4 Möglichkeiten, Ihre Quittungen aus dem Schuhkarton zu holen

Ich finde Belege an den verrücktesten Orten: Ich finde sie nicht nur in Brieftaschen und Geldbörsen, sondern es ist auch keine Seltenheit, sie aus dem Aktenschrank oder hinter der Couch zu fischen. Schließlich können diese winzigen Zettel abrutschen, sobald Sie den Rücken wenden. Die einzige Möglichkeit, sie auf dem Laufenden zu halten, ist ein einfaches Organisationssystem. Der klassische Ansatz ist seit Jahren ein Schuhkarton voller Quittungen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sich alle unsere Papierteile an einem Ort befinden, aber es bleiben immer noch Wünsche offen. In der Steuersaison haben wir die Wahl, ob wir das Kästchen einem Buchhalter übergeben oder selbst aussortieren möchten. Werbung

Es gibt andere Pläne, die sinnvoller sein können: Mit ein wenig Technologie können wir einen Großteil der Arbeit, die mit der Nachverfolgung der Ausgaben einhergeht, einsparen. Die folgenden Optionen können die Situation vereinfachen und für eine reibungslosere Steuersaison sorgen.

1. Halten Sie sich an Kunststoff

Wenn Sie alle Ihre Einkäufe mit einer Kredit- oder Debitkarte tätigen können, können Sie möglicherweise Ihre Quittungssammlung aufheben. Die meisten Buchhaltungssoftwarepakete können Ihre Kontoinformationen für Ihre Konten abrufen und bis zu einem gewissen Grad interpretieren. Es gibt jedoch einige Nachteile, wenn Sie sich ausschließlich auf Ihre Kartenauszüge verlassen. Die meisten wissen nicht genau, was Sie gekauft haben, und es kann schwierig sein, sich daran zu erinnern, ob eine bestimmte Zahlung an den Buchladen im letzten Jahr eine Schulungsgebühr war. Barzahlungen können auch durch einen großen Schraubenschlüssel im System erfolgen - es gibt viele Möglichkeiten für Ausgaben, die Sie nachverfolgen müssen, da diese nur in bar erfolgen (denken Sie daran, eine Mahlzeit mit einem Kunden zu teilen). Es gibt andere spezifische Probleme, die damit einhergehen, ob Sie eine Debitkarte oder eine Kreditkarte verwenden. Werbung

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Sie können Ihre Ausgaben in den meisten Buchhaltungsprogrammen mit Anmerkungen versehen. Solange Sie jedoch mit Ihren Belegen Schritt halten, können Sie vermeiden, Ihre Belege länger als einmal im Monat zu organisieren und zu kategorisieren. Es ist keine perfekte Lösung, aber es lässt Ihren Buchhalter nicht so zusammenzucken, wie es der Schuhkarton mit Quittungen tut.

2. Wählen Sie einen Dienst aus

Gegen eine Gebühr nehmen Dienste wie Shoeboxed Ihre Belege entgegen und scannen sie ein. Sie verwenden ein System, das den Text nicht nur erkennt und in einem Format abspeichert, das Sie verwenden können, sondern auch Ihre Belege automatisch kategorisiert. Da Shoeboxed und andere Dienste in der Regel monatlich ausgeführt werden, ist die Anzahl der Belege, die Sie zwischen jetzt und dem 15. April scannen können, möglicherweise zu niedrig. Sie können jedoch eine kurze Überprüfung Ihrer Quittungen vornehmen und alle Bereiche entfernen, die sich nicht auf Ihre Steuern auswirken: Lebensmittel, Filme und alles, was nicht gescannt werden muss, es sei denn, Sie arbeiten daran, alle Ihre Ausgaben und Ihre Ausgaben zu decken Budget unter Kontrolle. Werbung

Die Preise für solche Dienste können variieren. Shoeboxed hat Pläne, die von 9,95 USD pro Monat auf 49,95 USD steigen - ich halte das für einen Deal. Es ist bedeutend billiger, als jemanden zu bezahlen, der Ihre Quittungen für Sie einscannt.

3. Scannen Sie Ihre Belege selbst ein

Auf den ersten Blick scheint es, als ob das Scannen Ihrer eigenen Belege einen Schritt zurück zur Bezahlung eines Dienstes darstellt, um dies für Sie zu tun. Aber mit der richtigen Ausrüstung können Sie den Prozess zu Hause so ziemlich automatisieren. In diesem Fall ist das richtige Gerät ein Scanner, der speziell für Quittungen gedacht ist: Ich habe das NeatReceipts-System verwendet und finde es tatsächlich einfacher, meine Quittungen zu verpacken und zu versenden. Ich setze mich vor eine Fernsehsendung oder einen Film und speise meine Quittungen in den Scanner. Die optische Zeichenerkennung ist sehr gut - für die meisten Belege extrahiert der Scanner alle relevanten Informationen und legt sie in einem Format ab, das ich in meine Buchhaltungssoftware kopieren (und als PDF speichern kann). Werbung

Ob sich der Preis für den Kauf eines Scanners nur für Ihre Belege auszahlt, hängt davon ab, wie viele Belege Sie verarbeiten möchten. Je nachdem, wo Sie den Scanner abholen, kann der Preis über den Kosten eines Jahres liegen Plan bei Shoeboxed - aber weniger als ein Plan für die mittlere Ebene. Verwenden Sie es länger als ein Jahr, oder scannen Sie mehr Belege mit ihm, als ein Dienst zulässt, und es ist eigentlich gar nicht so teuer. Und solange Sie die Quittung haben, können Sie den Scanner möglicherweise von Ihren Steuern abschreiben.

4. Old School gehen

Wenn Sie nicht das Geld für Werkzeuge oder Dienstleistungen ausgeben möchten, um Ihre Quittungen für Sie zu pflegen, gibt es immer den Old-School-Ansatz. Sie können Ihre Belege manuell in Excel oder eine andere Buchhaltungsoption eingeben. Es ist jedoch erwähnenswert, dass ein solcher Ansatz nicht nur zeitaufwendig ist: Er erfordert mehr Disziplin, als die meisten Menschen bereit sind, sich der Verwaltung von Belegen zu widmen. Wenn Sie auch nur ein wenig hinterher kommen, kann es absolut unmöglich erscheinen, aufzuholen.

Sonstige Dienstleistungen und Tools

Ich erwähnte Tools und Services, die ich tatsächlich nutzen und für zuverlässig befunden habe. Aber ich weiß, dass es noch viele andere Möglichkeiten gibt - wenn Sie einen Dienst oder ein Tool zum Organisieren Ihrer Belege verwendet haben, die Ihnen besonders gefallen, teilen Sie uns bitte einen Link in den Kommentaren mit.