7 Möglichkeiten zur Gewährleistung einer effektiven Kommunikation bei der Arbeit

Manchmal ist es ziemlich einfach, Kommunikationsbarrieren bei der Arbeit zu erkennen. Wenn Missverständnisse nicht behoben werden, kann dies in Form von Konflikten am Arbeitsplatz oder einer verminderten Produktivität auftreten. Es gibt eine Tendenz zu Missverständnissen, wenn es wenig Transparenz gibt. Und manchmal kann dies unbeabsichtigt sein.

“Exzellenz macht gewöhnliche Dinge außerordentlich gut.” - John W. Gardner

Viele Menschen denken, dass sie effektive Kommunikatoren sind, weil sie zur Schule gegangen sind oder über eine gewisse Berufserfahrung verfügen, aber in Wirklichkeit tun sie sich immer noch schwer, andere mit ihrer Botschaft zu beeinflussen. Das Ergebnis ineffektiver Kommunikation sind verpasste Gelegenheiten, verlorene Zeit und verschwendete Ressourcen - alles, weil sie keine wirkungsvollen Gespräche hatten.^[1]

Möglicherweise stellen Sie eine Reihe von Faktoren fest, die die klare, effektive und transparente Kommunikation bei der Arbeit beeinflussen: persönliche Merkmale, physische Distanz, die Botschaft selbst, der Kontext, die verwendete Fachsprache und die Kultur. Im Folgenden finden Sie 7 Möglichkeiten, um eine effektive Kommunikation bei der Arbeit sicherzustellen und ein effizientes, produktives und integratives Arbeitsumfeld zu schaffen.

1. Kennen Sie Ihr Publikum gut

Das Verständnis Ihres Publikums ist entscheidend für eine effektive Kommunikation bei der Arbeit. Dies gilt für mündliche und schriftliche Mitteilungen, Präsentationen, tägliche E-Mails, unternehmensweite Ankündigungen oder Statusaktualisierungen von Projekten.

Ob Ihre Botschaft effektiv kommuniziert wird oder nicht, hängt davon ab, was Ihr Publikum interessiert.

• An wen richten Sie sich mit Ihrer Kommunikation??
• Was ist die Absicht Ihrer Nachricht?
• Was müssen sie wissen??
• Was müssen sie tun??
• Was ist der beste Weg, um die Botschaft an Ihr Publikum zu kommunizieren?
• Wie wird Ihr Publikum die Botschaft wahrnehmen oder interpretieren??
• Wie wird sich Ihr Publikum fühlen, denken und reagieren, wenn es Ihre Botschaft erhält??

Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie im Voraus planen, Nachforschungen anstellen und das Verhalten Ihres Publikums beobachten. Zum Beispiel unterscheidet sich Ihre Herangehensweise an die Kommunikation mit Ihrem Team oder Kollegen wahrscheinlich von der Art und Weise, wie Sie mit Ihrem Leiter kommunizieren, da diese Gruppen unterschiedliche Interessen haben.

2. Versuchen Sie, die Situation zu verstehen und zu klären

Nehmen Sie sich Zeit, um nachdenklich und absichtlich zu sein. Bevor Sie bei der Arbeit kommunizieren, ist es wichtig, innezuhalten, die Situation zu verstehen, zu klären und Empathie zu zeigen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für eine effektive Kommunikation bei der Arbeit: Werbung

Sei neugierig. Stellen Sie offene Fragen, beginnend mit "Was" und "Wie", um Informationen zu sammeln. Menschen werden mit ihren Antworten tendenziell aussagekräftiger sein. Sie können dann offene Testfragen stellen, um mehr Kontext zu erhalten. Je mehr Sie verstehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie in der Lage sind, eine geeignete Botschaft zu erstellen, die bei Ihrem Publikum ankommt.

Lerne wie ein Kind. Normalerweise haben Kinder keine Vorkenntnisse darüber, was sie lernen werden. Ihr Lernansatz ist demütig. Gehen Sie genauso vor, wenn Sie sich in die Lage Ihres Publikums versetzen und dessen Situation verstehen möchten. Seien Sie offen, bereit und bereit, die Perspektive Ihres Publikums einzuschätzen.

Überprüfen Sie Ihre Annahmen. Ihre Erfahrungsbreite kann Ihre Wahrnehmungen und Urteile trüben. Fordern Sie die vorgefassten Vorstellungen über Ihr Publikum heraus. Stellen Sie fest, mit wem Sie sprechen oder welche Nachforschungen Sie anstellen müssen, um zu überprüfen, ob Ihre Annahmen zutreffen. Stellen Sie sicher, dass Sie Raum für Verständnis schaffen, bevor Sie zum Handeln übergehen.

Sei inklusive. Menschen wollen am Arbeitsplatz dazugehören, sich einbezogen und geschätzt fühlen. Achten Sie darauf, dass alle Ideen erfasst werden. Wenn Sie beispielsweise in einer Besprechung nach einer Eingabe fragen, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ausreichend Zeit haben, um ihre Antworten zu teilen. Wenn Ihnen die Zeit ausgeht, geben Sie in der Besprechung an, dass Sie später eine Verbindung zu ihnen herstellen werden.

3. Hören Sie auf mehreren Ebenen

“Die meisten Menschen hören nicht mit der Absicht zu, zu verstehen; Sie hören mit der Absicht zu, zu antworten” - Stephen R. Covey

Wahrscheinlich kennen Sie diese grundlegenden Tipps zum aktiven Zuhören. Wenn wir uns jedoch überfordert fühlen, Termine einzuhalten, Prioritäten zu setzen oder zu erstellen, ist es einfach, im Autopiloten zu sein und wichtige Nachrichten zu verpassen, mit denen Sie bei der Arbeit effektiv kommunizieren können. Unten finden Sie Erinnerungen, um weiter zu üben:

Paraphrase. Bestätigen Sie Ihr Verständnis der Nachricht, indem Sie sie wiederholen oder in Ihren eigenen Worten umformulieren. Wenn es Unstimmigkeiten zwischen den Parteien gibt, ist dies der Zeitpunkt, um dies zu klären.

Sonde. Stellen Sie Fragen, wenn Sie der Meinung sind, dass Informationen fehlen, die Sie möglicherweise benötigen. Werbung

Klären. Wenn Sie etwas nicht vollständig verstehen, fragen Sie.

Merken. Versuchen Sie, sich an Punkte zu erinnern, die für Ihr Publikum wichtig sind. Diese Informationen können in Zukunft verwendet werden und zeigen Ihrem Publikum, dass Sie interessiert sind und aktiv zugehört haben.

Ein effektiver Kommunikator bei der Arbeit zu sein, bedeutet, dass Sie auf Ihre aktiven Zuhörfähigkeiten eingestellt sein müssen. Erinnere dich an:

• Empathie haben.
• Verstehe die Wahrnehmungen anderer, nicht nur deine eigenen.
• Messen Sie Ihre Gefühle und Reaktionen sowie die der anderen..
• Kennen Sie Ihre Werte und Überzeugungen und die der anderen.
• Beobachten Sie nonverbale Kommunikationszeichen wie die Körpersprache.

4. Überprüfen Sie, wie Sie Feedback erhalten

Wie Sie Feedback erhalten, wirkt sich auf Ihre Reaktion aus und beeinflusst, wie effektiv Sie mit anderen Parteien kommunizieren. Offen für Feedback und Kritik zu sein, ist leichter gesagt als getan.^[2] Wir sind Menschen. Wenn Sie von den Ereignissen im Leben abgelenkt sind oder sich bei der Arbeit unter Druck gesetzt fühlen, werden Sie möglicherweise bei den geringsten Kommentaren, die auf Sie zukommen, defensiv.

Sheila Heen und Douglas Stone bieten Ansätze zur Verbesserung Ihrer Fähigkeit, Feedback zu absorbieren, das Nützliche zu nutzen und zu wissen, wie Sie das loswerden, was für Sie nicht hilfreich ist, um zu lernen und Fortschritte zu erzielen.^[3]

Einige dieser Strategien umfassen Folgendes:

• Kennen, verstehen und verwalten Sie Ihre Trigger und Reaktionen auf Feedback.
• Trennen Sie die Nachricht von dem, von dem sie stammt.
• Hören Sie eher auf den Rat als auf das Urteil.
• Teilen Sie das Feedback in verdauliche Teile auf.
• Wenn Sie proaktiv nach Feedback suchen, seien Sie genau und fragen Sie nach einer Sache.
• Machen Sie kleine Schritte, um zu testen, was Ihnen vorgeschlagen wurde.

Sie können aus dem Feedback lernen und daraus wachsen. Wenn Sie das Feedback in mundgerechte Teile zerlegen, können Sie die Nachricht besser verarbeiten und weniger reaktiv auf Ihre Antwort reagieren.

5. Objektives und beobachtbares Feedback geben

Dies ist eine der schwierigsten Aufgaben, da Sie andere möglicherweise nicht beleidigen möchten, Konflikte vermeiden möchten, sich nicht ganz sicher sind, emotional nicht bereit sind oder von Ihren Annahmen getrübt werden. Werbung

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Effektive Kommunikation: So werden Sie nicht missverstanden

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Das Situation, Verhalten, Auswirkungen (SBI) Modell^[4] kann Ihnen helfen, klares und spezifisches Feedback zu geben:

• Situation. Geben Sie den Kontext an. Fragen Sie sich, was wo und wann passiert ist.
• Verhalten. Beschreiben Sie das Verhalten. Dies ist der schwierigste Teil, da Sie Ihre Annahmen überprüfen müssen. Zum Beispiel sagen “du warst unhöflich” (subjektiv) versus “du hast mich unterbrochen” (beobachtbares Verhalten) ändert den Ton der Rückmeldung. Sein “unhöflich” kann mehrere Interpretationen haben, während Sie sehen können, wenn Sie jemand unterbrochen hat.
• Auswirkung. Benutzen “ich” Anweisungen, um die Ergebnisse des Verhaltens zu beschreiben.
• Vorwärts bewegen. Halten Sie das Gespräch aufrecht, um Verständnis zu suchen, indem Sie sie zum Nachdenken auffordern. Was war ihre Perspektive? Was war für sie los? Was haben sie realisiert? Wie können sie von hier aus wachsen??

Beispiel 1:^[5]

“Während der Teambesprechung gestern Morgen, als Sie Ihre Präsentation abgaben (Situation), waren Sie sich über zwei der Folien unsicher und Ihre Verkaufsberechnungen waren falsch (Verhalten). Es war mir peinlich, dass das gesamte Board da war. Ich mache mir Sorgen, dass dies den Ruf unseres Teams beeinträchtigt hat (Impact).”

Beispiel 2:^[6]

“Bei der Kundenbesprechung am Montagnachmittag haben Sie dafür gesorgt, dass die Besprechung pünktlich begann und alle im Voraus Handouts hatten (Situation). Alle Ihre Recherchen waren korrekt und alle Fragen des Kunden wurden beantwortet (Verhalten). Ich bin stolz darauf, dass Sie so hervorragende Arbeit geleistet und die Organisation in ein gutes Licht gerückt haben. Ich bin zuversichtlich, dass wir das Konto dank Ihrer harten Arbeit erhalten (Impact).”

Zu wissen, wie man klares, spezifisches und beobachtbares Feedback gibt, ist eine wesentliche Fähigkeit, um ein effektiver Kommunikator bei der Arbeit zu sein.

6. Nachverfolgung, Bestätigung und Erstellung der Verantwortlichkeit

Effektive Kommunikation bei der Arbeit ist kein einmaliges Ereignis. Sie müssen den Fortschritt kontinuierlich überwachen und fortlaufenden Support leisten. Vergessen Sie nicht, den Fortschritt Ihrer Kollegen, Teams oder Führungskräfte anzuerkennen!

Verwenden Sie die folgenden Fragen, um die Wirksamkeit der laufenden Kommunikation bei der Arbeit zu bewerten: Werbung

• Welche Möglichkeiten sehen Sie??
• Wie kann man sich einstellen?
• Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
• Welche Unterstützung können Sie leisten??
• Was müssen Sie tun, um sicherzustellen, dass die richtige Nachricht empfangen wurde??

7. Verwenden Sie die 7C der Kommunikation

Beachten Sie bei allen Kommunikationsmedien die Kommunikationsregeln von 7C, um Ihre Nachricht zu optimieren:^[7]

• klar. Was ist der Zweck? Ist die Botschaft leicht zu verstehen??
• Prägnant. Was können Sie löschen? Ist es auf den Punkt?
• Beton. Was sind die Fakten?
• Richtig. Ist die Nachricht fehlerfrei? Ist es für Ihr Publikum geeignet??
• Kohärent. Gibt es einen logischen Ablauf? Ist die Nachricht konsistent??
• Komplett. Werden relevante Informationen zur Verfügung gestellt und besteht Handlungsbedarf??
• Höflich. Was ist der Ton Ihrer Nachricht?

Erfahren Sie hier mehr über die 7Cs: Effektive Kommunikation: So werden Sie nicht missverstanden

Zusammenfassen

Um eine effektive Kommunikation bei der Arbeit sicherzustellen, sind Übung und Zeit erforderlich.

Behalten Sie diese 7 Strategien im Hinterkopf, um Ihre Kommunikation bei der Arbeit zu verbessern, sodass Ihre Nachrichten klar und transparent sind.

1. Kennen Sie Ihr Publikum gut
2. Versuchen Sie, die Situation zu verstehen und zu klären
3. Hören Sie auf mehreren Ebenen
4. Überprüfen Sie, wie Sie Feedback erhalten
5. Objektives und beobachtbares Feedback geben
6. Follow-up, Bestätigung und Verantwortlichkeit erstellen
7. Verwenden Sie die 7 C der Kommunikation

Wachsen Sie weiter und verfeinern Sie Ihre Fähigkeiten!

Woran können Sie in diesem Monat arbeiten, um Ihre Kommunikation bei der Arbeit zu verbessern??

Seien Sie spezifisch und fordern Sie sich selbst heraus, indem Sie sich ein SMART-Ziel für die Kommunikation am Arbeitsplatz setzen - spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden!

Weitere Informationen zur Kommunikation am Arbeitsplatz

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• Wie man effektive Kommunikationsfähigkeiten bei der Arbeit und zu Hause beherrscht
• Arbeiten mit verschiedenen Kommunikationsstilen im Büro
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Hervorgehobene Bildnachweis: Brooke Cagle über unsplash.com

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