75 Häufige E-Mail-Fehler, die Sie wahrscheinlich bei der Arbeit machen

Sie haben sich immer gefragt, oder? Was für Fehler machen Sie jeden Tag mit Ihren E-Mails??

Keine Sorge, ich habe diese Liste mit 75 häufigsten E-Mail-Fehlern zusammengestellt, damit Sie sehen können, wofür Sie sich schuldig gemacht haben. Los geht's: Werbung

Netiquette

1. Sie verwenden keine einfachen Grüße. Vergiss nicht, mit zu beginnen “Hallo”, “Hallo”, “sehr geehrter”, usw.
2. Sie verwenden mehrdeutige Betreffzeilen oder vermeiden sie ganz. Geben Sie in Ihrer Betreffzeile genau an, was Sie möchten, und erleichtern Sie den Nutzern das spätere Auffinden Ihrer E-Mails.
3. Sie senden jede E-Mail mit der Flagge mit der höchsten Priorität. Verwenden Sie dies nur, wenn es dringend ist.
4. Sie erwarten, dass die Leute Ihre E-Mails sofort beantworten und ihnen Folge-E-Mails senden, wenn dies nicht der Fall ist. Denken Sie daran, E-Mail ist eine langsamere Form der Kommunikation.
5. Sie haben auf Allen antworten geklickt, als Sie auf Antworten klicken wollten. Überprüfen Sie immer, bevor Sie senden.
6. Sie verwechseln den Unterschied zwischen To und CC. Zu ist für Leute, die Maßnahmen ergreifen müssen; CC ist für Leute, die auf dem Laufenden gehalten werden müssen.
7. Sie CC Hunderte von Menschen, wenn ein BCC angemessener ist. Stellen Sie sicher, dass Sie BCC verwenden, wenn Sie allgemeine E-Mails an Personen senden, die sich nicht kennen.
8. Sie schließen E-Mails abrupt. Es tut nicht weh, sich bei Ihnen zu bedanken, mit freundlichen Grüßen oder einem anderen höflichen Gesprächspartner.
9. Ihre E-Mail enthält keine Kontaktinformationen. Fügen Sie dies so bald wie möglich Ihrer Unterschrift hinzu.
10. Sie haben eine sehr lange Signatur. Kürzen Sie Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie können, und prüfen Sie, ob all dies legal ist Ja wirklich notwendig.

Schreiben

1. Sie senden unvollständige E-Mails. Nehmen Sie sich noch ein paar Minuten Zeit, um das zu beenden, was Sie schreiben.
2. Sie stellen Leuten offene Fragen per E-Mail. Dies kann zu Diskussionen führen, die am besten an anderer Stelle geführt werden.
3. Sie verwenden komplizierte Sätze und Wörter, nach denen die Empfänger suchen müssen. Verwenden Sie die Alltagssprache.
4. Sie verwenden TXT-Sprache, schlechte Zeichensetzung und schlechte Grammatik in Ihren E-Mails an Ihren Chef. Geben Sie stattdessen vollständige Sätze ein, die Sinn ergeben.
5. Sie senden E-Mails in ALL CAPS an Ihre Kollegen. Hör auf mich anzuschreien!
6. Sie fügen Inhalt in den Text einer E-Mail ein, wenn die Betreffzeile eine geschlossene Frage ist, z., “Mittagessen um eins?”
7. Sie stellen eine offene Frage in der Betreffzeile und fügen keine erklärenden Inhalte in den Text der E-Mail ein, z., “Ich habe Hunger. Was werden wir tun?”
8. Sie überprüfen oder korrigieren Ihre E-Mails nicht. Hinweis: Diese roten, wellenförmigen Linien bedeuten normalerweise, dass etwas nicht stimmt.
9. Sie schreiben lange Absätze und erwarten, dass die Leute sie lesen. Schreiben Sie stattdessen Zusammenfassungen und verwenden Sie Aufzählungszeichen, wann immer dies möglich ist.
10. Sie denken, ungewöhnliche Schriften halten die Dinge interessant. Halten Sie sich an Arial, Times New Roman oder die Standardschriftart Ihres Unternehmens. Und verwenden Sie einfach eine Variation von Schwarz; es ist einfacher zu lesen.

Helfen Sie Ihren Kollegen

1. Sie senden große Anhänge und wundern sich dann, warum andere Leute sie nicht bekommen. Speichern Sie sie im Netzwerk, verwenden Sie Cloud-Speicher oder komprimieren Sie sie stattdessen.
2. Sie senden den Mitarbeitern keine Updates zu wichtigen Projekten, an denen sie beteiligt sind. Halten Sie Ihre Kollegen auf dem Laufenden.
3. Sie senden zu viele Aktualisierungen zu unwichtigen Projekten, an denen die Mitarbeiter nicht beteiligt sind. Halten Sie einfach die relevanten Kollegen auf dem Laufenden.
4. Sie senden E-Mails, wenn Sie dringend Informationen benötigen. Ein Anruf, eine Sofortnachricht oder ein Gespräch sind besser und schneller.
5. Nach einer Pause kehren Sie zu Ihrem Schreibtisch zurück und beantworten Ihre E-Mails nacheinander, ohne sie vorher alle zu überprüfen. Sie können jedem Zeit sparen, indem Sie zuerst alle Ihre E-Mails lesen.
6. Sie senden der Person neben Ihnen eine E-Mail und fragen sie dann mündlich, ob sie diese bereits erhalten hat.
7. Sie verbringen Stunden damit, eine E-Mail mit hilfreichen Informationen zu füllen. Schreiben Sie stattdessen einen Blogeintrag oder aktualisieren Sie das Firmen-Wiki, damit jeder davon profitieren kann.
8. Sie verschicken Ketten-E-Mails, weil sie eine gute Möglichkeit sind, sich die Zeit zu vertreiben. Diese werden am besten für persönliche E-Mail-Konten aufbewahrt, und selbst dann würde ich sie vermeiden.
9. Sie hassen E-Mail-Ketten (das ist in Ordnung) und Sie antworten nicht auf wichtige, weil Sie sie verpasst haben (nicht in Ordnung).
10. Sie respektieren nicht die Zeit der Personen, an die Sie E-Mails senden. Halten Sie Ihre E-Mails kurz und auf den Punkt.
11. Sie verwenden E-Mail-Lesebestätigungen. Die meisten Leute finden das nervig und sogar unhöflich. Vermeiden!
12. Sie verwenden E-Mail, um Personen Fragen zu stellen, wenn die Antworten über eine schnelle Google-Suche verfügbar sind.
13. Sie vergessen, den Empfängern mitzuteilen, was Sie in Ihrer E-Mail wünschen. Sagen Sie in der Betreffzeile oder in der ersten Zeile, was Sie möchten.
14. Sie senden dampfende E-Mails an Kollegen, mit denen Sie eine Affäre haben. Sie wissen, dass das Unternehmen wahrscheinlich auf Ihre E-Mails zugreifen kann, oder? Es wird sich herumsprechen, sei also nicht so unprofessionell.
15. Sie senden dampfende E-Mails an Kollegen, die Sie sind nicht eine Affäre mit. Das Gleiche gilt für Punkt 14 mit einer zusätzlichen Portion sexueller Belästigung.

Professionell sein

1. Sie antworten nicht auf die E-Mails Ihres Chefs. Immer Antworte deinem Chef.
2. Sie schwören oder leiten unangemessene Anhänge per E-Mail an Kollegen weiter. Denken Sie daran, dass Sie bei der Arbeit sind, bevor Sie senden.
3. Sie mischen persönliche E-Mails mit geschäftlichen E-Mails. Bewahren Sie sie in separaten Konten auf.
4. Sie beantworten E-Mails sofort und außerhalb der Bürozeiten. Geben Sie den Leuten nicht den Eindruck, dass Sie immer verfügbar sind.
5. Sie senden E-Mails, wenn Sie betrunken sind. Nüchtern zuerst!
6. Sie verwechseln lange E-Mails mit Gründlichkeit.
7. Sie verwechseln kurze E-Mails mit Grobheit.
8. Sie senden eine E-Mail an Ihr Team und weisen den Kunden darauf hin. Halten Sie die Kundenkommunikation getrennt.
9. Sie lieben es, sinnlose Anhänge wie Bilder Ihrer Katze zu senden, wo Sie in den Ferien waren und was Sie zum Abendessen haben. Wenn Sie müssen, senden Sie diese nur an Freunde.
10. Sie antworten auf E-Mails, wenn Sie wütend sind. Zähle bis 10 und tief durchatmen zuerst.

Produktivitätsverluste

1. Sie erhalten täglich Dutzende (unnötige) Benachrichtigungs-E-Mails von den verschiedenen Diensten, die Sie verwenden. Schalten Sie diese nach Möglichkeit aus.
2. Sie haben die E-Mail-Charta nicht gelesen. Ja! Es gibt eine Charter.
3. Sie verfolgen eine Zen-ähnliche Arbeitsumgebung, in der Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren, ohne E-Mails abrufen zu müssen. Ob es Ihnen gefällt oder nicht, die Arbeit wird per E-Mail ankommen. haben ein System für die Verwaltung.
4. Ihr Telefon benachrichtigt Sie jedes Mal über ein akustisches Signal, wenn Sie eine E-Mail erhalten. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie konzentriert bleiben möchten.
5. Sie verwenden E-Mail als Ihre Aufgabenliste. Halten Sie Ihre To-Do-Listen mithilfe von Apps wie Wunderlist, Reminders oder Asana getrennt.
6. Sie stoppen ständig, was Sie tun, um zu sehen, ob Sie neue E-Mails haben. Überprüfen Sie die E-Mails stattdessen jede oder jede zweite Stunde.
7. In Ihrem Posteingang werden 13.463 ungelesene E-Mails angezeigt, und Sie sind damit einverstanden. Lerne Posteingang Null oder gehe bankrott.
8. E-Mail ist, wo Ihre Arbeit stirbt. Hör auf!
9. Sie haben Posteingang Null nicht implementiert. Das Erlernen dauert ein oder zwei Stunden, spart aber Zeit.
10. Sie üben Posteingang Null, wenn Sie auf der Toilette sitzen. Nein, hör auch damit auf!

Sicherheit

1. Sie senden Kennwörter und andere vertrauliche Informationen per E-Mail. Wenn Sie dies tun müssen, verschlüsseln Sie zuerst die Informationen.
2. Sie verwenden dasselbe Passwort für Ihre E-Mail-Adresse und für alle anderen Konten oder…
3. Sie ändern Ihr Passwort nicht regelmäßig. Gewöhnen Sie sich stattdessen an, Ihre Passwörter einmal im Monat zu ändern. Und verfolge sie.
4. Sie haben die Bestätigung in zwei Schritten in Ihren öffentlichen E-Mail-Konten nicht aktiviert. Mach das jetzt.
5. Wir freuen uns, dass Sie eine Vorabgenehmigung für eine Kreditkarte im Wert von 10.000 US-Dollar erhalten haben, die Sie nicht beantragt haben.
6. Trotz der Warnung Ihrer Kollegen schreiben Sie sicherheitshalber an die Spammer zurück.
7. Sie leiten die E-Mails anderer Personen weiter, wenn unten vertrauliche Informationen angezeigt werden. Lesen Sie die gesamte Kette, bevor Sie weiterleiten.
8. Sie verwenden kein Programm zum Blockieren von Spyware, Viren oder Adware. Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, eine zu installieren, falls dies noch nicht geschehen ist.
9. Sie geben die Telefonnummern und Adressen anderer Personen ohne deren Erlaubnis per E-Mail weiter. Immer zuerst prüfen.
10. Sie melden sich auf einem öffentlichen Computer bei Ihrem E-Mail-Konto an und vergessen, sich abzumelden. Wenn Sie Ihr professionelles E-Mail-Konto außerhalb des Büros verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie sicher sind.

E-Mail-Verwaltung

1. Sie verlassen sich auf das automatische Ausfüllen des Adressfelds. Überprüfen Sie stattdessen vor dem Senden, ob die Kontaktdaten korrekt sind.
2. Sie senden eine wichtige E-Mail, schließen Sie Outlook Vor Die Synchronisierung mit dem Server ist abgeschlossen, und es wird beanstandet, dass niemand auf Ihre E-Mail geantwortet hat.
3. Sie antworten auf Gruppen-E-Mails, indem Sie auf alle antworten. Überlegen Sie vor dem Senden, ob eine Antwort an eine Person ausreicht.
4. Sie verwenden Google Mail und müssen die Tastaturkürzel nicht lernen. Sie sind einfach zu bedienen.
5. Sie senden Dateianhänge, die andere Personen nicht öffnen können. Informieren Sie sich über die Standardanwendungen und -dateiformate in Ihrem Büro.
6. Ihre E-Mails sind nicht in Ordnern organisiert und Sie wissen nicht, wo sich etwas befindet. Ordner sind nicht erforderlich, können aber helfen. Jedoch, wenn…
7. Ihre E-Mails sind in Dutzenden von Ordnern organisiert und Sie wissen immer noch nicht, wo sich etwas befindet. Auch hier kann Posteingang Null helfen.
8. Sie senden E-Mails mit großen Anhängen. Speichern Sie sie stattdessen im Netzwerk mit Cloud-Speicher oder einem anderen Tool für die Zusammenarbeit.
9. Sie kochen eine Tasse Kaffee, setzen einen Kopfhörer auf, schließen alle Anwendungen und tippen eine Stunde lang diese Killer-E-Mail ab. Behandle E-Mails nicht wie Kunst.
10. Sie drucken E-Mails aus und legen sie sorgfältig in Ihrer Schublade ab. Dafür ist Ihr E-Mail-Archiv da.

Warten Sie, ich dachte an eine weitere

Sie schreiben eine Liste der häufigsten E-Mail-Fehler und stellen fest, dass Sie immer noch mindestens 53 dieser Fehler machen! Werbung

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Empfohlene Fotonummer: kimubert via flickr.com

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