Zurück zu den Grundlagen Ihr Kalender

  • David Thornton
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Eines der ersten Dinge, die Menschen tun, wenn sie die Entscheidung treffen “organisiere dich” ist eine Art Kalender zu kaufen. Es könnte ein Tagesplaner sein, ein Desktop “Löschblock” Kalender, ein Palm oder Blackberry oder eine andere Art von Gerät oder System, in dem sie alle ihre Termine und Verpflichtungen einplanen können.

Die meisten von uns verstehen instinktiv, dass der Schlüssel zu einem guten Zeitmanagement darin besteht, zu wissen, wo und was sie zu einem bestimmten Zeitpunkt dort tun müssen. Und wir erkennen auch, dass unsere Fähigkeit, alle unsere Verpflichtungen im Kopf zu behalten, stark eingeschränkt ist.

Eine effektive Kalenderverwaltung geht Hand in Hand mit einer guten Aufgabenlistenverwaltung. Während eine Aufgabenliste von Moment zu Moment ein großartiges Werkzeug ist, kann ein Kalender viel besser präsentiert werden “Das große Bild”. Mit einem Blick können Sie einen Tag, eine Woche, einen Monat oder sogar ein Jahr auf einmal anzeigen. Dies ermöglicht sowohl die kurzfristige als auch die langfristige Planung auf eine Weise, die eine Aufgabenliste nicht kann.

Was für ein Kalender?

Die funktionalen Anforderungen eines Kalenders sind ziemlich einfach: Ihr Kalender sollte einfach zu schreiben, leicht zu lesen und jederzeit verfügbar sein. Wie diese Kriterien am besten erfüllt werden, hängt von Ihrer Persönlichkeit ab. Werbung

Im Allgemeinen lassen sich Kalender in drei Kategorien einteilen: Papierkalender wie Tagesplaner und Moleskine-Planer, Computerprogramme wie Outlook und Sunbird sowie Online-Kalender wie Google Kalender und 30 Boxen. Jeder Kalendertyp hat seine eigenen Vor- und Nachteile.

Papierkalender

Vorteile:

  • Ideal für Leute, die am besten mit einem Stift oder Bleistift in der Hand denken
  • Einfach zu bedienen, minimaler Lernaufwand
  • Keine spezielle Technologie erforderlich
  • Niemals die Batterien ausgehen

Nachteile:

  • Es ist schwierig, Daten mit anderen zu teilen oder auf ein anderes System zu verschieben
  • Der begrenzte physische Platz erschwert die Planung weit im Voraus
  • Wiederkehrende Ereignisse müssen von Hand eingegeben werden
  • Kann verloren gehen; Sicherungsstrategien sind bestenfalls umständlich (z. B. Fotokopien)
  • Muss jedes Jahr ersetzt werden

Computergestützte Kalender

Vorteile: Werbung

  • Termine und wiederkehrende Ereignisse können einfach erstellt werden
  • Daten können in andere Systeme exportiert oder aus diesen importiert werden
  • Ereignisse können per E-Mail an andere Personen gesendet werden
  • In vielen Programmen können Regeln festgelegt werden, die beispielsweise festlegen, welche Informationen öffentlich sind und welche nicht
  • Notizen, Dateien und andere Informationen können auf unbestimmte Zeit hinzugefügt werden
  • Kann Ereignisse einfach Jahre im Voraus planen
  • Daten können regelmäßig gesichert werden

Nachteile:

  • Es ist möglich, dass Daten beschädigt werden und Ereignisse geändert oder sogar gelöscht werden
  • Zu viele Optionen können die einfache Ereignisplanung komplizieren
  • Benötigen Sie physischen Zugang zu Ihrem Computer oder PDA / Smartphone, um den Zeitplan zu sehen
  • Auf PDAs: Die Batterien können ausfallen und Sie sind kalenderlos
  • Steilere Lernkurve als Papier
  • Technologieabhängig

Online-Kalender

Vorteile:

  • Greifen Sie überall zu, wo Sie über eine Internetverbindung verfügen, einschließlich öffentlicher Computer
  • Teilen Sie Ihren Kalender oder einen Teil Ihres Kalenders auf einfache Weise
  • Einige, wie zum Beispiel Google Kalender, verfügen über eine Zeitplanung in natürlicher Sprache, die Ausdrücke wie “morgen Mittag mit Tom” in Kalendereinträge übersetzt werden
  • Tauschen Sie Daten mit anderen Onlinediensten aus, z. B. mit Aufgabenlisten, Websites, RSS - Readern, Wetterdiensten, Nachrichtenseiten usw.

Nachteile:

  • Sicherheitsbedenken: Sind Sie sicher, dass Google Ihre Kalendereinträge (möglicherweise) lesen kann??
  • Sicherheitslücken: Der Kalender ist möglicherweise für nicht autorisierten Zugriff geöffnet
  • Möglicherweise haben Sie keinen Internet-Service, oder die Site kann ausfallen
  • Dem Geschäftsplan des Gastgebers ausgeliefert, könnten sie untergehen und Ihre Daten mitnehmen

Mein Setup: ein hybrides Kalendersystem

Ich benutze eine Kombination aus Software-basierten und Online-Kalendern. Mein primärer Kalender wird in Outlook gespeichert (ich weiß, es ist vollkommen quadratisch!). Ich habe auch einen Online-Kalender bei Google. Dank Google Calendar Sync, einem Programm, das in meiner Taskleiste ausgeführt wird und meine Outlook- und Google-Kalender synchronisiert, werden beide Kalender auf dem neuesten Stand gehalten. Werbung

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Ich synchronisiere mein BlackBerry mit Outlook, was bedeutet, dass ich immer eine Kopie des Zeitplans bei mir habe. Wenn ich Ereignisse auf dem Blackberry hinzufüge, werden diese beim Herstellen einer Verbindung mit meinem PC mit Outlook synchronisiert, und diese Änderungen werden bei der Ausführung von Google Calendar Sync auf Google hochgeladen. Ich habe auch meine Outlook-PST-Datei (in der der Kalender und alle anderen Outlook-Daten gespeichert sind) so eingestellt, dass sie jede Nacht auf einem externen Laufwerk gespeichert wird. So Ich habe mehrere Redundanzen, falls ein Teil des Systems ausfällt. (Ich drucke auch eine Hardcopy aus Outlook, wenn ich nicht in der Stadt bin, nur für den Fall, dass mein BlackBerry kaputt geht und ich keinen Computer finde, auf dem ich meinen Google-Kalender überprüfen kann.)

Was steht in deinem Kalender??

Es gibt zwei Philosophien zur Verwendung Ihres Kalenders. Der erste, der von David Allen in empfohlen wird Dinge erledigen, ist zu Tragen Sie in Ihren Kalender nur die Ereignisse ein, die zu diesem Zeitpunkt stattfinden müssen - Besprechungen, Termine, geplante Telefonanrufe usw. In der restlichen Zeit arbeiten Sie von Ihren Aufgabenlisten aus, je nachdem, was das Wichtigste ist, an dem Sie arbeiten müssen jetzt sofort ist.

Ich bin mit diesem Ansatz nicht einverstanden, obwohl ich zugebe, dass er bei vielen Menschen zu funktionieren scheint. Aber ich glaube an die Terminplanung alles - Termine und Besprechungen, aber auch Zeitblöcke für E-Mail oder Telefonanrufe, Mahlzeiten, Reisezeit und vor allem, “Projektzeit”. Die Projektzeit ist ein Zeitblock, in dem Fortschritte bei einem aktiven Projekt erzielt werden, an dem ich gerade arbeite. Wenn ich so etwas nicht plane, weiß ich, dass sich das relativ triviale Zeug ausdehnt, um den gesamten Raum zwischen meinen (seltenen) geplanten Ereignissen auszufüllen - und ich finde keine Zeit für das wichtige Zeug.

Um ehrlich zu sein, ist das wahrscheinlich nicht zu weit vom Geist von GTD, auch wenn es gegen die ist “Brief oder das Gesetz” wie in Allens Büchern niedergelegt. Das Arbeiten an Projekten muss oft zu einer festgelegten Zeit erfolgen oder wird nicht durchgeführt. Das Bearbeiten von E-Mails ist das Gegenteil - wenn es nicht erledigt ist nur Während der von mir geplanten Zeiten kann es leicht den ganzen Tag füllen. Werbung

Mein Rat ist also: Bestimmen Sie, was jede Woche unbedingt zu tun ist, und planen Sie alles - und halten Sie sich an den Zeitplan. Das bedeutet, dass Sie alles geben, was Sie für den gesamten dafür vorgesehenen Zeitblock eingeplant haben - aber nicht Mehr als die. Verwenden Sie gegebenenfalls einen Timer. Die Verwendung eines Kalenders soll nicht nur sicherstellen, dass Sie Ihre wichtigen Aufgaben zu festgelegten Zeiten während der Woche erledigen, sondern auch, dass Sie genügend Zeit für die Dinge lassen, die nicht einfach zu planen sind - Zeit “aus der uhr”, sich amüsieren.

Ihre Kalender

Was ist mit dir? Sind Sie ein Fan von Papier, Software oder “in der Wolke” Kalender? Was ist dein Setup? Und wie geht das? Sie Nutzen Sie Ihren Kalender, um den Überblick zu behalten? Erzählen Sie Ihre Kalendergeschichte in den Kommentaren.

Fotonachweis: Pexels über pexels.com




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