Bare-Bones-Projekt-Hacks

  • Brett Ramsey
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Projektmanager scheinen in zwei Varianten zu kommen, vielleicht in drei. Die erste Variante sind diejenigen, die die PMI-Richtlinien des Buches befolgen. Die zweite sind diejenigen, die über die in das Projektmanagement geworfen werden “jemand musste es tun” Route. Dritter wäre ein Hybrid. Damit werden die letzten beiden Typen angesprochen. Lassen Sie uns über einige der grundlegenden Elemente des Ausführens eines Projekts sprechen, und während wir dabei sind, werden wir einige Methoden zum Ausführen von Projekten diskutieren, die sich für Sie als hilfreich erweisen könnten.

Projektmanagement ist

Grundsätzlich ist ein Projekt eine Maßeinheit. Es wird verwendet, um den Beginn und das Ende eines diskreten Ereignisses oder einer Reihe von Ereignissen anzugeben. Projekte sind normalerweise größer als eine einzelne Aufgabe. Milch holen ist kein Projekt. Ein Unternehmen zu führen ist ebenfalls kein Projekt. Ein Unternehmen zu gründen, um Menschen beim Milchkauf zu helfen, ist ein Projekt.

Ein Projekt könnte eine Einzelveranstaltung nur für Sie sein. Nehmen wir für dieses Gespräch an, dass ein paar Personen beteiligt sind. Wir werden das Budget nicht speziell besprechen.

Definitionen

Eine Sache, die Projekte zum Scheitern bringt, ist das Fehlen eines diskreten Anfangs oder Endes. Projekte stoßen entweder bei ihren Sponsoren auf Unzufriedenheit, oder sie überschreiten die vorgegebenen Fristen, wenn Sie als Projektmanager in eine langwierige und sich wandelnde Situation unzähliger Folgeaufgaben geraten. Hier ist ein Trick. Verwenden Sie diese Messung im Voraus:

Von was zu was bis wann? Werbung

Zum Beispiel werden wir bis zum 25. Juli kein Content-Management-System mehr haben und ein Content-Management-System einsatzbereit haben, das von außen erreichbar ist. Die Definition wird nicht alle Details und Anforderungen des Projekts ersetzen, aber sie wird hilfreich bei der Festlegung von Erwartungen.

Erwartungen setzen

Sobald eine Definition vorhanden ist, wird es Teil der Rolle des Projektmanagers, sicherzustellen, dass jeder jederzeit über den Umfang informiert ist. Bei einem Projekt, an dem mehr als eine Person und mehr als ein Sponsor oder Chef beteiligt sind, ist es wichtig, dass jeder weiß, was er bekommt, und dass er häufig an den Umfang des Projekts erinnert wird. Wenn Sie beispielsweise eine Software bereitstellen, mit der verschiedene Teams eine Wissensverwaltungssite verwalten können, sollte ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass Sie den Datenkatalog nicht BEVÖLKERN, wenn dies nicht im Umfang von enthalten ist das Projekt.

Andere Erwartungen richten sich auf die Methode zur Übermittlung von Informationen (eine Liste und eine Überprüfung, die unten erwähnt werden), zur Eskalation, zur Behandlung des Verrutschens von Terminen usw.

Exit-Strategien festlegen

Einige von Ihnen sagen, Chris - wir haben noch nicht einmal angefangen, über die Eingeweide des Projekts zu reden, und Sie sprechen darüber, wie Sie rauskommen und sicherstellen können, dass Sie sich nicht mehr anstrengen müssen. Es gibt unzählige Militärgeschichten, die darauf hindeuten, dass ein schlecht geplanter Abzug der Untergang vieler Kämpfe ist. Das Verstehen des Endes der Geschichte wird für mich zu einer treibenden Kraft für die Erzählung des Anfangs und der Mitte der Geschichte. Bei Projekten ist es genauso.

Eine gute Exit-Strategie beantwortet Folgendes: Werbung

  • Wie wird jeder wissen, dass die Dinge vollendet sind??
  • Wer “BESITZT” die neue Situation, sobald das Projekt abgeschlossen ist?
  • Wer meldet, dass die Dinge vollständig sind und wie??
  • Welche Folgeaktivitäten werden gegebenenfalls in ein neues Projekt übernommen??

Eine Liste und eine Überprüfung

Wenn Sie meinen derzeitigen Vizepräsidenten nach dem Projektmanagement fragen, kann dies auf zwei Dinge hinauslaufen: eine Liste und eine Besprechung zur Überprüfung der Liste. Er hat es mir zur Gewohnheit gemacht, Projekte zu erstellen, die so ablaufen:

  • Projektdokumente erstellen - Die Antworten auf alle oben genannten Fragen sowie die allgemeine Aufgabenliste und Kontaktinformationen.
  • Erstellen Sie eine Meilensteinliste mit Daten und Eigentümern. Der erste Durchlauf besteht nur aus dem Gesamtzeitplan. Laufen Sie herum und stellen Sie sicher, dass die Eigentümer den Meilensteinen und Daten zustimmen.
  • Planen Sie ein Besprechungstreffen - Wir werden das nächste Mal besprechen.

Die Meilensteinliste sollte in einem Dateiformat aufbewahrt werden, das problemlos für alle Ressourcen freigegeben werden kann. Ich bin kein großer Fan von Gantt-Diagrammen in Microsoft Project. Wenn Sie sind, ist das Swell. Eine weitere einfache Lösung hierfür ist eine einfache Tabelle mit 4 Spalten in Word, PowerPoint oder Excel mit einer Datumsspalte, einer Meilensteinspalte, einer Besitzerspalte und einer Statusspalte. Die ersten drei sind einfach. Status kann eines von fünf Dingen sein: NEU, AUF ZIEL, HINTER ZEITPLAN, JEOPARDY, oder GESCHLOSSEN.

Die Liste wird zum Dokument aller Projektbeteiligten, einschließlich des Sponsors. Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, die Liste außerhalb des Überprüfungsmeetings zu verwalten. Dies bedeutet, dass Sie persönlich mit den Eigentümern der verschiedenen Meilensteine ​​einchecken und einen klaren Status für das Besprechungsgespräch erhalten.

Wenn alles gut geht, sollte das Review-Meeting ein einfaches Auslesen des aktuellen Status auf der Liste sein. Und mit Vorlesen meine ich, dass der Projektmanager das Wort hat. Das ist ein “nickende Köpfe” Treffen und bei der Festlegung von Grundregeln ist es wichtig, dass die Menschen verstehen, dass dieses Treffen nicht zur Diskussion steht. Es ist eine schnelle, 15-minütige oder kürzere „Ein- und Aus-Besprechung“, um in Echtzeit den Status zu bestimmen und NUR von den Mitgliedsgruppen zu erfahren, ob es eine bahnbrechende Neuentwicklung gibt, die vor Ihnen als Projektmanager das letzte Mal stattgefunden hat mit den Meilensteinbesitzern.

Meilensteine ​​und der Mut eines Projekts

Sie werden feststellen, dass ich nur Meilensteinlisten erwähnt habe. Ich habe einmal an einem ziemlich komplexen Projekt gearbeitet, das Millionen von Dollar an Computerhardware und -software, Upgrades auf ein Betriebssystem, Firmware, Treiber, die primäre Datenbanksoftware und die Speicherumgebung umfasste, und das alles in einem einzigen zweistufigen Wartungsfenster. Bei der Projektplanung wurde ein externer Berater hinzugezogen. Er schrieb ein 390-Aufgaben-Projekt heraus, das mehrere Wochen Revisionen und Bearbeitungen und Besprechungen benötigte, um die neuen Revisionen der Bearbeitungen der letzten Woche zu besprechen… TO THE PLAN. Es ist ein Werkzeug, Leute. Hier ist ein anderer Ansatz. Werbung

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Mein jetziger Vizepräsident kam mit mir zu diesem Projekt. Wir haben den Berater entlassen, und dann hat mein Kollege den Plan abgelehnt. Er hat die 10 wichtigsten Meilensteine ​​der Veranstaltung aufgeschrieben, wir haben sie zu Eigentümern ernannt, und das Projekt fühlte sich plötzlich VIEL überschaubarer an.

Angenommen, Ihr Team besteht aus Fachleuten, die ihre Fachgebiete gut genug kennen, um all die kleinen Probleme zu bewältigen “Ich und die” Stücke. Arbeiten Sie stattdessen mit den Eigentümern zusammen, um die Aufgaben in größeren Clustern zusammenzufassen, und weisen Sie diesen einen einzelnen Meilenstein zu. Wenn die Glasfaserkabel also nicht am Dienstag verlegt werden, sondern am Mittwoch einsteigen, heißt das nicht, dass die “Netzwerk auf Systemen installieren” Meilenstein liegt außerhalb des Ziels. Vielleicht gab es andere Details im Erdgeschoss, die diese Aufgabe wieder in Ordnung brachten.

Haben Sie keine Angst, die Eigentümer im Rahmen Ihres Rundgangs zu befragen, um sicherzustellen, dass der Status über einen Zeitraum von einer Woche immer noch korrekt ist, und setzen Sie nicht all diese Kleinigkeiten auf die Liste der Meilensteine. Zum Beispiel haben wir in meinem Super-Riesen-Systemprojekt diesen Riesen-Projektplan auf 10 Elemente reduziert. Wir haben mit den Meilensteinbesitzern gesprochen und es ihnen gesagt, “Wir glauben, dass SIE der Experte sind und dass SIE alle Details kennen, um diese Aufgabe zu erledigen.” Wir haben ihnen die Pflicht gegeben, jeden zu punktieren “ich.” Und es hat funktioniert. Sie waren tatsächlich verantwortungsbewusster und ein wenig dankbar, dass wir sie nicht mit jedem kleinen Mikrodetail belästigten.

Meeting-Notizen

Halten Sie diese einfach, kurz und auf den Punkt. Veröffentlichen Sie eine Kopie der Meilensteinliste mit Statusänderungen. Schreiben Sie schnell ein paar Notizen über Änderungen am Zeitplan und zu beobachtende Probleme. Der Punkt ist: Kürze ist besser in Bezug auf Probleme oder Bedenken. Wenn Sie 2000 Wörter schreiben, um die Ereignisse während des Meetings genau zu beschreiben, werden Sie am Ende die wichtigen Dinge BESTÄTIGEN, die andere möglicherweise benötigen, um Entscheidungen zu treffen.

Außerdem sollten Besprechungsnotizen überflüssig sein, wenn auf alle Schritte, die Sie unternommen haben, um sicherzustellen, dass die Liste in Ordnung ist, eine kurze Statusbesprechung folgt. Es gibt nicht viel zu besprechen.

Behalten Sie stattdessen den Mut und die Details von Projekten in einem Projektprotokoll. Dieses Protokoll dient eher dazu, Lehren zu ziehen und nachträglich nachzudenken. Es ist wichtig, dass der Projektmanager während des Projekts in das Protokoll investiert und es nicht erst nachträglich aufschreibt. Denken Sie daran, dass es besser ist, etwas zu verwenden, das durchsucht werden kann, als gelernte Notizen in einen Notizblock zu schreiben und sie für immer aufzubewahren. Verwenden Sie Blöcke zum Sammeln, aber verwenden Sie etwas Elektronisches und Durchsuchbares (versuchen Sie es in einem Wiki!), Um diese Informationen für nachfolgende Projekte nützlich zu machen. Werbung

Menschliche Interaktion

Sie als Projektmanager und Ihre Fähigkeit, die Motivationen der Mitarbeiter in Ihrem Team zu verstehen, werden vor allem dazu führen, dass ein Projekt zum Scheitern verurteilt oder ein Projekt ins Leben gerufen wird. Was sind ihre Anreize? Welchen anderen Druck haben sie, der der Arbeit, die Sie von ihnen fordern, widerspricht? Wie hoch ist der Personalbestand ihrer Gruppe? Wie ist ihr Leben zu Hause??

Der Erfolg eines Projekts hängt in der Regel von den Menschen ab, insbesondere von dem immer wichtigen und schwer fassbaren Ziel, die Fristen einzuhalten. Stimmen Sie mit den Menschen in Ihrem Projekt überein? Wissen Sie, was sie an dem Projekt stört? Haben Sie sie an wichtigen Stellen im Projekt richtig gelobt? Haben Sie die Wichtigkeit eines Teils des Projekts gegenüber den anderen betont??

Vergessen Sie nicht, öffentlich zu loben und privat zu kritisieren. Es ist nicht der richtige Ort und die richtige Zeit, um sich über die Leistung einer Person bei einem Statustreffen zu beschweren, das von all ihren Kollegen umgeben ist. (Es sei denn natürlich, dies ist wirklich der einzige Motivationsanreiz in Ihrem Arsenal). Beim Projektmanagement geht es nicht um Manipulation, sondern darum, die Menschen dazu zu bewegen, Ihre Perspektive für die Bedürfnisse des Projekts zu sehen und sie für den Erfolg vorzubereiten, indem Sie sie entsprechend auf Pfade leiten, die zu Ihrem gemeinsamen Erfolg führen.

Und manchmal (PMI-Leute werden in Ohnmacht fallen) ist es wichtig, dass Sie als Projektmanager erkennen, dass die Leute, die an Projekten arbeiten, andere Aufgaben für andere Projekte haben, dass sie ein Leben haben und dass andere Dinge im Gange sind Das Leben Ihrer Ressourcen ist mehr als nur dieses Projekt. Wenn es manchmal (selten) Bereiche gibt, in denen der Person eine einzige Pause gegeben werden kann, wenn sie etwas Kleines verpasst (während sie den gesamten Projektverlauf beibehält), entspannen Sie sich und seien Sie ein Mensch.

Follow-up zum Artikel

Es gab viel zu verdauen in diesem Stück, und ich bin sicher, dass die Projektmanager im Publikum ein wenig anderer Meinung sein möchten. Ich begrüße Kommentare und Meinungsverschiedenheiten. Wie schaffen Sie das? Wenn Sie weitere Informationen oder Erläuterungen zu irgendetwas wünschen, über das ich möglicherweise gestolpert bin, können Sie mich gerne über die Kommentare kontaktieren. Wir werden versuchen, alle Fragen zu beantworten.

- Chris Brogan schreibt über Selbstverbesserung und Kreativität bei [chrisbrogan.com]. Er wird im Mai einen Podcast starten. Bleiben Sie dran für Details.




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