5 Tipps, die meine Produktivität im letzten Jahr verdoppelt haben

Ziele geben Ihnen die Richtung vor, lassen Ihren Kalender weniger einschüchternd aussehen und geben an, wann Sie Ihre Erfolge feiern müssen. Unabhängig davon, wie viele Ziele Sie haben und wie gut Sie diese erreichen, kann Produktivität ein großes Problem sein. Aus diesem Grund bestand eines meiner Hauptziele 2012 darin, die Produktivität auf ganzer Linie zu verbessern. Ich experimentierte, änderte meine Schlafgewohnheiten, wechselte, wenn ich mich auf bestimmte Aufgaben konzentrierte, und testete ein Dutzend verschiedener Theorien, um zu sehen, was funktionierte und was nicht “Genius” Es stellte sich heraus, dass Ideen nur sehr geringe (oder negative) Auswirkungen auf meine Produktivität hatten. Einige Dinge funktionierten ganz gut.

Hier sind fünf der Dinge, die am besten funktionierten und wie sie schnell und effektiv zur Steigerung Ihrer eigenen Produktivität eingesetzt werden können:

Weniger Arbeitsstunden

Wenn es richtig hektisch wird und es so aussieht, als würdest du nie, je erwischt zu werden, ist die Knie-Ruck-Reaktion der meisten zu arbeiten Mehr, nicht weniger. Streng logisch ist es sinnvoll: Wenn Sie mehr arbeiten, erledigen Sie mehr, oder? Wie ich letztes Jahr festgestellt habe, ist dies möglicherweise nicht der Fall. Ich habe immer bemerkt, dass ich an Tagen, an denen ich viel Zeit habe, um Dinge zu erledigen, tendenziell weniger erledige, und 2012 haben sich zwei Dinge bestätigt.

Zuerst nahm ich mir zweimal in der Woche einen halben Tag Zeit, um Zeit mit meinem Sohn zu verbringen. An diesen beiden Tagen arbeitete ich von 7 bis 13 Uhr. ungefähr 3 Stunden weniger als mein normaler Zeitplan. Anfangs war es immens stressig, aber mit der Zeit bemerkte ich, dass ich an diesen Tagen genauso viel, wenn nicht sogar mehr, erledigte als an den Tagen, an denen ich bis 16 Uhr arbeitete. Werbung

Zweitens habe ich RescueTime installiert. Empfohlen von Tim Ferriss in Die 4-Stunden-Arbeitswoche, Rescue Time wird im Hintergrund Ihres Mac oder PCs installiert und protokolliert, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden. Sie können es verwenden, um bestimmte Aufgaben zu blockieren oder erweiterte Analysen bereitzustellen, wenn Sie dafür bezahlen. Ich verwende jedoch die kostenlose Version, um eine wöchentliche E-Mail zu erhalten, in der angegeben wird, wie produktiv ich in einer bestimmten Woche war. Jeden Sonntag wird eine E-Mail mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und dem Prozentsatz der Produktivität angezeigt, den ich in dieser Woche erreicht habe.

In der ersten Woche habe ich 45 Stunden gearbeitet und war zu 73% produktiv, was Rescue Time zufolge besser war als etwa 75% der Leute, die die Website nutzen. Ich habe es mir zum Ziel gesetzt, diese Zahl auf mindestens 80% zu erhöhen, und die einzige Möglichkeit, dies zu erreichen, bestand darin, weniger Stunden zu arbeiten. Als ich anfing, weniger zu arbeiten - zuerst dienstags und mittwochs, um das Dad-Ding zu machen, und später, um sicherzustellen, dass ich Wochenenden für Gartenarbeit und Familienzeit hatte - bemerkte ich, dass meine Produktivität stark anstieg. Es erinnerte mich an das Parkinson-Gesetz; Wenn Sie sich eine festgelegte Zeit zum Erledigen einer Aufgabe geben, füllen Sie diese Zeit vollständig aus. Wenn ich mir also 45 Stunden Zeit genommen habe, um die Arbeit einer Woche zu erledigen, habe ich 45 Stunden gebraucht. Als ich mir nur 35 Stunden Zeit gab, war immer noch alles erledigt, und ich hatte viel mehr Zeit für mich selbst, was wiederum den Stress verringerte und mich ausgeglichen machte Mehr produktiv.

Einmal pro Woche den Stecker ziehen

Ungefähr zur gleichen Zeit, als ich merkte, dass ich fast 12 Stunden pro Woche an meinem Schreibtisch verbrachte, um E-Mails zu lesen und YouTube-Videos anzusehen, begann ich mich zu fragen, ob ich zu viel Zeit vor einem Bildschirm verbrachte. Samstags und sonntags stöhnte ich buchstäblich, wenn ich mich einloggen und eine E-Mail senden musste. Mein Gehirn und mein Körper waren erschöpft von Bildschirmmüdigkeit. Aus diesem Grund habe ich beschlossen, alles für einen Tag auszuschalten (auf freiwilliger Basis - ich war immer noch verfügbar, wenn es einen Arbeitsnotfall gab) und Zeit im Freien zu verbringen, Besorgungen mit meiner Familie zu erledigen oder Brettspiele mit Freunden zu spielen.

Dies hat mir nicht nur geholfen, die Angst vor Bildschirmmüdigkeit am Wochenende zu überwinden, sondern hat mich auch produktiver gemacht, als ich mich am Montagmorgen anmeldete. Ich hatte keine Angst vor dem Gedanken, meinen Computer einzuschalten. Ich habe es angenommen. Werbung

So weit wie möglich automatisieren

Jeder hat eine Handvoll Aufgaben, an denen er viel zu viel Zeit verbringt. das kleine Zeug, das die Zeit Ihres Tages mit sehr wenig oder gar keinem Nutzen verschlingt. Egal, ob es sich um eine Wartungsaufgabe wie das Aktualisieren Ihrer Finanztabellen oder eine Kommunikationsaufgabe wie das Senden von E-Mails handelt, Sie verlieren zwischen 5 und 10 Stunden pro Woche, wenn Sie Dinge erledigen, die entweder A) langweilig oder B) wenig rentabel sind. Ich wusste das immer und obwohl ich es hasste, konnte ich nicht viel dagegen tun. Die Automatisierung nahm zu viel Zeit oder Geld in Anspruch, was ich auch nicht hatte.

2012 habe ich die Investition getätigt und angefangen, wichtige Aufgaben zu automatisieren. Dinge wie:

• Email - Anstatt es den ganzen Tag geöffnet zu haben, habe ich meine Mail-App geschlossen und es nur zweimal am Tag überprüft. Ich lasse Skype in der Zwischenzeit eingeschaltet und jeder weiß, dass er mich anrufen oder skypen sollte, wenn es wichtig ist.
• Buchhaltung - Ich habe ein neues Freshbooks-Konto eingerichtet, die mobile App auf meinem iPhone installiert und angefangen, unterwegs Rechnungen zu senden und Ausgaben zu aktualisieren. In Kombination mit Quickbooks für die allgemeine Buchhaltung dauert es jetzt nur noch 20 Minuten pro Woche, um alle meine Finanzdaten zu aktualisieren, anstatt der ein oder anderen Stunde, die ich jeden Freitag zuvor ausgegeben habe.
• Aufgabenlisten - Für die knallharten GTD-Apps musst du etwas Geld ausgeben. Es gibt einige großartige Werbegeschenke wie Wunderlist, aber die meisten größeren Cloud-Synchronisierungstools für mehrere Plattformen kosten Geld. Das heißt, sie sind die Investition wert; Ich schätze, ich habe in den letzten 18 Monaten mit Omnifocus auf meinem Telefon und Computer Dutzende, wenn nicht Hunderte von Stunden gespart.
• Auslagerung - Als ich zuvor ausgelagert habe, war es eine Tortur: Entweder habe ich den ganzen Tag E-Mails und Anrufe beantwortet, oder ich habe ein fertiges Produkt erhalten, das bei weitem nicht das war, wonach ich gefragt hatte. Ich habe einige Zeit in die Erstellung von Schulungsmaterialien für Bauunternehmer investiert, z. B. Videos, Styleguides und Vorlagen, mit denen sichergestellt wurde, dass das Outsourcing VIEL einfacher durchgeführt werden kann.

Bei ordnungsgemäßer Implementierung kann die Automatisierung die Produktivität sofort steigern und Ihnen helfen, einen Teil der geistigen Energie, die Sie für Routineaufgaben aufgewendet haben, zurückzugewinnen.

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Wichtige Arbeitsgewohnheiten aufzeichnen und überarbeiten

Eines meiner Lieblingsbücher von 2012 war Die Kraft der Gewohnheit von Charles Duhigg. Darin spricht Duhigg über alles, von der Funktionsweise der Gewohnheiten bis hin zu den erstaunlichen Dingen, die Menschen durch die Änderung kleiner Trapezgewohnheiten erreichen konnten. Werbung

Nachdem ich das Buch gelesen hatte, wurde mir deutlich bewusster, was ich jeden Tag tun würde, was meine produktiven Stunden ein wenig raubte, zum Beispiel als ich am ehesten Filmkritiken las oder auf Facebook surfte, warum ich zwei oder mehr Treppen runterging drei zusätzliche Male am Nachmittag und die vielen Dinge, die mich morgens aufhalten und veranlassen würden, spät mit der Arbeit zu beginnen. Obwohl ich nicht alles behoben habe, war es ein großer erster Schritt, sich dieser kleinen Probleme bewusst zu werden.

Es beginnt mit der Beobachtung: Verbringen Sie zwei oder drei Wochen damit, sich nur Notizen zu machen, was Sie tun. Führen Sie ein Tagebuch auf Ihrem Computer oder kaufen Sie ein Notizbuch und machen Sie sich Notizen. Nichts ist zu klein. Notieren Sie sich, wann Sie essen, wann Sie Pausen einlegen, wann Sie Websites besuchen, die Sie nicht besuchen sollten usw. (RescueTime kann auch hier hilfreich sein). Nach ein paar Wochen haben Sie eine viel genauere Vorstellung davon, was Ihrer Produktivität im Weg steht. Dann schauen Sie sich diese Gewohnheiten an und identifizieren Sie das Stichwort, die Routine und die Belohnung. Das Stichwort ist der Auslöser: die Handlung, der Gedanke oder der Moment, in dem Sie dieser Gewohnheit folgen möchten.

In meinem Fall bemerkte ich, dass ich, wenn ich eine Arbeitsaufgabe erledigte, sofort auf einer Website surfte, die nichts mit Arbeit zu tun hatte - eine Art mentale Reinigung. Das Stichwort war das Beenden der Arbeit, die Routine bestand darin, IGN zu besuchen, und die Belohnung war, dass ich 5 (15) Minuten lang nicht über die Arbeit nachdenken musste. Um diese Angewohnheit zu ändern, fing ich an aufzustehen und einige Strecken zu machen, wann immer ich eine Aufgabe beendete. Das Stichwort war das gleiche - ich wollte etwas anderes machen, nachdem ich 5 Artikel geschrieben hatte -, aber die Routine änderte sich und verbesserte nicht nur die Produktivität, sondern brachte mich von diesem Stuhl.

Suchen Sie nach ähnlichen Momenten in Ihrem Tag und nach Möglichkeiten, diese Gewohnheiten zu ändern, um die Produktivität zu steigern. Werbung

Einmal im Monat die Zeit zum Nachdenken / Nachdenken beiseite legen

Sagen Sie mir, wenn mir das bekannt vorkommt: Jeden Tag würde ich mich für ein paar Minuten von einigen ablenken lassen “großes Bild” Aufgabe. Finanzen, Planung, E-Mail, Kunden - was auch immer es war, ich hörte auf zu schreiben, machte mir Notizen und dachte über meine nächsten Schritte nach. Ich mag es, organisiert zu sein - sehr organisiert - aber als Freiberufler bringt die Organisation Sie nur so weit. Sie müssen auch flexibel sein, damit diese Planungsübungen jeden Tag der Woche auftauchen. Ich verbrachte wahrscheinlich 1-2 Stunden am Tag damit, meinen Kalender zu durchsuchen und Listen zu erstellen. Eigentlich nichts zu tun, aber sicherlich viel darüber nachzudenken.

Ich beschloss, jeden Freitag zwei Stunden und jeden Monat einen Tag vorzusehen, an dem ich über diese übergeordneten Ziele nachdenken und den Rest der Zeit arbeitete ich einfach. Ob ich eine Ahnung hatte, was ich tat oder nicht, ich habe nur gearbeitet. Dies reduzierte nicht nur den Zeitaufwand für die Optimierung meines Zeitplans, sondern verbesserte auch die Produktivität, indem Ablenkungen vermieden und ich gezwungen wurde, nur die Dinge zu erledigen.

Produktivität geht aus dem eigenen Weg

Es ist nicht einfach, ständig produktiv zu sein. Es gibt Momente, in denen Sie einfach nur faul sein und ein paar Minuten lang nichts tun möchten, und das ist völlig normal. Die produktivsten Leute sind diejenigen, die ein System haben, das diese faulen Momente zulässt und sie sofort wieder auf Touren bringt, wenn sie bereit sind.

Da ich in kürzerer Zeit mehr erledige, zeitaufwändige Aufgaben automatisiere und meine Gewohnheiten 2013 häufiger ändere, erwarte ich, dass ich nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener bin. Zwar ist nicht jeder Tipp in diesem Beitrag für jeden geeignet, aber ich garantiere, dass Sie mit der Implementierung auch nur einiger Tipps mehr erreichen können.

Welche Strategien haben Sie in Ihrem Leben angewendet, um mehr zu erreichen? Wie steigern Sie die Produktivität, ohne unrealistische Erwartungen zu setzen? Ton aus in den Kommentaren unten.