Steigerung der Produktivität durch effektive Kommunikation

  • John Boone
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Jeden Monat gehen unzählige Stunden Produktivität aufgrund einfacher Missverständnisse und Kommunikationsstörungen verloren. Aus irgendeinem Grund scheinen es viele Menschen schwer zu haben, ihre Gedanken zu organisieren und ihre Wünsche ihren Mitarbeitern und Angestellten mitzuteilen.

Ich bin immer wieder erstaunt über die Anzahl der Menschen, die scheinbar die Grundlagen für das Verfassen eines schriftlichen Gedankens vergessen haben. Selbst einige Hochschulabsolventen haben keine Ahnung, wie man auf eine Weise spricht / schreibt, die ein Projekt vorantreibt.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Produktivität zu steigern und Stress abzubauen, kann das Erlernen einer effektiven Kommunikation der erste Schritt zu reibungsloseren Arbeitsabläufen, kürzeren Durchlaufzeiten und einem besseren Geschäftsergebnis sein. Hier sind einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Verwenden Sie klare, prägnante Sätze.

Ihr Ziel, egal ob Sie laut sprechen oder eine E-Mail schreiben, sollte es sein, sich sofort und vollständig verständlich zu machen. Zu diesem Zweck sollten Sie vermeiden, große Wörter zu verwenden, sich von Begriffen fernzuhalten und unklare Formulierungen zu vermeiden. Werbung

Sie müssen kein ausgefallenes Vokabular, lateinische Redewendungen, Firmen-Schlagworte oder geschäftliche Akronyme verwenden, um Ihre Kollegen zu beeindrucken. Neun von zehn beeindrucken Sie, wenn Sie solche Wörter verwenden, ohne Freunde zu werden. Wenn ein kleineres, kürzeres Wort ausreicht, verwenden Sie es auf jeden Fall anstelle des 5-Dollar-Wortes, das Sie gerade in Ihrem Thesaurus nachgeschlagen haben.

Vermeiden Sie lange Sätze mit Mehrfachsätzen und Kommastellen. Je länger ein Satz ist, desto verwirrender wird er. Denken Sie immer daran, wenn Sie Anweisungen oder Projektdetails für einen Kollegen schreiben.

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Und aus Liebe zu Gott stellen Sie sicher, dass Ihre Formulierung klar ist. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine E-Mail von einem Kollegen zu erhalten, der so vage formuliert ist, dass Sie keine Ahnung haben, was Sie damit anfangen sollen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine E-Mail klar formuliert ist, stellen Sie sich fünf Minuten lang von Ihrem Computer entfernt und betrachten Sie sie aus einer neuen Perspektive.

2. Führen Sie eine schriftliche Aufzeichnung

Manchmal bedeutet effektive Kommunikation, die Leute daran zu erinnern, was sie dir bereits gesagt haben und wann. Eine schriftliche Aufzeichnung aller Konversationen in Bezug auf ein aktuelles oder früheres Konto kann sehr hilfreich sein.

Dies ist bei E-Mails ganz einfach: Stellen Sie sicher, dass Sie keine alten E-Mails löschen, und verwenden Sie Filter für eine mühelose Organisation. Achten Sie bei Besprechungen / Anrufen darauf, dass Sie die Notizen mit Uhrzeit und Datum sauber und leicht lesbar halten. Audioaufnahmen sind ebenfalls eine Option. Werbung

3. Machen Sie jeden Kommentar umsetzbar

Unweigerlich gibt es eine Zeit in der Karriere jeder Person, in der sie mit einer Gruppe von Kollegen zusammenkommt, um ein Projekt oder einen Vorschlag zu diskutieren und als Gruppe Feedback zu geben. Es ist wichtig, dass Sie, wenn Sie Feedback zu einem Projekt geben, umsetzbare Anweisungen geben. Insbesondere, wenn Sie an der Spitze der Nahrungskette stehen. Andernfalls kann das Projekt stagnieren und die Mitarbeiter Ihres Teams können an Dynamik verlieren.

Es ist der Unterschied zwischen

“Jemand muss mit unserem Designteam über die Verwendung einer neuen Schriftart sprechen.”

und

“Marcy, kannst du dich mit Jim in Design über unsere Schrifteinstellungen austauschen??”

Dies knüpft an meinen nächsten Punkt an…

4. Machen Sie jede Kritik konstruktiv

“Konstruktive Kritik” ist eines dieser Wohlfühl-Schlagworte, die wir nach dem Englischunterricht in der High School verabscheuen. Wenn Sie jedoch lernen, einem Kollegen hilfreiche Rückmeldungen zu geben, verbessern Sie nicht nur Ihre zwischenmenschlichen Beziehungen, sondern auch die Qualität Ihrer Arbeit. Werbung

Konstruktive Kritik ist mehr als nur eine nette Art, mit Menschen zu sprechen. Indem Sie klares, fokussiertes Feedback geben, anstatt vage, allgemeine Notizen zu machen, können die Personen, mit denen Sie sprechen, wirklich lernen, ihre Methoden und Praktiken in Zukunft zu verbessern.

Es ist der Unterschied zwischen:

“Diese Website ist eine Schande.”

und

“Ich sehe hier eine Reihe von Problemen, einschließlich des dunkelgrünen Hintergrunds, der den Text schwer lesbar macht, und Interpunktionsprobleme in den ersten beiden Absätzen.”

5. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Wort verwenden

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und lesen Sie diese Liste häufig missbrauchter Wörter und Ausdrücke. Werbung

Sehen Sie dort irgendetwas, das Sie betrifft? Wenn ja, bist du nicht allein.

Denken Sie also daran: Wenn Sie in Ihrer persönlichen und geschäftlichen Kommunikation die falschen Wörter verwendet haben, wie können Sie dann erwarten, dass jemand weiß, was Sie wirklich wollen? Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung und das Wörterbuch sind Ihre Freunde.

Wenn Sie Zweifel haben, verwenden Sie sie. Wenn Sie nicht im Zweifel sind, verwenden Sie sie trotzdem.

Fazit

Kommunikation kann entmutigend sein. Viele Menschen haben Angst, in der Öffentlichkeit zu sprechen, zum Beispiel, weil sie einen Zusammenhang zwischen Sprachangst und ineffektiver Kommunikation erkennen lassen. Wenn Sie sich jedoch bewusst bemühen, einige dieser Grundprinzipien in die Praxis umzusetzen, werden Sie mit Sicherheit sehr schnell Ergebnisse erzielen.

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail erstellen oder sich auf ein Statustreffen mit Ihrem Team vorbereiten, sollten Sie Ihr Möglichstes tun, um klar und effektiv zu kommunizieren. Wenn jeder verstehen kann, was Sie zu sagen versuchen, werden Sie feststellen, dass Ihr Arbeitsleben viel reibungsloser verläuft.




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