Wie man nicht in ein Produktivitätsloch gerät

  • Timothy Sherman
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Ugh ... also sitze ich wieder hier und verbringe den Sonntagnachmittag damit, meine Produktivität zu sortieren - so glaube ich - indem ich eine weitere To-Do-Liste durchschaue und versuche, das Neueste zu verstehen “Zauber” Work Management App, und insgesamt fragen, warum kann ich nicht einfach meine Arbeit erledigen.

Zum Beispiel fällt es mir schwer, mir vorzustellen, dass ein Friseur jeden Tag zur Arbeit geht und sich fragt, wie er seine To-Do-Liste so erstellen kann, dass sie nicht verrückt wird, sobald sie einen Blick darauf werfen. Oder ein Busfahrer, der versucht, seine Routen über eine Projektmanagementsoftware zu sortieren. Das klingt einfach verrückt.

Warum also? Produktivität scheint nur das problem von menschen zu sein, deren aufgabe überwiegend am computer erledigt wird ?! Ich meine, stimmt etwas mit uns nicht? Brauchen wir wirklich fünf verschiedene Tools, um unsere To-Do-Listen zu verwalten??

Befinden wir uns alle in einer Art Produktivitätslücke??

Wir sind vielleicht leider dabei, aber lassen Sie mich Ihnen genau sagen, was ich hier meine .

Kurz gesagt, Sie befinden sich in einer Produktivitätslücke, wenn Sie ständig mehr Zeit für die Verwaltung Ihrer Produktivität selbst aufwenden und die Dinge vernachlässigen, die wirklich im Laufe Ihres Tages erledigt werden müssen - Ihre eigentliche Arbeit.

Klingt nach dir?

Mach dir aber keine Sorgen. Dies ist behebbar. Werbung

Wie immer besteht der erste Schritt darin, das Problem zu verstehen, sich ein wenig Zeit zur Selbstreflexion zu nehmen und herauszufinden, ob Sie darunter leiden.

Wiederum beginnen die Probleme in der Regel, wenn wir zu viel Zeit für die Verwaltung unserer Produktivitätskonfiguration (verschiedene Tools und Methoden) aufgewendet haben und aus diesem Grund zögern wir mit der eigentlichen Arbeit, die erledigt werden muss.

Aus diesem Grund ist es am besten, den durchschnittlichen Tag durchzugehen und darauf zu achten, wie Sie ihn ausgeben.

Im Allgemeinen ist es eine gesunde Angewohnheit, den Tag mit einer Form der Überprüfung zu beginnen. Überprüfen Sie die Aufgaben, die Sie am Vortag ausgeführt haben, und stellen Sie die endgültige Liste der Aufgaben zusammen, die Sie heute ausführen müssen. Dies sollte jedoch nicht länger als 10-15 Minuten dauern. Danach sollten Sie sich nicht mehr auf das Mikromanagement und das Hinterfragen Ihrer Arbeit konzentrieren.

Lassen Sie uns diesen letzten Teil betonen. Das Hinterfragen unserer Arbeit ist ein weit verbreitetes Problem. So läuft es ab. Sie beginnen den freien Tag, indem Sie Ihren Plan überprüfen, Ihre Aufgaben auswählen und dann mit der Arbeit beginnen. Nach ein oder zwei Stunden kehren Sie jedoch zum Plan zurück und fragen sich, ob bestimmte Aufgaben wirklich auf Ihrer Liste stehen sollten. Sie tun also etwas, um wieder an die Arbeit zu gehen. Nach ein paar Stunden wiederholt sich die Geschichte.

Das ist nicht gut. Und eine solche Angewohnheit tötet wirklich Ihre Produktivität. Es ist viel effektiver, die Aufgaben eines jeden Tages nur einmal festzulegen und sie dann für den Rest des Tages auszuführen und nichts in Frage zu stellen.

Hier ist, wie Sie darüber nachdenken können, um es einfacher zu machen. Am Morgen bist du der CEO. Sie treffen die Entscheidungen und planen die Dinge. Richtig Danach wechseln Sie in den Worker-Modus. In diesem Modus haben Sie keine Entscheidungsbefugnis, Sie können nur die Arbeit erledigen, die am Morgen geplant wurde. Werbung

Los, probier es aus, ich verspreche, es funktioniert wie ein Gangbuster.

Vereinfachen Sie die Verwendung Ihres Produktivitätstools

Wir sind oft versucht, ständig an der Verbesserung unserer Produktivität zu arbeiten, indem wir immer mehr Produktivitätstools oder Apps einführen. Ich meine, es wird buchstäblich jede Woche etwas Neues veröffentlicht, und es wird versprochen, jedes Mal die Wundermittel zu sein.

Also springen wir ein, testen das Tool, spielen eine Woche lang damit, um es dann in der nächsten Woche aufzugeben und mit etwas anderem zu experimentieren.

Obwohl ich genauso mit Ihnen zu kämpfen habe, finde ich, dass es viel einfacher ist, mit diesem Problem umzugehen, wenn ich mich an diese weisen Worte erinnere:

“Perfekt ist der Feind des Guten.” -Voltaire

Hier erfahren Sie, wie Sie dies in Bezug auf das, worüber wir hier sprechen, überdenken können. Wenn eine Lösung für Sie in Ordnung ist und Sie produktiv macht, geben Sie sich keine Mühe, um einen Ersatz zu finden.

In meinem Fall ist es zum Beispiel König, Standard-Papierrechnungen für meine Aufgabenlisten zu verwenden. Werbung

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Lassen Sie uns nun das Thema auf den Kopf stellen und darüber sprechen, wann es in Ordnung ist, neue Lösungen einzuführen…

Mach nicht die Arbeit, die du nicht machen musst

Abgesehen davon, dass Sie sich ständig selbst befragen, zwischen Arbeiten und Planen hin und her wechseln und mit zu vielen Produktivitätswerkzeugen experimentieren, besteht ein weiteres sehr beliebtes Problem darin, Dinge zu tun, die Sie einfach nicht tun müssen. Entweder weil sie komplett übersprungen werden können oder weil jemand anderes oder etwas anderes sie viel effizienter handhaben kann als Sie.

Ich werde Ihnen gleich einige Beispiele nennen, aber hier geht es nicht unbedingt um die konkreten Beispiele, sondern um die Hauptidee insgesamt - die Idee, nach Tools und Lösungen zu suchen, mit denen zuvor zeitaufwändige Aufgaben weniger zeitaufwändig werden können.

Das erste Beispiel ist das Werben von Kunden und das Senden von Vorschlägen an sie. Wenn Sie selbständig sind oder in einer Abteilung Ihres Unternehmens arbeiten, in der Kunden erreicht werden, verbringen Sie viel Zeit mit der Mikroverwaltung von Dingen, durchlaufen E-Mails, überprüfen, ob Sie möglicherweise etwas verpasst haben, und so weiter.

Das ist nicht produktiv. Stattdessen sollten Sie sich auf den Kern der Aufgabe konzentrieren - das, was wirklich wichtig ist. Wenn es darum geht, Kunden zu werben, ist es wichtig, den richtigen potenziellen Kunden zu finden und ihnen etwas anzubieten, das ihnen wahrscheinlich helfen wird. Das Management des Spielfelds selbst sollte nicht auf Ihrem Teller liegen, wenn Sie produktiv sein möchten.

Ein Tool wie Bidsketch kann Ihnen dabei helfen und den Verwaltungsteil vollständig abwickeln. Es wird Ihr Angebot verschicken, verfolgen und Ihnen sogar mitteilen, ob der Kunde es angesehen hat. So können Sie sich ganz auf den Kern Ihrer Arbeit konzentrieren.

Fahren Sie mit dem nächsten Beispiel fort - dem Online-Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen. Normalerweise erfordert dies viel Arbeit, um mit den technischen Dingen fertig zu werden. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Online-Shop haben, in dem so viele kleine Unternehmen arbeiten, müssen Sie diesen ständig verwalten und sicherstellen, dass alle technischen Details korrekt funktionieren. Werbung

Dies ist jedoch eine Verschwendung Ihrer wertvollen Zeit. Mit einem Tool wie Shopify können Sie in wenigen Minuten ein benutzerdefiniertes Geschäft aufbauen und Shopify das schwere Heben überlassen, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können Verkauf, eher als auf Verkaufsleitung.

Das letzte Beispiel, das ich für Sie habe, ist das Verwalten Ihrer Daten - der Dateien auf Ihrem Laptop, Ihrem Desktop oder Ihrem Mobiltelefon - und das Sicherstellen, dass alles sicher und gesichert ist. Vor Jahren wurde dies über USB-Sticks gemacht, aber heutzutage gibt es Dropbox, Box, SugarSync und viele mehr. Alle diese Tools wurden entwickelt, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien sicher sind, sodass Sie sie nicht aktiv sichern müssen.

Die Beispiele sind zahlreich. Ich möchte, dass Sie hieraus den folgenden Prozess herausholen. Es soll Ihnen helfen, die Produktivitätslücken in Ihren Aufgabenlisten zu identifizieren und zu beheben:

  1. Sehen Sie sich die Aufgaben an, die Sie erledigen, und wählen Sie die Aufgaben aus, die den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen.
  2. Nennen Sie die wichtigsten Aktivitäten als Teil dieser Aufgaben. Wie ich bereits beim Pitching von Kunden sagte, besteht die Kernaktivität darin, die richtigen Kunden zu finden und ihnen die richtige Lösung anzubieten.
  3. Führen Sie alle Nebentätigkeiten auf, die für die Ausführung dieser Aufgaben erforderlich sind (die jedoch nicht die Kerntätigkeiten sind). Für das Werben von Kunden werden beispielsweise die Stellplätze, Vorschläge, Nachverfolgungsantworten usw. gesendet.
  4. Versuchen Sie, ein Tool zu finden, das diese nicht zum Kern gehörenden Aktivitäten für Sie optimiert.

Ich garantiere, dass Sie, wenn Sie dies nur für die ersten drei Ihrer zeitaufwändigsten Aufgaben tun, eine enorme Verbesserung Ihrer Produktivität feststellen. Und wenn Sie dies mit der ersten Technik kombinieren, die ich hier teilte - morgens ein CEO und den Rest des Tages ein Arbeiter - werden Sie Ihre Ergebnisse für immer multiplizieren.

Was denkst du darüber? Befinden Sie sich gerade in einem Produktivitätsloch, aus dem Sie am liebsten herauskommen würden??




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