Umsetzbare Produktivitätstipps, um Ihren Arbeitstag zu optimieren und Stress abzubauen

Als jemand, der ihre Tage damit verbringt, Büros zu entwerfen und Büroausstattungen zu organisieren, weiß ich, wie es ist, wenn ich die Kontrolle über meine täglichen Aufgaben verliere. In einer Zeit, in der Menschen in einer Reihe von Branchen mehrere Kunden, wichtige Jobs und weniger wichtige Aufgaben gleichzeitig verwalten müssen, ist Organisation alles. Dies gilt insbesondere, wenn Sie berücksichtigen, wie viel Stress am Arbeitsplatz seit Beginn der Rezession zugenommen hat.

Während die Abwesenheitsquote gesunken ist, gaben 40% der Arbeitgeber kürzlich an, dass der Stress an ihrem Arbeitsplatz zugenommen hat. Dies ist mit einer Reihe von Problemen verbunden, da die Mitarbeiter unwohl, unproduktiv und sogar mit dem Risiko schwerwiegender Herzprobleme arbeiten.

Obwohl es für viele kein Luxus ist, Stress von Ihrem Arbeitstag vollständig zu eliminieren, habe ich festgestellt, dass es viele Möglichkeiten gibt, Ihre täglichen Aufgaben zu rationalisieren, um sich selbst zu organisieren und Ihren Stress abzubauen.

Delegation ist nicht gleich Faulheit

Ich starre oft entsetzt auf meine einschüchternde To-Do-Liste. Egal, wie viele Aufgaben ich erledige, um andere anzukreuzen, tauchen auf, um sie fast sofort zu ersetzen, was bedeutet, dass ich ständig unterwegs bin und Probleme habe, meine Zeit zu verkürzen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, haben Sie vielleicht auch das Gefühl, dass dies Ihre Arbeit ist. Sie sollten es also alleine erledigen, und wenn Sie in Ihrer Arbeit so gut sind, wie Sie denken, sollten Sie nicht zurückbleiben. Dies könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Selbst die Besten von uns haben manchmal Schwierigkeiten, mit der schnelllebigen Welt der modernen Arbeit Schritt zu halten. Haben Sie also keine Angst, bestimmte Aufgaben an andere zu delegieren. Werbung

Teilen Sie die Ladung mit Ihrem Team

Wenn Sie ein hochrangiges Mitglied Ihres Teams wie ich sind, kann die Weitergabe von einfacheren Aufgaben an Junior-Teammitglieder überraschend viel Druck abbauen. Bei mir geht es um Photoshop-Arbeit, einfache 2D-Planungsarbeiten und die Suche nach Produktbildern, aber knifflige Aufgaben in jeder Branche werden erst später erledigt. gerade wenn du denkst, dass alles erledigt ist. Ich finde außerdem, dass sie den Arbeitsalltag zum Vergnügen machen. Das Speichern der komplizierteren und kreativeren Aufgaben für Sie ist daher eine ideale Möglichkeit, mehr Interesse an Ihrer Arbeit zu wecken.

Teile die Ladung mit Freiberuflern

Ich verstehe jetzt, dass nicht jeder den Vorteil hat, als Teil eines Teams zu arbeiten oder an der Spitze zu stehen, aber es gibt immer noch Möglichkeiten, wie Sie Ihre einfachen Aufgaben delegieren können.

Upwork und Amazon Mechanical Turk sind beide großartige Webplattformen, auf denen Sie Aufträge für Tausende von Freiberuflern einreichen können, die Sie in Ihrem Namen ausführen können. Diese Freiberufler verlangen natürlich eine Bezahlung, aber die Preise sind wunderbar erschwinglich und zahlen sich in der Zeit aus, in der sie in Ihrem vollen Terminkalender frei werden.

Listen sind dein bester Freund

Wenn Sie in einer Rolle arbeiten, in der sich Ihre Aufgaben ständig ändern und addieren, ist es unerlässlich, den Überblick zu behalten, um Ihre Gedanken zu ordnen und bestimmte Aufgaben nicht zu vergessen. Ich finde den besten Weg, dies zu tun, indem ich Listen erstelle.

Wenn Sie, wie ich, besonders vergesslich sind, verlassen Sie sich auf Aufgabenlisten, um Ihre Arbeit im Auge zu behalten und sich den ganzen Tag über auf sich zu konzentrieren. Möglicherweise verlieren Sie auch Ihre Papierlisten in den anderen Dokumenten, die Ihre Workstation umgeben. Aus diesem Grund dachte ich, ich würde meine kleine Lieblings-Organisations-App mit anderen teilen. Werbung

Wir stellen vor: Wunderlist

Wunderlist ist eine Online-To-Do-Liste, die eigentlich ziemlich "wundervoll" ist. Sie können nicht nur Ihre Aufgaben eingeben, sondern auch Ihre Arbeitslast auf einer tieferen Ebene verfolgen und organisieren.

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Sie können Fälligkeitstermine für Ihre Aufgaben festlegen und Erinnerungen festlegen, die vor Ablauf der Frist ausgelöst werden, Aufgaben per Drag-and-Drop nach Dringlichkeit sortieren, untergeordnete Notizen zu Aufgaben hinzufügen und Ihre Aufgabenlisten für andere Teammitglieder oder für die Arbeit freigeben Kollegen und delegieren sogar Aufgaben an sie. Es gibt sogar eine Wunderlist-App für Handys und Tablets, mit der Sie Aufgaben während Meetings direkt zu Ihren Listen hinzufügen können. Genial, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Aktionspunkte in Ihrem Kopf zu speichern!

Eine meiner bevorzugten Möglichkeiten, meine Wunderlist-Aufgaben zu organisieren, sind Listen, die für jeden einzelnen Kunden oder jedes Projekt erstellt wurden. Auf diese Weise muss ich mich nicht mit der Verwirrung einer langen Aufgabenliste oder der Einschüchterung befassen, die sich daraus ergeben kann, dass eine große Anzahl unterschiedlicher Aufgaben in Gruppen zusammengefasst ist. Werbung

Verwalten Sie Ihre E-Mails und lassen Sie sich nicht von ihnen verwalten

Wenn ich zur Arbeit komme, schalte ich zuerst meinen Computer ein und überprüfe meine E-Mails. Die schlechte Nachricht ist, dass ich nicht nur ein paar zu beantworten habe und ein paar, um Wunderlist-Aufgaben zu erledigen, sondern oftmals mit einem zweistelligen Betrag konfrontiert bin, der alle zu bewältigen ist “schnellstmöglich!”

Während Sie sich möglicherweise in Ihre E-Mails einloggen, um diese einfach zu überprüfen, bevor Sie den Großteil Ihrer Arbeit erledigen, ist die Realität, dass E-Mails unbrauchbar werden können viel der Zeit, wenn nicht richtig verwaltet. Unabhängig davon, ob Sie nur mit ein paar anspruchsvollen Kunden oder mit einer großen Anzahl von Kunden gleichzeitig zu tun haben, können Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang wiedererlangen.

Kennzeichnen Sie Dinge, die warten können

Fühlen Sie sich nicht verpflichtet, sofort auf jede einzelne E-Mail zu reagieren. Sofern etwas nicht sehr dringend ist, markiere ich immer E-Mails, die später ordnungsgemäß gelesen oder bearbeitet werden können. Ich benutze diese Technik bei wichtigen E-Mails eher als bei dringenden, weil dort ist eine Unterscheidung zwischen "wichtig" und "dringend". Ermitteln Sie, welche Art von Problemen und Anforderungen in Ihrem Unternehmen als dringend eingestuft werden, und Sie verfügen bereits über einige Formeln, mit denen Sie Ihre E-Mails besser verwalten können.

Organisieren Sie Ihre E-Mails mit Ordnern

Es ist nicht nur die bloße Menge an E-Mails, die in Ihren Arbeitsalltag gelangen kann, sondern die Vielfalt der Orte, von denen sie kommen. Von Ihren verschiedenen Kunden und Kollegen bis hin zu zusätzlichen E-Mail-Konten, die Sie im selben Kunden verwalten, können sie alle durch neue Korrespondenz von anderen verloren gehen, bevor Sie es wissen. Werbung

Anstatt zu versuchen, sich zu erinnern, wann Sie welche erhalten haben, und wenn Sie diese nicht finden, werden Sie immer mehr gestresst. Erstellen Sie verschiedene Ordner, um E-Mails zu verfolgen, die sich auf verschiedene Kunden und unterschiedliche Aufgaben und Projekte beziehen - was auch immer in Ihrer Branche Priorität hat.

Werden Sie einer der Menschen, die Sie niemals erreichen können

Ich werde hier ein wenig kontrovers diskutieren und empfehlen, dass Sie Ihre E-Mails in 20- bis 40-minütigen Serien ungefähr 2 bis 3 Mal pro Tag verarbeiten und Ihren E-Mail-Client für den Rest der Zeit geschlossen halten. Ich meine auch geschlossen, nicht nur minimiert.

Ich habe die erste Woche damit verbracht, dies in Panik zu erproben, zumal ich einen Kunden habe, der das Gleiche tut und infolgedessen Mord ist, um es zu versuchen! Das heißt aber, es ist jetzt ein fester Bestandteil meines Arbeitstages und ich finde, dass es mir so viel mehr Freiheit gibt. Wenn Sie Ihre E-Mails für eine Weile nicht mehr im Bild haben, kann das Ihren Verstand erheblich entlasten, und Sie haben die Freiheit, einfach mit Ihren Aufgaben fortzufahren, ohne dass dieser E-Mail-Tab im Augenwinkel lauert!

Bei so viel Stress, der den modernen Arbeitsplatz überfordert, dass nicht einmal das inspirierendste Bürodesign Abhilfe schaffen kann, müssen die Mitarbeiter ihre Hindernisse und Einschüchterungen selbst in die Hand nehmen. Alles dreht sich um Organisation und Vorausplanung, und ich hoffe, dass Sie sich nach dem Einarbeiten dieser Prozesse in Ihren Arbeitsalltag so rational und stressfrei wie möglich fühlen. Ich weiß, dass ich es definitiv habe!

Haben Sie eigene Tipps, die Sie meiner Liste hinzufügen können? Lass sie unten; Ich würde sie gerne ausprobieren!