30 Tage mit Asana

(Anmerkung des Herausgebers: Dies ist ein vorgestellter Beitrag in unserer laufenden Serie “30 Tage mit… ”, Dies beschreibt die Verwendung eines Produktivitätswerkzeugs, -services oder -produkts, das wir in den letzten 30 Tagen verwendet haben. Wir möchten unseren Lesern einen detaillierten Überblick über Tools und Produkte geben, an denen sie interessiert sind, und ihnen unsere Gedanken mitteilen, wie sie diese Produkte schneller und besser nutzen können. Genießen.)

Als ich unabhängig arbeitete, brauchte ich wirklich keinen Task-Manager, der die Kommunikation und Zusammenarbeit über die Kilometer hinweg bewältigen konnte. Seit ich jedoch anfing, mich an viel mehr Teamaktivitäten zu beteiligen - so sehr, dass ich tendenziell mehr Zeit in einer Teamumgebung verbringe als nicht -, stellte ich fest, dass mein Task-Manager (OmniFocus) einige der wichtigsten Aufgaben verließ. benötigte Aufgaben auf dem Tisch. Außerdem arbeiten viele Leute, mit denen ich zusammenarbeite, nicht auf einem Mac oder iOS-Gerät, was die Verwendung von OmniFocus zu einem strittigen Punkt gemacht hat.

Ich habe andere Aufgabenmanagement-Lösungen ausprobiert, wie Flow, und bin sogar ein bisschen in Wunderkit eingestiegen. Aber nichts hat alles erfasst, was ich für eine bessere Lösung brauchte als Asana, die Idee des ehemaligen Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und des ehemaligen Facebook-Mitarbeiters Justin Rosenstein.

In meinen 30 Tagen mit Asana gab es viel zu entdecken. Und während ich ziemlich tief eintauchte, möchte ich Sie nicht mit all den Feinheiten überwältigen. Stattdessen erhalten Sie viele der Highlights, die ich in den letzten 30 Tagen bei der Verwendung von Asana entdeckt habe, und ich lasse etwas Zeit für weitere Erkundungen, während sich das Produkt entwickelt.

Lass uns anfangen…

Arbeitsbereiche

Mit Asana können Sie Arbeitsbereiche erstellen, die mehr als nur Projekte sind. Tatsächlich können Sie Projekte in Arbeitsbereiche einfügen. Ich kann Workspaces am besten so beschreiben, dass sie wirklich sind “Schwerpunkte” Sie müssen den Überblick behalten und über mehrere Ebenen verfügen, damit Sie Aufgaben und Projekte in diesen verwalten können. Ich habe mehrere Arbeitsbereiche erstellt:

• Persönlich: Enthält persönliche Projekte und Aufgaben
• Professional: Enthält einzelne Projekte und Aufgaben, die sich auf die Arbeit beziehen
• Familie: Enthält Familienprojekte und -aufgaben
• Mehrere “Teambasiert” Arbeitsbereiche: Jeder dieser Bereiche enthält Projekte und Aufgaben, die dem Team zugeordnet sind, mit dem ich in diesem Arbeitsbereich zusammenarbeite

In diesem letzten Punkt hat Lifehack einen eigenen Arbeitsbereich, meine Podcasts, mit denen ich Co-Hosts habe, haben eigene Arbeitsbereiche und so weiter. Grundsätzlich erhält jeder berufliche Schwerpunkt, der (als Ganzes) geteilt werden muss, einen eigenen Arbeitsbereich. Ich habe den Fehler gemacht, sie zuerst unter Professional zu stellen, musste dann aber alle meine Professional-Projekte und -Aufgaben für mich privat machen. Wenn Sie Asana also sowohl als Team- als auch als individuelle Aufgabenverwaltungslösung verwenden möchten, behalten Sie Ihren Workspace für sich und fügen Sie Workspaces für die verschiedenen Kunden / Partnerschaften hinzu, an denen Sie zusammenarbeiten müssen, und fügen Sie die Beteiligten zu diesen Workspaces hinzu. Werbung

Ich habe auch eine separate Familie, damit ich das mit meiner Frau teilen kann und sie nicht alle meine anderen Sachen sehen muss, die sie nicht direkt betreffen. Sicher, ich kann einzelne Aufgaben und Projekte unter diesem Arbeitsbereich mit ihr teilen, aber eine Familie zu haben, macht sie und meine Teamkollegen im Grunde genommen dazu, sich auf einen bestimmten Bereich zu konzentrieren.

Während meiner ersten Wochen bei Asana konnte ich mich nicht in den Arbeitsbereichen in der Seitenleiste bewegen. Sie blieben in der Reihenfolge, in der sie erstellt worden waren. Doch kurz bevor ich meine anfängliche Zeit bei Asana beendet hatte, hatten sie (unter anderem) eine Neuordnung von WorkSpaces veranlasst. So aktiv ist Asana.

Jede Person, die Sie einem Arbeitsbereich hinzufügen, erhält eine E-Mail-Einladung und Sie können überprüfen, ob sie akzeptiert wurde, indem Sie in Ihren Arbeitsbereichseinstellungen auf die Registerkarte Mitglieder klicken. Während jemand Mitglied mehrerer Arbeitsbereiche sein kann, werden die Aufgaben ausgeführt Die Projekte sind unabhängig voneinander, sodass sie nur in diesem Arbeitsbereich und nicht in Asana als Ganzes angezeigt werden können. Ich finde, dass - obwohl Sie nicht jede Menge E-Mails bekommen - eine regelmäßige Update-E-Mail von Asana on Workspaces dabei hilft, wenn Sie nicht daran gewöhnt sind, in mehreren Schwerpunktbereichen zu arbeiten. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen in Ihren Asana-Kontoeinstellungen auf der Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren.

Spitze: Das Tolle an E-Mail-Benachrichtigungen von Asana ist, dass Sie sie an jede E-Mail senden können, die Sie für die von Ihnen ausgewählten Arbeitsbereiche möchten. Alle meine Lifehack-Benachrichtigungen gehen von und zu meinem Lifehack-E-Mail-Konto, was die Verwaltung dieses Schwerpunktbereichs erheblich vereinfacht.

Projekte

Projekte sind im Wesentlichen das Rückgrat von Asana im Gegensatz zu Aufgaben in anderen wichtigen Systemen. Sie können Projekte auf verschiedene Arten anzeigen: nach Priorität, nach Verantwortlichem oder nach zugeordneten Tags. Die von Asana integrierte Filterung ermöglicht eine umfangreiche Anpassung, sodass Sie sehen können, was Sie wollen und wie Sie wollen.

Wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, wie Arbeitsbereiche funktionieren, ist es einfacher, Projekte darin abzulegen. Sie können sowohl öffentliche als auch private Projekte in einem bestimmten Arbeitsbereich erstellen. Ersteres kann von allen Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs angezeigt werden. Sie können ein Projekt auch durch Duplizieren eines vorhandenen Projekts erstellen. Dies eignet sich hervorragend zum Wiederholen von Projekten (z. B. zum Verwalten eines Podcasts oder eines wöchentlichen Blog-Veröffentlichungsplans). Klicken Sie einfach auf den Pfeil am oberen Rand des Projekts, das Sie kopieren möchten, und wählen Sie “Projekt duplizieren.” Anschließend erhalten Sie eine Liste der Elemente, die Sie duplizieren möchten, sowie die Möglichkeit, den Namen des neu erstellten Projekts zu ändern. Werbung

Spitze: Erstellen Sie Projektvorlagen mit der oben beschriebenen Duplizierungsmethode. Sie sind äußerst nützlich, und Sie können viele der Attribute aus dem ursprünglichen Projekt beibehalten, damit Sie effizienter mit Projekten arbeiten können, die regelmäßig durchlaufen. Oh, und Sie können Projekten keine Fälligkeitstermine hinzufügen, also lassen Sie die Aufgaben in den Projekten dies für Sie tun. Archivieren Sie einfach das Projekt, wenn alle Aufgaben erledigt sind.

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Was macht glücklich? 20 Geheimnisse von „immer glücklichen“ Menschen

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

Aufgaben

Aufgaben sind der Baustein jedes produktivitätsorientierten Systems, und bei Asana ist dies nicht anders. Aufgaben sind grundsätzlich “zu dosieren” und Sie können ihnen eine Vielzahl von Dingen hinzufügen, um sie informationsreicher zu machen. Notizen und Kommentare sind fantastische Aspekte von Asana. Mithilfe von Kommentaren können Teamkollegen bei Aufgaben außerhalb von E-Mails miteinander kommunizieren. Mithilfe von Notizen können Sie Hyperlinks und vieles mehr in eine Aufgabe einbinden, sodass Sie für jeden etwas bereitstellen können Notwendigkeit für eine Aufgabe in Asana.

Über die Registerkarten im linken Bereich können Sie Aufgaben nach Projekt, Tag oder Person anzeigen. Sie können sicherstellen, dass Sie nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen, indem Sie öffnen “Ihre Aufgaben,” Diese finden Sie auch im linken Bereich. Klicken Sie in Ihrer eigenen Aufgabenliste auf den Punkt links neben einem Aufgabennamen (oder verwenden Sie die Symbole in den Aufgabendetails im rechten Bereich), um Ihre Aufgaben nach zu organisieren “Absicht” - wie in, wenn Sie an ihnen arbeiten werden. Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, klicken Sie auf “Archiv” Dropdown-Menü am oberen Rand eines Projekts, um es aus der Ansicht auszublenden.

Beachten Sie beim Erstellen von Aufgaben, dass alle Aufgaben, die Sie in Ihre Aufgaben (oder in ein privates Projekt) einfügen, standardmäßig privat sind. Sobald Sie jedoch öffentliche Tags hinzufügen oder die Aufgabe einem öffentlichen Projekt hinzufügen, machen Sie die Aufgabe öffentlich - und für alle Mitglieder des Arbeitsbereichs sichtbar. Ich füge ein “x” auf Tags, die für den privaten Gebrauch bestimmt sind (wie “xwriting” vs “Schreiben”), damit ich nicht versehentlich etwas teile, das geheim bleiben soll. Stellen Sie sicher, dass Sie die “x” am Anfang des Tags, damit Sie nicht versehentlich automatisch zu einem öffentlichen Tag vervollständigen.

Um einer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, klicken Sie einfach in das Feld mit den Aufgabendetails (oder verwenden Sie “Tab + D” auf Ihrer Tastatur). Sie können die Aufgabe so einstellen, dass sie regelmäßig wiederholt wird - oder Sie können ein ziemlich cooles Intervall festlegen, das als bezeichnet wird “regelmäßig”. Grundsätzlich können Sie eine bestimmte Anzahl von Tagen zuweisen, nachdem es als abgeschlossen markiert wurde, um es noch einmal zu wiederholen. Wenn Sie andere Personen im Auge behalten müssen, überprüfen Sie einfach den Status einer Aufgabe im Workflow eines Bearbeiters, indem Sie in den Aufgabendetails auf das Symbol rechts neben dessen Namen klicken.

Spitze: Wenn Sie eine Liste von Aufgaben erstellen (für mich ist es Simplenote auf meinem iPhone - obwohl Sie einen beliebigen Texteditor verwenden können, der wieder mit Ihrem Computer synchronisiert wird) und ihn auf Asana ziehen, wird für jedes Element eine separate Aufgabe erstellt. Wenn Sie zwischen den einzelnen Listen ein Leerzeichen einfügen, z. B. mit Aufzählungspunkten und einer Überschrift, wird der nicht mit Aufzählungszeichen versehene Punkt zur Prioritätsüberschrift. Während dies in der iPhone-App nicht funktioniert, können Sie mit einem Texteditor einfache Listen erstellen und diese dann zur Verarbeitung an Asana übergeben, wenn Sie bereit sind.

Stichworte

Ich betrachte Tags so, als wären sie Kontexte im Sinne von GTD. Folgendes sagt Asana zu Tags: Werbung

“Tags bieten eine zusätzliche Kategorisierungsebene für Aufgaben - sie identifizieren wichtige Merkmale, die Aufgaben gemeinsam haben.”

Ich benutze Orte (oder Aktivitäten, wie “Schreiben”) als Tags. Im Gegensatz zu Kontexten in GTD-Apps wie OmniFocus kann ich einer Aufgabe mehrere Tags zuweisen, indem ich sie so betrachte. Dies ist eine großartige Funktion, insbesondere wenn Sie in Betracht ziehen, dass Sie ein Tag in ein Projekt ändern können, wenn Sie dies jemals für erforderlich halten. Ich habe dies noch nicht getan, aber wenn ich am Ende mit “zwitschern” Als Tag für mehrere Aufgaben kann ich es in ein Projekt verwandeln und dann von diesem Standpunkt aus angreifen. Dadurch kann ich es immer wieder duplizieren, falls ich viel Zeit auf Twitter verbringen muss (oder es wird ein größerer Aspekt meines Arbeitsbereichs als das, was ein Tag anzeigen würde)..

Spitze: Dies kommt direkt von Asana: Für Aufgaben, die für die Fertigstellung von mehr als einem Projekt erforderlich sind, können Sie dies durch Klicken auf das Symbol angeben “Plus” Klicken Sie in den Aufgabendetails oder durch Eingabe auf die Schaltfläche rechts neben Projekte “Tab + P,” und Eingabe des Namens des relevanten Projekts.

Der Posteingang

So definiert Asana seinen Posteingang, der sich von dem unterscheidet, was die meisten Leute traditionell denken:

Im Posteingang (von Asana) werden alle Aufgaben angezeigt, die Ihnen von einer anderen Person oder aus einem anderen Kontext zugewiesen wurden. Sie können Aufgaben aus dem Bereich Neue Aufgaben annehmen, indem Sie auf das Posteingangssymbol klicken und eine Option auswählen.

Das Beste, was Sie mit diesen tun können, ist, die einfachen GTD-Praktiken von Do, Delegate, Defer oder Delete zu befolgen. Im Allgemeinen gehe ich jeden Morgen die einzelnen Workspace-Posteingänge durch und hänge Aufgaben an verschiedene Projekte an (sofern dies nicht bereits vom Verantwortlichen durchgeführt wurde). Dann hänge ich Fälligkeitstermine, Tags usw. entsprechend an. Das bringt mich aus dem Posteingang und einen Schritt weiter in meine Arbeitsbereiche - genau dort, wo ich sein muss.

Das Tolle an Asana ist, dass der Posteingang nur dazu dient, Aufgaben zu erledigen. Es ist kein praktikabler Ort, um diese zu erledigen. Tatsächlich ist es weitaus transparenter, sie in Asana zu belassen, als wenn Sie dies in einem regulären E-Mail-Posteingang tun würden. Da Notizen und Kommentare von Teammitgliedern nach dem Verlassen eines Auftrags aktualisiert werden, ist der Posteingang ideal für diejenigen, die es einfach nicht schaffen, E-Mail-Nachrichten in einen Auftragsmanager zu packen. Asana beseitigt die schlechten Posteingänge, indem es bessere einführt. Das ist der Grund, warum es für Nicht-GTD-Benutzer so gut funktioniert - und warum es für manche nicht intuitiv ist, dorthin zu wechseln, nachdem sie sich beispielsweise in OmniFocus befinden, das Posteingänge ganz anders behandelt.

Eine scheinbar nahtlose Verbindung

Solange Menschen “kaufen in” Asana, Ihre Arbeitsabläufe werden sich dramatisch verbessern. Ich habe einen Teamkollegen gehabt, der eingesprungen ist und mit mir spielt - und demzufolge sind wir dem Spiel voraus. Ich habe andere gehabt, die einfach nicht darauf eingehen, vergessen, einer Aufgabe zu folgen oder mir eine E-Mail zu senden, anstatt über Asana zu aktualisieren, was zu Redundanz führt. Aber da ich es religiös verwende, kann ich mich auf dem richtigen Weg halten und das bisher nicht Konvertierbare langsam umwandeln. Werbung

Zu den nicht konvertierbaren zählen diejenigen, die andere Team-Task-Management-Lösungen verwenden, diejenigen, die einzelne Task-Manager verwenden, und diejenigen, die überhaupt keine verwenden. Das liegt daran, dass alle Änderungen, die ich auf den Registerkarten "Projekte", "Tags" und "Personen" vornehme, an alle anderen Benutzer im Arbeitsbereich weitergeleitet werden. Diese Art von Verbindung ist per E-Mail nur schwer konsistent zu halten.

Dies ist nur eines der Dinge, die Asanas Markteintrittsbarriere (zumindest im Hinblick auf Produktivitätslösungsstandards) überaus niedrig machen, und das kann nur ein gutes Zeichen für das Unternehmen sein.

Die Asana Wish List

Wenn Sie Asana bereits verwendet haben, wissen Sie, dass es aktiv ist (und stetig aktiv zu diesem Zeitpunkt) Entwicklung. Trotzdem gab es einige Dinge, auf die ich neugierig war, wenn es um Features ging, die möglicherweise zu Asana kommen oder nicht. Also bat ich Kenny Van Zant von Asana, sie anzusprechen:

Mir: Können Sie Aufgaben in Projekte umwandeln??
Kenny: Wir haben das Design für Unteraufgaben / Hierarchien schon lange wiederholt. Es gibt eine Menge interessanter Nuancen, und wir glauben nicht, dass die vorhandenen Dienste dies richtig machen. An diesem Punkt haben wir eine Reihe von Designs und Prototypen durchlaufen, um das perfekte Gleichgewicht zwischen Kraft und Benutzerfreundlichkeit / Schwierigkeit des Aufhängens zu finden. Wir sind sehr gespannt auf die Lösung, für die wir wieder konvergieren.

Mir: Export von Daten für den Offline-Zugriff - Gedanken dazu?
Kenny: Wir planen, diese Art von Export über die vorhandenen Druck- und Mehrfachauswahl- und Kopierfunktionen hinaus zu unterstützen. Aufregender ist jedoch, dass wir den Offline-Zugriff und letztendlich auch die Bearbeitung direkt im Browser über die Offline-Unterstützung von HTML5 unterstützen. Dank unseres Technologie-Stacks sind wir dafür sehr gut geeignet, da fast alle Funktionen von Asana im Browser ausgeführt werden. (Auch heute können Sie weiterhin Änderungen vornehmen, Kommentare hinterlassen usw., wenn Sie während der Verwendung von Asana die Verbindung zum Internet trennen. Ihre Änderungen werden gespeichert, wenn Sie die Verbindung wieder herstellen.)

Mir: Angesichts der Vielzahl von Beiträgen zur Bedeutung von Startterminen und Fälligkeitsterminen (hauptsächlich mit OmniFocus) hat Asana diesbezüglich Pläne zur Implementierung?
Kenny: Unser Plan bezüglich Kalender / Zeitachse ist einer der aufregendsten Teile unserer Produktvision. Ich möchte noch nicht zu viel verraten, aber wir werden Einzelpersonen und Teams ein gemeinsames Verständnis von Zeit und Vertrauen in ihre Fähigkeit vermitteln, die Zukunft ihrer Projekte auf einem Niveau vorherzusagen, das ohne ein lästiges und detailliertes Projekt unmöglich gewesen wäre Managementprozess - weit über die Fälligkeits- und Startdaten hinaus.

Mir: Tageszeit ... warum ist sie nicht da??
Kenny: Wir sehen eigentlich nicht zu viele Anfragen nach Fälligkeiten, sind uns aber einig, dass es eine fehlende Funktion ist, und diese wird durch die oben genannten Kalender- / Zeitleistenarbeiten behoben.

Mir: Was ist die Straße für Asana in Bezug auf iPad, iPhone, Android ... ?
Kenny: Die aktuelle mobile App ist in erster Linie ein Begleiter von Asana auf Ihrem Desktop, sodass Sie von überall aus auf Ihre Aufgaben zugreifen können. Aber das war nur Version 1: Wir werden eine Erfahrung auf iOS und Android entwickeln, die so reaktionsschnell und funktionell ist wie die heutige Desktop-App. Wir sind sehr bemüht, ein großartiges Erlebnis auf Mobilgeräten und Tablets zu bieten.

Abschließend

Ich grabe wirklich Asana. Es hat die Allgegenwart, Kohäsivität und Anpassungsfähigkeit, die ich für eine Aufgabenverwaltungslösung gesucht habe. Es lässt sich schnell skalieren und ermöglicht die Verwaltung von Team- und Einzelaufgaben - und es ist blitzschnell in Bezug auf Synchronisierung und Konnektivität. Und damit können diejenigen, die Aufgaben per E-Mail verwalten möchten, genau das tun, ohne den Fortschritt für diejenigen zu beeinträchtigen, die dies aufgrund der implementierten Integration nicht tun.

Während meine 30 Tage mit Asana vorbei sind, fangen meine Tage mit Asana gerade erst an. Ich empfehle Ihnen dringend, Asana einen Blick darauf zu werfen. Es ist ein echter Game-Changer.