Stoppen „Gatekeeper“ -Aufgaben Ihre Projekte?

Stellen Sie sich dieses Szenario vor: Als Sie mit Ihrem Projekt zur Erneuerung Ihrer Unternehmenswebsite begannen, waren Sie voller Begeisterung. Die Dinge sahen gut aus und Sie machten in jeder Hinsicht gute Fortschritte. Jetzt ist Ihr Himmel jedoch von dunklen Wolken überfüllt. Was geschah, war, dass das eine entscheidende Element Ihrer Site - das Auswahlfeld für die Site - fehlt. Es sollte von der Webdesign-Firma entwickelt und installiert werden, die Ihre Website neu gestaltet hat.

Die Verzögerung lag daran, dass Sie vergessen haben, die Anmeldefunktion zu erwähnen. Da die Webdesign-Firma die Informationen zu spät erhalten hat, können sie die Arbeit nicht mehr vor dem festgelegten Termin erledigen. Unnötig zu erwähnen, dass Sie den Schlaf verloren haben und je länger die Verzögerung Ihres Projekts ist, desto mehr werden Sie Kunden und Gewinne verlieren. Sie sind enttäuscht und geben sich die Schuld für die Situation.

Du hast den Torhüter vergessen

In diesem Szenario steht unser Charakter vor einem sehr häufigen Hindernis: Er steht vor einem “Pförtner” Aufgabe in seinem Projekt. Diese Gatekeeper beschränken sich jedoch nicht nur auf geschäftliche Projekte - sie können auch in Ihrem Alltag vorkommen.

Das “Pförtner” ist eine Aufgabe, die andere Aufgaben blockiert, die erledigt werden müssen. Um andere Arbeiten zu erledigen, müssen Sie zuerst diesen Blocker beseitigen (zum Beispiel müssen Sie Ihr Auto reparieren, bevor Sie zum Lebensmittelgeschäft, dann zur Post und dann zu den Fußballübungen Ihrer Kinder gehen können ). Oft existieren diese Torwächter, weil Sie nicht genau planen und verstehen, was vor Ihnen liegt. Wenn Sie in diesen beiden Elementen versagen, kann dies Ihren Fortschritt vollständig zum Erliegen bringen. Werbung

Darüber hinaus muss eine Gatekeeper-Aufgabe möglicherweise von einer anderen Person ausgeführt werden, bevor Sie mit der Arbeit beginnen können. Wenn der Delegierungsprozess schwach ist und die Fristen nicht klar definiert sind, können sie einen Gatekeeper in einen unangenehmen Begleiter verwandeln, bis er erledigt ist.

Annehmen ist die Mutter aller Fehler

Das hat mir und meinen Kollegen vor Jahren mein früherer Chef gesagt “Annahme ist verboten”. Der Rat machte Sinn und ich finde ihn immer noch wertvoll. Standardmäßig ist eine Gatekeeper-Aufgabe nicht unbedingt schwieriger als jede andere Aufgabe, aber wenn sie nicht ordnungsgemäß oder früh genug ausgeführt wird, kann sie ihr hässliches Gesicht zeigen und sich in einen Albtraum verwandeln.

Das Problem ist, dass Sie davon ausgehen, dass Sie die Aufgabe mühelos bewältigen können und dass der Aufwand viel geringer ist als der tatsächliche Aufwand. Sie gehen auch davon aus, dass Sie die Aufgabe in letzter Minute erledigen können, aber Sie liegen falsch.

Sie sollten die Aufgaben, mit denen Sie konfrontiert sind - ob in einem Geschäftsprojekt oder in Ihrem persönlichen Leben - gründlich kennen, damit Sie proaktiv handeln können. Andernfalls stehen Sie vor einer Gatekeeper-Aufgabe, die Sie verrückt machen wird. Wenn eine Aufgabe von anderen erledigt werden soll, ist es wichtig, dass sie die Aufgabe rechtzeitig erledigen, damit Sie von dort aus starten können. Werbung

Eine gute Vorbereitung reicht weit

Unabhängig davon, wie oft Sie diesen Rat gehört haben, gilt dies immer noch: Handeln Sie proaktiv und bereiten Sie sich richtig vor, anstatt kopfüber in etwas hineinzuspringen, ohne es richtig zu planen. Der Planungsteil stellt sicher, dass Sie Ihre Aufgaben verstehen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie zu erledigen. Es spielt keine Rolle, ob Sie denken, dass Sie Ihre Zeit mit dem Planungsteil verschwenden. es könnte Ihnen auf lange Sicht viele Stunden ersparen.

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Wenn Sie feststellen, dass für eine Aufgabe die Eingabe einer anderen Person erforderlich ist, bevor Sie fortfahren können, stellen Sie sicher, dass diese Aufgabe zuerst priorisiert wird und dass für sie eine klar definierte Frist gilt. Dasselbe Prinzip kann auf eine Situation angewendet werden, in der Sie die Gatekeeper-Aufgabe selbst erledigen müssen: Stellen Sie sicher, dass die Aufgabe ganz oben auf Ihrer Aufgabenliste steht und zuerst erledigt wird.

Brechen Sie die Aufgabe schließlich in handliche Teile. Auf diese Weise können Sie leichter erkennen, welche Aufgaben möglicherweise andere blockieren oder ob für eine Aufgabe Eingaben erforderlich sind, bevor sie ausgeführt werden können.

Wie man die Gatekeeper mühelos verwaltet

Führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus, um die Gatekeeper-Aufgaben mühelos zu erledigen: Werbung

1. Gehen Sie nicht davon aus. In erster Linie nicht davon ausgehen etwas wenn es darum geht, Ihre Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Ihre Aufgaben kennen und wie viel Aufwand erforderlich ist, um sie zu erledigen, anstatt wirklich zu wissen, geben Sie einer Aufgabe die Möglichkeit, sich in etwas zu verwandeln, das Ihren Fortschritt blockiert (ob in einem Geschäftsprojekt oder in Ihrem Privatleben)..

2. Seien Sie proaktiv. Erfahren Sie, was Sie vor sich haben, und identifizieren Sie die Aufgaben, die potenzielle Gatekeeper sein könnten, oder die Aufgaben, die zuerst die Eingabe eines anderen erfordern. Wenn Sie dies tun, sind Sie auch mental auf das vorbereitet, was kommt (je weniger Überraschungen, desto besser).

3. Brechen Sie die Aufgabe auf. Vermeiden Sie es, zu große Aufgaben auf Ihrer Liste zu haben - dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich herausstellt, dass es sich um eine Gatekeeper-Aufgabe handelt, die Sie zu spät bemerken. Sobald die Aufgabe in kleinere Teile zerlegt ist, ist es viel einfacher zu erkennen, welche zuerst behandelt werden sollten und ob ein Auftrag möglicherweise einen anderen blockiert.

4. Priorisieren. Sobald Sie die Aufgaben in kleine Teile zerlegt haben, ist es Zeit, sie zu priorisieren. Stellen Sie sicher, dass Gatekeeper Ihre primäre Aufmerksamkeit erhalten und dass sie zuerst behandelt werden. Werbung

5. Termine festlegen. Wenn eine Aufgabe von einer anderen Person erledigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie die eindeutigen Fristen festlegen, damit diese Person weiß, wann die Arbeit abgeschlossen werden soll. Wenn Sie die Arbeit selbst erledigen, können Sie die Fristen auch für sich selbst festlegen. Auf diese Weise werden diese Blocker-Aufgaben schnell erledigt, ohne böse Überraschungen.

Fazit

Wie Sie sehen, können Gatekeeper-Aufgaben Sie in den Wahnsinn treiben, wenn Sie nicht proaktiv sind und nicht vorausplanen. Mit etwas Vorbereitung und Planung können Sie jedoch verhindern, dass böse Überraschungen passieren.

Zu dir hinüber: Wie gehen Sie mit Gatekeeper-Aufgaben um??