Umgang mit Dringlichkeit bei der Arbeit ohne E-Mail

Halten Sie den Moment fest von sunnyUK auf flickr

Erst neulich wurde ein Mitarbeiter von einem anderen Mitarbeiter darauf hingewiesen, dass sie “beantworteten ihre E-Mail nicht schnell genug.” Dieser Kommentar wurde auch dann abgegeben, wenn unser Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten einsetzt, um sich sofort zu kontaktieren.

Das diskutierte Thema war dringend und musste an diesem Tag behandelt werden, aber die anklagende Partei behandelte die Arbeit in keiner Weise als dringend. Aus irgendeinem Grund erwarteten sie eine sofortige Antwort per E-Mail, obwohl E-Mail keine ist “sofortige Antwort” Art des Werkzeugs. Und ehrlich gesagt, sollte es niemals als eins angesehen werden, besonders mit den Technologien, die uns zur Verfügung stehen.

E-Mail als Mail

Die Art und Weise, wie ich und viele andere E-Mails behandeln, ist wie eine E-Mail. Wir sitzen nicht den ganzen Tag vor unserem Briefkasten und warten darauf, dass etwas hineingelegt wird, sondern nehmen es heraus, erstellen eine Antwort, stecken es in einen Umschlag, stempeln und senden es ab. Das wäre doch lächerlich, oder? Warum sollte man also erwarten, dass wir auf diese Weise mit E-Mails umgehen?

Das Problem ist, dass die meisten Leute E-Mails auf diese Weise behandeln. Werbung

Erst als ich in das GTD-Ökosystem eingeführt wurde, fand ich in E-Mails Gedanken wie die von Merlin Mann oder sogar Leo Babauta. Diese Leute sahen E-Mails als Post an, die sich im Laufe unseres Tages häufen, und dann verarbeiten wir sie. Wir treffen dann Entscheidungen darüber, was wir mit dieser eingehenden Mail als Nächstes tun sollen. Antworten Sie darauf, machen Sie es zu einem Referenzmaterial, werfen Sie es in den Papierkorb usw. Nachdem ich diese Art des Denkens verstanden hatte, war E-Mail kein Werkzeug mehr für unmittelbare Antworten. Dies hielt mich aus meinem Posteingang heraus und ermöglichte mir, mehr zu erledigen und dringende Probleme richtig zu behandeln.

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Was ist mit unmittelbaren Problemen??

Ich höre das viel, wo ich arbeite:

“Es ist meine Aufgabe, auf E-Mails zu antworten.”

Was für ein trauriger Zustand; ein professioneller E-Mail-Responder. Eigentlich würde ich sagen, dass die meisten, die das wirklich sagen, ihre Aufgabe darin besteht, unmittelbare Probleme in ihrem Geschäft zu lösen. Es kommt einfach so vor, dass viele Leute E-Mails immer noch als eine Art Kommunikation mit sofortiger Antwort behandeln. Werbung

Ich weiß, dass wir Produktivitäts-Nerds die unerschütterliche Kraft der Überbeanspruchung von E-Mails nicht aufhalten können, aber wir können einige Optionen auf den Tisch bringen, die diejenigen, die von sofortiger E-Mail-Aktion betroffen sind, einsetzen können.

Die Möglichkeiten, ohne E-Mail mit Dringlichkeit umzugehen

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie sich selbst und möglicherweise anderen in Ihrem Unternehmen bei dringenden Angelegenheiten helfen können, ohne ein Meer von E-Mails zu verwenden. Diese scheinen absolut offensichtlich, aber Sie werden sehr überrascht sein, wie wenig sie für dringende Probleme verwendet werden:

1. Verwenden Sie IM

Egal, was jemand sagt, IM ist nicht nur eine Möglichkeit, mit Ihren Freunden bei der Arbeit zu chatten (obwohl dies ein zusätzlicher Vorteil sein kann). IM steht für Instant Messaging und genau dafür sollte es verwendet werden. jemanden sofort erreichen.

Wenn Ihr Unternehmen keine Sofortnachrichten verwendet, insbesondere in einem Unternehmen, in dem Probleme mit Kunden von größter Bedeutung sind, möchten Sie möglicherweise versuchen, Ihre Vorgesetzten anzusprechen und diese einzurichten. IM bei der Arbeit hat eine Menge Zeit gespart und viele E-Mail-Nachrichten wurden übersehen. Werbung

2. Verwenden Sie das Telefon

Ein Telefon? Was zum Teufel ist das? Es ist das Ding, das staubig ist, an der Ecke Ihres Schreibtisches sitzt und vielleicht einmal am Tag benutzt wird. Tatsache ist, dass das Telefon das beste Werkzeug ist, um Dinge schnell über weite Strecken zu erledigen.

Ja, vielleicht können Sie 160 Wörter pro Minute eingeben, aber Sie können Probleme nicht per Sofortnachricht oder E-Mail wie mündlich erklären. Wenn etwas sehr wichtig ist und so schnell wie möglich erledigt werden muss, sind das Telefon und das nächste Medium die besten Werkzeuge.

3. Komm und sieh mich

Wenn Sie im Büro sind und jetzt etwas erledigen müssen, suchen Sie die Person auf, die das erledigen muss. Möglicherweise möchten Sie sie zuerst anrufen oder per Instant Messaging benachrichtigen, um sicherzustellen, dass sie verfügbar sind. Wenn das Problem jedoch dringend genug ist, ist es völlig in Ordnung, sie nur zu besuchen. Wieder einmal ist das mündliche Sprechen der beste Weg, um mit dringenden Situationen umzugehen.

Was kommt als nächstes?

Eines der schwierigsten Dinge, die Sie tun müssen, um aus der Krise herauszukommen “Leben in Ihrem E-Mail-Posteingang Mentalität”, Besonders für große Unternehmen ist es wichtig, die Sichtweise Ihrer Mitarbeiter hinsichtlich des Umgangs mit dringenden Problemen zu ändern. Der beste Weg, um zu beginnen, ist ihnen mitzuteilen, dass Sie nur eine bestimmte Anzahl von Malen pro Tag E-Mails abrufen (genau wie bei Mr. Vardy mit seiner 3-mal-pro-Tag-Regel). Wenn sie etwas Sofortiges benötigen, können sie Sie entweder per IM anrufen oder vorbeischauen. Werbung

Möglicherweise stoßen Sie auf ein Problem, das wirklich nicht dringend ist, und Ihr Kollege ist der Meinung, dass dies der Fall ist. Wenn Sie jedoch eine Grundlage dafür schaffen, dass E-Mails nicht die beste Möglichkeit sind, um schnell etwas zu erledigen, respektieren sie Ihre Vorgehensweise, um dringende Dinge zu erledigen erledigt.

Wenn Sie mit vielen Menschen arbeiten, wie gehen Sie dann mit dringenden Angelegenheiten um??