Besiege das Meeting Monster

Von Guoman Hotels in London auf flickr

Verbringst du zu viel Zeit in Meetings? Dann sind Sie in guter Gesellschaft. Eine der häufigsten Beschwerden von Büroangestellten ist, dass ihre Produktivität durch zu viele unproduktive Besprechungen beeinträchtigt wird. Ineffektive Meetings führen zu Frustration. Sie verschwenden die Zeit der Teilnehmer und untergraben die Effektivität der gesamten Organisation.

Hier sind einige Möglichkeiten, um dieses Problem anzugehen.

1. Weniger Teilnehmer. Werbung

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Die Sitzung sollte auf diejenigen Personen beschränkt sein, deren Anwesenheit für die Prüfung des Problems und die Entscheidungsfindung von wesentlicher Bedeutung ist. Personen, die im Bild bleiben möchten, sollten eine zusammenfassende E-Mail vom Besprechungsleiter erhalten. Wenn Sie zu einer Besprechung eingeladen werden, von der Sie wissen, dass sie für Sie nicht wirklich relevant ist oder schlecht geführt wird, entschuldigen Sie sich und fordern Sie eine Zusammenfassung an. Sie werden es selten bereuen, ein solches Treffen verpasst zu haben.

2. Erstellen Sie einen Fokus und eine Agenda.

Der Zweck des Treffens und alle erforderlichen Informationen oder vorbereitenden Arbeiten sollten allen Delegierten rechtzeitig im Voraus mitgeteilt werden. Zusätzlich zur Startzeit sollte eine geplante Endzeit vorliegen. Der Vorsitzende des Treffens sollte die Tagesordnung einhalten und Ablenkungen und Irrelevanzen rasch einschränken. Wenn Sie zu einer Besprechung ohne Tagesordnung eingeladen werden, antworten Sie höflich und fragen Sie nach dem genauen Zeitpunkt und dem Zweck der Besprechung. Werbung

3. Schulung.

Jeder, der eine Besprechung leitet, sollte eine Grundausbildung zum Laufen von Besprechungen haben. Dazu gehört, die Zeit einzuhalten, konzentriert zu bleiben, Entscheidungen zu treffen, Maßnahmen zu vereinbaren und Konflikte zu bewältigen. Bietet Ihre Personalabteilung ein solches Training an? Wenn ja, nehmen Sie am Kurs teil und ermutigen Sie andere, dasselbe zu tun.

4. Benutze eine Disziplin. Werbung

Es gibt verschiedene formale Methoden zum Verwalten von Besprechungen. Ich mag de Bonos Six Hats. Sie können Ihnen dabei helfen, sich auf die Hauptaktivitäten produktiver Diskussionen und schneller Entscheidungen zu konzentrieren. Diese Methode eignet sich besonders für umstrittene Themen, da sie den Konflikt aus dem Meeting entfernt und alle dazu zwingt, alle Standpunkte zu berücksichtigen. Probieren Sie diesen Ansatz bei der nächsten Besprechung Ihres Vorsitzes aus?

5. Bitten Sie um Feedback.

Jedes Treffen sollte schnell beurteilt werden. Am Ende der Sitzung fragt der Vorsitzende: "Wie hätten wir diese Sitzung besser abhalten können?" Die Leute können direkt oder anonym antworten. In beiden Fällen erhalten Sie konstruktive Vorschläge, wie Sie Meetings kürzer und besser gestalten können. Werbung

6. Keine morgendlichen Treffen.

Der Autor Josh Kaufman empfiehlt, Besprechungen nur nachmittags zuzulassen, damit Sie die Vormittage für wichtige Aufgaben ausschließen können, die nur Sie ausführen können. Er behauptet, dass dies die Produktivität erheblich verbessert, und ich neige dazu, ihm zu glauben.

Die Leute verbringen viel Zeit in Besprechungen, überlegen jedoch selten, wie sie sie besser führen können. Probieren Sie diese Ideen aus und kontrollieren Sie das Meeting-Monster in Ihrem Unternehmen.