nicht für tägliche Newsletter, Blog-Updates und Benachrichtigungen in ihren sozialen Medien an. Sie nutzen andere Tools wie RSS-Feeds oder einen Blog-Reader, um ihre Lieblingsblogs und Informationsquellen zu verfolgen. Und was ist mit E-Mails von Einzelhändlern, die ihre Waren einstecken? Verwenden Sie eine separate E-Mail, um alle diese Anfragen zu bearbeiten und zu durchsuchen, wenn Sie Zeit haben. Auf diese Weise werden Sie nicht durch den neuesten Verkauf in Ihrem Lieblingsgeschäft abgelenkt, wenn Sie auf eine Anfrage Ihres Chefs reagieren sollten. Werbung

Sie hinterlassen E-Mails mit Links zu Artikeln und Videos für später.

Diese E-Mails dauern in der Regel länger und werden häufig zu Ihrer Information (oder Unterhaltung) gesendet. Sparen Sie jeden Tag etwas Zeit - vielleicht am Nachmittag, wenn Sie eine kleine Pause suchen -, um auf diese E-Mails zu klicken und die Artikel zu lesen oder die Videos anzusehen. Wenn Sie fertig sind, können Sie dem Absender bei Bedarf antworten oder einfach auf Löschen klicken.

Wenn Sie diese einfachen Schritte ausführen, können Sie E-Mails effektiv verarbeiten und mehr Zeit darauf verwenden, Ihre Arbeit zu erledigen.