9 Tipps zum Multitasking-Management zur Steigerung Ihrer Produktivität

Wenn Sie hungrig sind, zu wachsen, sich auszudehnen und viel vom Leben zu trinken, möchten Sie so produktiv wie möglich sein. Und mit so vielen Möglichkeiten, tief vom Leben zu trinken, können wir unserem Teller viel hinzufügen. Rufen Sie das Multitasking-Management auf, um Ihre Produktivität zu steigern.

Es beginnt harmlos genug mit inspiriertem Handeln und dem Willen, das zu erreichen, aufzubauen und zu erfüllen, was in unserem Herzen oder in unserem Verstand zu schaffen ist. Aber wenn wir nicht aufpassen, wird es schnell zu einer Verschleppung der Arbeit und zu verzögerten Ergebnissen, anstatt zu der Produktivität, die wir zu schaffen glaubten.

Lassen Sie uns klarstellen, was wir unter Multitasking verstehen, bevor wir uns mit den Tipps zur Verbesserung Ihrer Produktivität befassen. Die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Aufgaben beeinträchtigt die Produktivität. Und Ihr Streben nach mehr Produktivität hängt davon ab, wie gut Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können. Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe ablenken, dauert dies nur etwas länger.

Im Die eine Sache vom Milliardär Gary Keller, sagt er

“Außergewöhnlicher Erfolg ist sequentiell und nicht gleichzeitig.”

Sie müssen sich auf die wenigen wichtigen Aufgaben konzentrieren, nicht auf die wenigen, die Sie zum Ziel führen.

Also lasst uns dem zustimmen durch “Multitasking”, Wir meinen die vielen Aufgaben, die Sie erledigen müssen, nicht gleichzeitig. In diesem Artikel geht es darum, wie wir die vielen Aufgaben so bewältigen, dass wir unsere Produktivität sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht verbessern, damit wir das Leben führen können, das wir uns vorgestellt haben.

1. Passen Sie Ihre Erwartungen an

Ich habe festgestellt, dass ich umso mehr Aufgaben verwalten muss, je mehr Projekte ich übernehme. Das klingt offensichtlich, ist aber eine kritische Unterscheidung. Die meisten Menschen nehmen viel zu viel auf sich und haben unmögliche Erwartungen, dass sie alles schaffen können.

Mit jedem Projekt gehen mehr Details einher, als wir vorhersagen können. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie zu viele Projekte übernehmen, die Sie in Aufgaben begraben, die Sie nicht hoffnungsvoll verwalten können.

Ich habe das eine Tonne in meinen Zwanzigern gemacht. Es war aufregend, von allem zu träumen, was ich wollte. Ich probierte eine Handvoll Ideen aus und ging dann zum nächsten über, wenn ich nicht die gewünschten Ergebnisse sah. Von außen könnte es so ausgesehen haben, als wäre ich es “Multitasking”, aber ich kam nicht dahin, wo ich hin wollte.

Der Nachteil bei der Auseinandersetzung mit all diesen Ideen war, dass ich mich selbst als jemanden betrachtete, der kein Ergebnis erzielen konnte. Es untergräbt Ihr Selbstvertrauen, wenn Sie eine Menge Projekte annehmen und dann keine von ihnen an den Ort verschieben können, an dem Sie sie in Ihrem Kopf hatten.

Daher ist dieser erste Tipp sehr wichtig, da er sich auf Ihre Fähigkeit auswirkt, alle anderen Aufgaben zu erledigen, die Sie auf Ihren Teller setzen. Mit Bedacht wählen. Werbung

2. Wählen Sie mit Bedacht aus

Du kannst nicht alles machen. Du weißt, dass. Aber wo liegt die Schwelle für das, was Sie tun können? Es ist viel weniger als Sie denken, was bedeutet, dass Sie die Aufgaben, die Sie übernehmen, mit Bedacht auswählen müssen, um in der von Ihnen vorgegebenen Zeit so viel wie möglich zu produzieren.

Beim Start meiner Marketingagentur musste ich die meisten Aufgaben erledigen. Und als unsere Kunden wuchsen, wuchsen auch meine Aufgaben. Ich habe länger gewartet, als ich Hilfe finden müsste, und das hat mich während der Zeit, in der ich alle Aufgaben wahrgenommen habe, einen Wachstumsverlust gekostet. Es verursachte auch Stress, der meine Fähigkeit beeinträchtigte, mich zu konzentrieren und als die beste Version von mir selbst aufzutreten. Ich musste die wenigen wichtigen Aufgaben finden, mit denen mein Unternehmen wachsen würde. Ich musste mit Bedacht wählen, wofür ich meine Zeit verbringen würde.

Sobald Sie die wenigen wichtigen Aufgaben ausgewählt haben, die Sie erledigen werden, müssen Sie entweder Frieden damit schließen, die anderen Aufgaben loszulassen, oder sie an eine andere Person auslagern.

3. Auslagern

Ich konzentrierte mich auf die wenigen, die wirklich wichtig waren, und mein Unternehmen begann wieder zu wachsen. Ich befand mich in mehr Aufgaben begraben, als ich bewältigen konnte. Das ist die Natur des Erfolgs.

Mit steigender Produktivität wächst auch Ihre Aufgabenliste. Es war klar, dass ich mich aus dieser Situation nicht herausbewegen und weiter wachsen konnte. Also begann ich, ein Team von Auftragnehmern zusammenzustellen, an das ich meine wachsende Liste von Details auslagern konnte.

Dies ist ein wichtiger Tipp, da viele von uns niemals um Hilfe bitten. Wenn wir für jemanden arbeiten, ist es leicht zu glauben, dass wir ein besserer Teamplayer sind, wenn wir zeigen können, dass wir alles können.

Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen besitzen, ist es leicht zu glauben, dass Sie sich die benötigte Hilfe nicht leisten können. Und so stecken wir in den Details und lesen Artikel über Multitasking, in der Hoffnung, dass sie Antworten oder Erleichterungen darüber liefern, wie wir in unserem bereits überlasteten Zeitplan mehr erreichen können.

Das Delegieren und Auslagern an gute Auftragnehmer ist um ein Vielfaches einfacher geworden, da immer mehr talentierte Leute in die Gig-Economy eintreten. In meinem Unternehmen nutzen wir Upwork.com täglich. Wir haben auch Fiverr.com und die vielen auf dem Envato-Marktplatz verfügbaren Ressourcen verwendet. In der heutigen Zeit müssen Sie nicht mehr alles selbst machen. Es gibt ein ganzes Ökosystem, in das Sie auslagern können, und es kostet viel weniger, als Sie denken.

Darüber hinaus kostet es Sie bei Produktivitätsverlusten viel mehr, alles zu schultern und nicht auszulagern. Durch das Outsourcing können Sie sich wieder auf die Verwaltung der Liste der wichtigen Aufgaben konzentrieren, die die Nadel in Richtung des gewünschten Ergebnisses bewegen.

4. Listenverwaltung

Ich trug meine Aktionsgegenstände immer in meinem Kopf, bis sie so voll waren, dass ich sie auf Seiten in meinem Tagebuch oder in Haftnotizen in der Nähe schreiben musste. Aber diese Ideen und Aufgaben gingen mit der Zeit verloren und zwangen mich, auf alles zu reagieren, was sich zu meiner Zeit zeigte. Reagieren ist kein großartiger Ort, um daraus zu produzieren.

Ich brauchte einen besseren Weg, um meine wachsende Liste von Aufgaben zu verwalten, damit sie alle an einem Ort waren. Meine Agentur hat Trello für die Verwaltung unserer Kundenprojekte verwendet, und so habe ich beschlossen, es auszuprobieren, um meine Aufgabenliste aufzunehmen.

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Trello funktioniert gut, weil es flexibel ist. Sie können erstellen, wie sie es nennen “Boards”. Wir haben ein Trello-Board für unsere Tier-1-Kunden und ein separates Board für unsere Tier-2-Kunden. Wir haben ein Trello-Board für alle unsere Leads und ein Trello-Board für Operations. Ich habe auch ein Forum für meine eigene Aufgabenliste erstellt.

Innerhalb einer Tafel kreieren Sie “Listen”. Einige meiner Teammitglieder erstellen Listen für Aufgaben rund um die Prioritätsstufe wie “Hohe Priorität”, “Mittlere Priorität”, und “Niedrige Priorität”.

Ich fand, dass es für mich am besten war, Listen basierend auf der Zeit zu erstellen. Meine Listen sind beschriftet “Heute”, “Diese Woche”, “Diesen Monat”, “Dieses Quartal”, “Dieses Jahr”, und “Die Zukunft”. Ich verschiebe Produkte und Aufgaben in und aus diesen verschiedenen Listen, je nachdem, wann ich mich darauf konzentrieren muss.

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Ich habe auch eine Liste in meinem Board erstellt, in der steht, dass “Brain Dump” Hier kann ich schnell meine Trello-App öffnen, das Forum öffnen und Ideen oder Aufgaben schnell ablegen und sie dann später auf die entsprechende Liste ziehen.

Innerhalb von Listen können Sie erstellen “Karten”. Mit Karten können Sie Checklisten, Fälligkeitstermine, Beschreibungen und Kommentare erstellen. Sie können Teammitglieder mit Tags versehen und farbcodierte Etiketten hinzufügen. Obwohl ich nicht alle diese Funktionen in Karten verwende, kann ich auf diese Weise meine Gedanken zu einer bestimmten Aufgabe ordnen und weitere Ideen oder Elemente für diese Aufgabe hinzufügen.

Ein einziger Ort zum Sammeln, Organisieren und Verwalten all Ihrer Ideen und Aufgaben ist entscheidend, wenn Sie mehrere Aufgaben verwalten möchten.

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste verwalten, werden Sie ähnliche Aktivitäten sehen, die Sie zusammenfassen und in einem ausschalten können “Stapel”.

5. Batching

In den Anfangsmonaten meines Startups würde ich die ganze Zeit alles tun. Ich habe nur versucht, alle beweglichen Teile herauszufinden und auf das zu reagieren, was dringend war. Aber als die Arbeit sich anhäufte, stellte ich fest, dass bestimmte Arten von Arbeit bestimmte Arten von Konzentration und Energie erforderten. Das Antworten auf E-Mails war anders als das Erstellen aussagekräftiger sozialer Beiträge und das Aktualisieren von Trello-Karten, als sich Zeit für Visionen und Planungen zu nehmen.

Charge eingeben. Das Batching hat ähnliche Aufgaben in einem verkürzten Zeitrahmen zusammengefasst, der es mir ermöglichte, mehr für diese bestimmten Aufgabentypen zu tun, indem ich die für diese Aufgaben erforderliche Energie verwendete.

Mein Unternehmen betreibt Content-Marketing für Sie, bei dem wir unsere Kunden für ihre eigenen Podcasts befragen. Jedes Interview, das wir führen, enthält eine vollständige Checkliste mit Aufgaben, die zu erledigen sind.

Am Anfang habe ich ein Interview mit einem Kunden für seinen Podcast aufgenommen. Sobald das Interview beendet war, stand ich von meinem Computer auf und ging weg, um neue Energie zu tanken. Ich hinterließ den Episodentitel, die Beschreibung, die wir für den YouTube-Kanal verwendeten, und aktualisierte unsere Trello-Liste für später.

Es dauerte so viel länger, bis wir zu diesen Aufgaben zurückgekehrt waren. Wir mussten uns daran erinnern, worüber wir gesprochen hatten, und uns wieder in den Geisteszustand zurückversetzen, um diese Episode abzuschließen. Also habe ich am Ende des Interviews angefangen, all diese Aufgaben zu erledigen. Die Arbeit wurde nicht nur schneller erledigt, ich fühlte mich auch leichter, weil ich nicht alle ungelösten Aufgaben in meinem Kopf hatte. Werbung

Batching ist eine mächtige Praxis. Sie können beginnen, indem Sie einfach eine Art von Aufgabe mit einer anderen stapeln. Lass es langsam angehen. Sehen Sie, wie es sich anfühlt. Spiel damit. Das ganze Ziel ist es, die Leistung zu steigern und Unterbrechungen zu minimieren

6. Interrupt Management

Unterbrechungen sind einer der größten Produktivitätsmörder. Multitasking ist nicht mit einer ständigen Unterbrechung vereinbar, und die Kommunikation kann einer der Hauptgründe für diesen Produktivitätsverlust sein. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie mit anderen in einem Büro arbeiten, alleine zu Hause sind oder ein virtuelles Team haben.

Als unser virtuelles Team wuchs, mussten wir täglich Wege finden, um über Projekte, Erfüllung und Ideen zu kommunizieren. Sprechen Sie davon, von der Produktivität abgehalten zu werden. Ich würde eine Stunde bis zwei Stunden pro Tag damit verbringen, nur auf Mitteilungen per E-Mail, Text, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer und Slack zu antworten.

Wir haben Tools wie Slack und Trello hinzugefügt, um die Kommunikation zu optimieren, aber ich wurde stündlich in Chat-Threads hineingezogen, und Benachrichtigungen leuchteten auf meinem Telefon auf. Als mir klar wurde, dass ich mich nicht auf die wenigen lebenswichtigen Dinge konzentrieren konnte, wenn ich ständig in das Unkraut meines Unternehmens hineingezogen wurde, musste ich für mich und mein Team einige Grenzen schaffen, wie und wann ich diese Kommunikationsmittel verwenden würde.

Grenzen Sie die Menschen in Ihrem Leben ein, indem Sie sie wissen lassen, wann Sie verfügbar sind und wann Sie auf ihre Kommunikation reagieren. Deaktivieren Sie die Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon oder versetzen Sie Ihr Telefon in produktiven Zeiten in den Flugzeugmodus. Sie müssen nicht den ganzen Tag unerreichbar sein. Sie müssen Ihren Fokus nur bei Aufgaben schützen, die dies erfordern.

7. Vorbereiten

Einer der Hacks, die es mir ermöglichten, die gesamte Arbeit am Ende eines Kundeninterviews zusammenzufassen, war, dass auf meinem Computer alle Tools und Registerkarten geöffnet waren, die ich benötigte, um die Aufgaben schnell abzuschließen. Das klingt im Nachhinein offensichtlich, aber manchmal, wenn wir in all den Aufgaben begraben sind, die wir zu bewältigen versuchen, bewegen wir uns in rasendem Tempo von Aufgabe zu Aufgabe und lassen uns keine Zeit, um die Werkzeuge, unseren Raum oder unseren vorzubereiten Verstand für die Arbeit, in die wir uns begeben werden.

Was in der Vorbereitung ein paar Minuten länger gedauert hat, hat mir zwanzig Minuten Zeit gespart, so wie ich es früher getan habe.

Wenn Sie mehrere Aufgaben verwalten, können Sie die Effizienz optimieren und die Produktivität steigern, indem Sie sich rechtzeitig auf diese Aufgaben vorbereiten.

8. Ernährung

In einem früheren Artikel über Lifehack habe ich über die Bedeutung der Ernährung für die Gedächtnisförderung gesprochen. Ebenso kann die Ernährung die Leistung und Produktivität beeinträchtigen.

Als mein Startup wuchs und meine Zeit knapp wurde, trank ich mehr Kaffee, aß ungesunde Snacks und weniger nahrhaftes Essen. Ich fing auch schon früher mit der Happy Hour an, nur um mich vor allen Details in meinem Kopf zu verstecken.

Im Laufe der Zeit war mein Körper in Knoten gefesselt. Mein Zeitplan für den Schlaf war abgelaufen und mein Fokus war gut und schlecht. Wenn ich einfach den Kaffee, die Happy Hour und die proaktivere Zubereitung der Mahlzeiten fallen lasse, kehre ich in meinen Körper und meinen Geist zurück, was mir geholfen hat, bei den Aufgaben, die ich täglich zu bewältigen hatte, präsent zu sein.

Ernährung ist kein allgemeiner Tipp für das Multitasking-Management, aber es ist unerlässlich, wenn Sie produktiv sein möchten. Werbung

Dies sind einige gesunde Ernährungsgewohnheiten, die Ihnen helfen, produktiv zu bleiben: 15 Ernährungsgewohnheiten, die Ihnen helfen, bei der Arbeit produktiv zu bleiben

9. Machen Sie eine Pause

Wenn Sie in Ihre Arbeit investiert haben, können Sie sie problemlos überall hin mitnehmen.

Ich finde mich ständig zu arbeiten. Mein Geschäft ist mir wichtig, weil ich das Gefühl habe, dass wir wichtige Arbeit in der Welt zu tun haben. Aber ich habe festgestellt, dass wenn ich keine Pause mache, ich mich von der bloßen Last des Ganzen abgenutzt fühle.

Mir fällt auch auf, dass ich mich nach einer Arbeitspause entspannt und einen Raum für neue Inspiration und Energie eröffne, in dem ich mich erneut auf die wenigen wichtigen Aufgaben konzentriere, die ich erledigen muss, wenn ich wieder zur Arbeit gehe.

Aus diesem Grund ist es wichtig, Ausfallzeiten einzuplanen. Auch dies ist kein allgemeiner Multitasking-Rat, aber für diejenigen von uns, die das Leben hacken wollen, verstehen und schätzen wir einen ganzheitlichen Ansatz für die Produktivität.

Die Quintessenz

Das Ziel ist ein reichhaltiges und produktives Leben, in dem nicht ein Haufen Teller gedreht wird, um in den nächsten Jahren nachzuschauen und sich zu fragen, warum Sie nicht weiter im Leben sind als Sie.

Von dem Buch Die eine Sache,

“Aktivität ist oft unabhängig von Produktivität, und Geschäftigkeit kümmert sich selten um das Geschäft.”

Multitasking ist, wie die meisten Leute denken, eigentlich nur Geschäftigkeit. Wenn Sie jedoch die wenigen wichtigen Aufgaben nicht gleichzeitig, sondern nacheinander erledigen, erreichen Sie die Produktivität, die Sie zum gewünschten Ziel führt.

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