6 Tipps zum Schreiben von E-Mails, die geöffnet werden

E-Mail ist mein bevorzugtes Kommunikationsmedium.

Es ist persönlich, einfach auszuführen und benötigt wenig Zeit. In der heutigen Welt ist es der einfachste Weg, mit jemandem in Kontakt zu treten ... kein Zweifel. Es erfordert jedoch ein wenig Planung und erfordert, dass Sie sich Gedanken machen, bevor Sie eine Nachricht verfassen. Ihre Freunde und Familie freuen sich möglicherweise über eine E-Mail von Ihnen. Dies ist jedoch möglicherweise nicht der Fall, wenn Sie aus geschäftlichen Gründen schreiben.

Je einflussreicher eine Person ist, desto beschäftigter sind sie. Sie erhalten möglicherweise Hunderte von E-Mails an einem einzigen Tag. Im Gegensatz zu den meisten Menschen öffnen sie nicht jede einzelne E-Mail. Stattdessen scannen sie die Betreffzeilen, um zu sehen, welche ihre Aufmerksamkeit erregen. Werbung

Sie werden Ihren Zielen erst näher kommen, wenn sie Ihre E-Mail tatsächlich öffnen - und lesen. Hier sind 6 Tipps, die die Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails gelesen und beantwortet werden, erheblich erhöhen.

1. Klarheit des Zwecks

Überlegen Sie, bevor Sie überhaupt mit den Fingern auf die Tastatur greifen Warum Sie möchten die E-Mail (ihren Zweck) und schreiben Was Sie möchten, dass der Empfänger etwas unternimmt (Aktion). Sammeln Sie alle Informationen, die Sie bereitstellen müssen.

Hier sind einige Gründe, warum Sie sich an jemanden wenden möchten, der Ihnen sehr wichtig ist:

• Wenden Sie sich an einen A-List-Blogger, um einen Gastbeitrag zu verfassen
• Lassen Sie einen berühmten Autor wissen, wie sehr Sie seine Arbeit bewundern
• Suchen Sie eine Überweisung von jemandem
• Ich möchte jemanden interviewen, der wichtig ist
• Nähere dich einer Aussicht, deine Dienstleistungen zu verkaufen

Beachten Sie, dass alle Gründe für die Verbindung zu jemandem sehr unterschiedlich sind. Wenn Sie klar im Kopf sind, können Sie kohärente, prägnante und effektive E-Mails erstellen. Werbung

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2. Effektive Betreffzeile

Verfassen Sie eine Betreffzeile, aus der hervorgeht, warum die E-Mail geöffnet werden muss. Senden Sie keine Nachrichten mit vagen oder verworrenen Betreffzeilen:

• Bitte lesen Sie diese (oder) Kann ich 20 Sekunden Ihrer Zeit haben? (Bitte nicht um Aufmerksamkeit)
• Sehr dringend (es sei denn, dies ist der Fall und es wird immer noch davon profitieren, wenn weitere Informationen hinzugefügt werden.)
• Hallo (Unterlasse ein Wort Betreffzeilen, die nichts über die Nachricht in dir aussagen)
• Kann ich Sie zum Mittagessen mitnehmen, um Ihr Gehirn zu pflücken? (Eine Anfrage zu stellen ist ein großes Nein-Nein!)
• Einladung zur Teilnahme an unserem Partnerprogramm (Die Nachricht klingt automatisch und stammt von einer Website oder einem Onlinedienst.)
• Gratisgeschenk für Sie (Spammy - Vermeiden Sie es unter allen Umständen, auch wenn Sie ein Zeichen der Wertschätzung senden)

Sagen Sie sofort, was Sie zu sagen haben, möglichst in der Betreffzeile. Die Leute sind heutzutage zu beschäftigt und wenn Ihr Thema sie nicht interessiert, werden sie nicht darauf klicken. Schreiben Sie eine Betreffzeile, die den Zweck Ihrer E-Mail zusammenfasst (siehe Punkt 1). Wenn Sie mit Ihrer Nachricht nicht ganz klar sind, fällt es Ihnen schwer, eine interessante Betreffzeile zu schreiben, die den Leser zum Öffnen verleitet.

3. Eine freundliche Begrüßung / schnell zur Sache

Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, ist es besser, mit einem "Hallo" zu beginnen, anstatt "Lieber Mr. Smith" zu sagen. Dies ist zu formal und unangebracht für informelle Kommunikation wie E-Mail. Wenn Sie jemandem schreiben, der Ihnen bekannt ist, sagen Sie einfach "Hallo (Name)". Versuchen Sie nicht, über Bord zu gehen, es sei denn, Sie kennen sie außerhalb der Fachkreise.

E-Mail ist für eine einfache und schnelle Kommunikation gedacht. Sagen Sie, was Sie sagen möchten, sagen Sie es schnell und sag es einfach once. Werbung

4. Klare Kommunikation

Machen Sie den Zweck Ihrer E-Mail klar. Lassen Sie sie wissen, wie es mit ihnen zusammenhängt, sonst wird Ihre E-Mail in Kürze gelöscht.

Sie können Ihre Körpersprache oder den Ton Ihrer Stimme nicht sehen, um zu beurteilen, ob Sie Witze machen oder nicht. Es besteht eine größere Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails falsch gelesen werden. Witze lassen sich normalerweise nicht gut übertragen, besonders wenn Sie zum ersten Mal an jemanden schreiben.

Denken Sie an diese Grundsätze einer effektiven Kommunikation:

• Ersetzen Sie längere Wörter durch kürzere.
• Halte deine Sätze kurz; Verwenden Sie weniger und kürzere Absätze.
• Teilen Sie Ihre Absätze auf und verwenden Sie Aufzählungszeichen, um das Lesen auf dem Bildschirm zu erleichtern.
• Achten Sie auf Ihre Rechtschreibung und Grammatik.
• Bearbeiten Sie für Jargon. Wenn nicht, vermitteln Sie mangelnde Liebe zum Detail und können ein unprofessionelles Bild darstellen.
• Halten Sie es kurz, kurz und prägnant. Wandern Sie nicht.
• Geben Sie vollständige Informationen an. Der Empfänger muss sich nicht mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Informationen zu erhalten. Vermeiden Sie die Möglichkeit von Verwirrung und Verzögerungen.
• Geben Sie keine ausführlichen Hintergrundinformationen an. Hängen Sie eine Datei an, wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind.
• Wenn Sie als Antwort auf die E-Mail einer Person schreiben, spiegeln Sie deren Vorgehensweise wider. Wie kommunizieren sie normalerweise mit Menschen? Haben sie zwei Sätze in Ihre E-Mail mit den vier Absätzen geschrieben? Passen Sie ihren Stil an, um Ergebnisse Ihrer Schreibanstrengungen zu erzielen.

5. Informell - aber höflich

Schreiben Sie, als würden Sie mit ihnen sprechen. Behalten Sie die Konversation bei, und sagen Sie niemals etwas, das Sie nicht jemandem ins Gesicht sagen würden. Wenn Sie sich emotional fühlen, schreiben Sie Ihre E-Mail und speichern Sie sie als Entwurf. Gehen Sie darüber nach, wenn Sie sich ruhiger fühlen und überarbeiten Sie. Schreibe immer höfliche E-Mails. Werbung

Stellen Sie sich E-Mails immer als öffentlich vor. Angenommen, jede E-Mail, die Sie schreiben, kann von anderen gelesen werden - und entsprechend schreiben.

6. Aktionsplan löschen

Was möchten Sie, dass sie tun??

• Führen Sie eine bestimmte Aktion aus. Sie müssen Ihnen mehr Details zu einem Projekt geben.
• Antworten Sie mit Informationen. Sie müssen bestätigen, ob sie am nächsten Tag für eine Telefonkonferenz verfügbar sind.
• Schreibgeschützt. Sie müssen Ihre Nachricht lesen, um etwas klar zu verstehen. Es ist keine Antwort erforderlich. Sie sind abwesend und müssen eine Besprechung verschieben. Sie werden erneut kontaktiert.

Schluss mit kurzem Dankeschön. Vergessen Sie nicht, eine E-Mail-Signatur, Ihre Kontaktdaten, Ihre Website usw. hinzuzufügen. Schreiben Sie immer eine geschäftliche E-Mail.

Befolgen Sie diese Tipps und Sie können nicht nur bessere E-Mails senden, sondern auch solche, die es wert sind, geöffnet zu werden.

(Bildnachweis: Button Mail über Shutterstock)