Zurück zu den Grundlagen Ihr Posteingang

Dies ist der erste Beitrag in einer laufenden Serie, die ich anrufe “zurück zum Wesentlichen”, ein “Auffrischungskurs” in der persönlichen Produktivität. Für Menschen, die sich gerade erst mit Produktivitätsproblemen auseinandersetzen, ist dies eine Einführung in die Grundkonzepte, die vielem zugrunde liegen, was wir hier bei Lifehack schreiben. Für fortgeschrittene Leser dient es als Erinnerung an das, was Sie habe gedacht Sie haben sich auf den Weg gemacht, bevor Sie angefangen haben, an Ihrem System herumzuspielen.

Ich bin mir nicht sicher, wie lange die Serie dauern wird - ich beabsichtige, so lange weiterzumachen, bis a) mir die zu behandelnden Themen ausgehen oder b) die Leute anfangen, mich aufzufordern, aufzuhören. :-) Werbung

Ihr Posteingang

Wir beginnen also dort, wo die meisten Produktivitätssysteme beginnen: in Ihrem Posteingang. Durch “Posteingang”, Ich meine nicht unbedingt eine dieser Plastik- oder Holzschalen, die Sie auf Ihren Schreibtisch stellen und in die Sie alles stapeln. das ist es eine Art von Posteingang, aber nicht die einzige Art. Grundsätzlich gilt, Ein Posteingang ist ein Ort, an dem Sie Eingaben in Ihr Leben für die spätere Verarbeitung sammeln, ob es sich bei diesen Eingaben um Informationen, Korrespondenz, Notizen, unvollendete Arbeiten, Dinge, die Sie später betrachten möchten, oder was auch immer handelt.

Ein Posteingang kann also ein Tablett in Ihrem Büro, ein Tisch an Ihrer Haustür, ein Notizbuch in Ihrer Handtasche oder Tasche oder eine Tasche in Ihrer Umhängetasche sein. Wir haben auch “virtuell” Posteingänge: Ihr E-Mail-Programm, Ihr RSS-Reader, Apps zum Organisieren von Notizen wie Evernote und sogar eine Text- oder Textverarbeitungsdatei, die Sie auf Ihrem Desktop geöffnet haben. Und vergessen Sie nicht Ihren Computermonitor - wenn Sie zu den Personen gehören, die ihren Monitor mit Post-Its bedecken, ist dies auch ein Posteingang.

Je weniger, desto besser

Generell, Je weniger Posteingänge Sie haben, desto besser. Weniger Posteingänge bedeuten weniger Stellen, an denen wichtiges Material Ihrer Aufmerksamkeit entgehen kann, und außerdem weniger Zeit, um alles zu verarbeiten, was Sie benötigen. Werbung

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Als eine praktische Angelegenheit, Ihre Posteingänge sollten als Endpunkte behandelt werden, mit all Ihren verschiedenen Eingaben, die auf sie zukommen. Wie gesagt, dies stellt sicher, dass alles irgendwann an einen Ort gebracht wird, an dem Sie etwas Aufmerksamkeit darauf richten werden.

Da immer mehr von uns Online-Webanwendungen verwenden, ist es immer einfacher, sicherzustellen, dass Ihre digitalen Eingänge an einem einzigen Ort landen. Mit den meisten Diensten können Sie einfach Dinge an Ihre E-Mail senden, und Sie können Regeln einrichten, um Dinge automatisch dort weiterzuleiten, wo sie landen müssen, und so einen Teil der Verarbeitung Ihres Posteingangs automatisieren. Beispielsweise könnten Sie alle E-Mails mit Anhängen automatisch an Ihr Google Text & Tabellen-Konto weiterleiten lassen, sodass Sie von nahezu jedem Ort aus auf sie zugreifen und sie sogar bearbeiten können. Dies setzt voraus, dass Sie nicht regelmäßig Dokumente erhalten, deren Wert Sie ermitteln müssen, bevor Sie entscheiden, was Sie tun muss damit zu tun haben).

Für physikalische Eingaben, Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo er die Dinge ablegen soll, die Sie sehen und gegen die er etwas unternehmen soll - E-Mail, zu überprüfende Dokumente, Forschungsmaterial, was auch immer. Bei der Arbeit ist dies meist nicht so schwierig. Zuhause wird es eine andere Geschichte sein! Sie stellen sicher, dass der von Ihnen gewählte Posteingang als ein Ort angesehen wird, an dem Maßnahmen ergriffen werden müssen, wenn Sie den Inhalt regelmäßig verarbeiten, damit er nicht zu einem Ort wird, an dem Eingaben vergessen werden. Werbung

Und Stellen Sie sicher, dass Sie ein Beispiel setzen, indem Sie Ihren Posteingang selbst verwenden! Wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch oder zu Hause sind, sollten Sie ein Notizbuch oder eine Packung Karteikarten mit sich führen und Notizen, Termine, Nummern usw. so aufbewahren, wie sie zu Ihnen kommen. Wenn Sie zu Ihrem Posteingang gelangen, legen Sie ihn dort ab und verarbeiten Sie ihn gemäß Ihrem normalen Zeitplan. Wenn Sie Ihren Posteingang nicht gut nutzen, wird es niemand anderes tun.

Ein Posteingang allein ist nicht produktiv

Es ist wichtig, dass Ihre Posteingänge nicht als solche behandelt werden Endziele! Ein Posteingang ist nur nützlich, um alles Wichtige zu sammeln und aus dem Kopf zu bekommen, damit Sie es tun können tun etwas damit. Posteingänge, die sich ständig füllen, sind schlimmer als nutzlos. Sie helfen Ihnen nicht nur nicht dabei, die Dinge zu erledigen, die für Sie wichtig genug sind, um in Ihrem Posteingang zu landen, sondern sie laufen auch schnell über und lassen Sie auf der Suche nach einem neuen Posteingang, in den Sie alle Ihre Nachrichten schreiben können Neu wichtiges Zeug. Währenddessen kommt man immer weiter hinterher ...

Richten Sie eine Routine für die Posteingangsreinigung ein, die Ihrem Arbeitsstil und der Füllrate entspricht. Sie möchten nicht, dass es überfüllt wird, möchten sich aber auch nicht gezwungen sehen, alles zu verarbeiten, sobald es in Ihren Posteingang gelangt. Der Zweck Ihres Posteingangs ist es, Sie bei der Verwaltung Ihrer Eingaben zu unterstützen, und nicht, dass Ihre Eingaben Sie verwalten! Werbung

Nächstes Mal: ​​Verarbeitung Ihres Posteingangs

Im nächsten “Zurück zum Wesentlichen” Nach dem Absenden untersuchen wir, wie Sie das Material verarbeiten können, das in Ihren Posteingängen landet. Während es einige Anstrengungen und Disziplin erfordern kann, um sicherzustellen, dass Ihre Posteingänge effektiv genutzt werden, ist die Wartung eines Posteingangs eine weitgehend passive Angelegenheit: Es füllt Ihren Posteingang ständig, egal ob Sie etwas tun oder nicht. Die Verarbeitung ist der erste Teil von tun, Hier können Sie aktiv entscheiden, was mit den einzelnen Elementen in Ihrem Posteingang geschehen soll.

Haben Sie nützliche Tipps, mit denen Sie Ihren Leserkollegen helfen können, alle ihre Beiträge an einem Ort zu sammeln? Lass es uns in den Kommentaren wissen!