3 Personen, die Sie für die Verwendung des Posteingangs schulen müssen

Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch ankommen, befindet sich auf Ihrer Tastatur ein Mitteilungszettel? Vielleicht eine Post-It-Notiz auf Ihrem Monitor? Vielleicht ein Stapel wichtiger Akten auf Ihrem Stuhl? Jeder dieser Stapel Papierkram braucht Ihre Aufmerksamkeit, aber es gibt keine genaue Reihenfolge. Die Dateien werden an einer anderen Stelle auf Ihrem Schreibtisch gestapelt, sodass Sie sich hinsetzen können. Der Nachrichtenzettel wird zur Seite geschoben, damit Sie sich sofort um etwas Online kümmern können - und etwas Ähnliches passiert mit diesem Post-It, damit Sie den Bildschirm sehen können. All diese sehr wichtigen Zettel gehen wahrscheinlich in den Zufallsmomenten verloren, nachdem Sie sich hingesetzt haben. Wünschen Sie nicht, dass sie alle in nur einen Posteingang gingen, damit Sie alles auf einmal verarbeiten können, wenn Sie Zeit haben? Werbung

Es ist relativ, um sicherzustellen, dass alle Ihre E-Mail- und Online-Benachrichtigungen in den richtigen Posteingang gelangen. Mit der Weiterleitung von E-Mails und einigen Filtern können Sie möglicherweise sogar Ihren E-Mail-Posteingang automatisieren. Aber wenn Sie mit Papier arbeiten, können Sie sich leicht über ein halbes Dutzend Posteingänge verteilen und Probleme haben, mit dem Papierkram Schritt zu halten. Sogar in vermeintlich papierlosen Büros haben Sie immer noch jede Menge Papierkram, den Sie verarbeiten müssen. Es ist sehr gut möglich, Ihre Unterlagen zu optimieren, aber es kann einige Schulungen erfordern, um sicherzustellen, dass alles in Ihrem Posteingang landet. Es gibt einige Leute, die diese Ausbildung besonders brauchen.

1. Sie!

Wenn es darum geht, dass Papiere in Ihren Posteingang gelangen, sind Sie ein Hauptschuldiger. Haben Sie zunächst einen festgelegten Posteingang? Viele Leute behandeln ihren gesamten Schreibtisch als Posteingang - und zu Hause sind sie noch schlimmer. Ihr erster Schritt sollte darin bestehen, einen Korb auszustatten oder Ihren Posteingang anderweitig zu kennzeichnen. Von dort aus müssen Sie sicherstellen, dass alles, was verarbeitet werden muss, in Ihren Posteingang gelangt, anstatt irgendwo anders hinzufallen. Der Aktenstapel auf Ihrem Stuhl und der Mitteilungszettel auf Ihrer Tastatur müssen beide in Ihrem Posteingang abgelegt werden, sobald Sie sich setzen. Werbung

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Es lohnt sich auch, alles andere, was Sie brauchen, in diesen Posteingang zu legen: Wenn Sie regelmäßig Notizen machen oder Listen auf Papier oder in ein Notizbuch schreiben, müssen diese Notizen wahrscheinlich überprüft und möglicherweise so oft ausgefüllt werden, wie Memos auf Ihrem Schreibtisch liegen . Wenn Sie diese Notizen in Ihren Posteingang legen, sehen Sie sie gewöhnlich durch.

Sie müssen sich auch darauf vorbereiten, regelmäßig Ihren Posteingang zu durchsuchen. Ich persönlich finde, dass das Verarbeiten von Papier unmittelbar bevor oder nachdem ich mich um meinen E-Mail-Posteingang gekümmert habe, bedeutet, dass ich alles auf einmal durchblasen kann, aber Sie müssen ein System für sich finden. Das Ziel von Inbox Zero ist für Ihre Unterlagen genauso wichtig wie für Ihre E-Mail. Werbung

2. Ihre Mitarbeiter

Abhängig von Ihrer idealen Welt möchten Sie möglicherweise, dass Ihre Mitarbeiter Sie per E-Mail über neue Aufgaben, Projekte oder andere Elemente informieren, auf die Sie aufmerksam gemacht werden sollen. Es ist jedoch ziemlich schwierig, jeglichen Papieraustausch zu unterbinden: Wenn ein Mitarbeiter eine physische Datei an Sie übergeben muss oder Ihre Unterschrift auf einer bestimmten Seite benötigt, wird er Ihnen wahrscheinlich einige Papiere übergeben. Das heißt aber nicht, dass Sie nicht kontrollieren können, wie diese Hand abläuft.

Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen, können Sie Ihre Mitarbeiter generell anweisen, die Dinge in Ihren Posteingang zu stellen. Wenn Sie es als solches bezeichnen, werden die meisten Ihrer Mitarbeiter auf die Idee kommen, dass das Einlegen von Papieren viel schneller erledigt werden kann. Es wird immer Leute geben, die es nicht schaffen, in den Posteingang zu gelangen - selbst wenn Sie ein großes Schild darüber setzen -, aber wenn Sie auch nur ein paar Leute in Ihren Posteingang holen können, können Sie es schaffen, selbst Papiere zu mischen ist nicht so mühsam. Werbung

3. Höhere Höhen

Die Schulung von Vorgesetzten, Managern und anderen Personen, die Ihnen effektiv sagen, was zu tun ist, kann schwierig sein. Sie können sie höflich bitten, sich an Ihr System anzupassen, und einige werden sich bemühen, dies zu tun, aber einige höhere Unternehmen sind der Ansicht, dass Sie sich angesichts des Zustands der Nahrungskette wirklich an ihr System anpassen sollten. Dies kann zu einer weiteren Neuanmeldung für Sie führen, ohne dass Sie viele Schritte unternehmen müssen.

Es ist jedoch nicht unmöglich, Ihren Vorgesetzten für die Verwendung Ihres Posteingangs zu schulen. Es geht darum zu zeigen, welche Auswirkungen es hat, wenn Sie tatsächlich etwas in Ihren Posteingang bekommen: Wenn Sie schneller zu etwas in Ihrem Posteingang gelangen als zu etwas außerhalb davon, können Sie den Wert der Verwendung beweisen. Ich schlage nicht vor, dass Sie Ihrem Chef gegenüber völlig passiv aggressiv sind und alles ignorieren, was nicht in Ihren Posteingang gelangt - es wird Ihrer Situation nicht helfen -, aber es ist nicht unvernünftig, zuerst alles in Ihrem Posteingang zu behandeln und dann zu suchen Für Projekte oder Aufgaben, die sich möglicherweise an anderen Orten angesammelt haben, könnte jemand erwarten, dass Sie dies überprüfen.

Ihr Posteingang

Ein Posteingang auf Ihrem Schreibtisch klingt nach einem kleinen Produktivitätsproblem. Denn wenn etwas auf Ihrem Schreibtisch liegt, werden Sie es wahrscheinlich irgendwann erreichen. Ein Posteingang ist einfach ein Weg, um den Prozess zu beschleunigen. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, was Sie als Nächstes angehen müssen. Nehmen Sie einfach den nächsten Artikel in Ihren Posteingang und arbeiten Sie weiter. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Papier aus Ihrem Posteingang abzulegen, zu zerkleinern oder auf andere Weise wegzuräumen, besteht die Hoffnung, dass Sie einen recht sauberen Schreibtisch haben - einen, an dem Sie problemlos arbeiten können!