20 Tipps zum schnellen Zeitmanagement, um Ihre Produktivität zu steigern

Bist du normalerweise pünktlich oder zu spät? Beenden Sie die Dinge innerhalb der von Ihnen festgelegten Zeit? Reichen Sie Ihre Berichte / Arbeiten pünktlich ein? Können Sie das, was Sie wollen, vor Ablauf der Fristen erreichen? Bist du ein guter Zeitmanager??

Wenn Ihre Antwort ist “Nein” Wenn Sie eine der oben genannten Fragen beantworten, bedeutet dies, dass Sie Ihre Zeit nicht so verwalten, wie Sie es möchten. Hier sind 20 Tipps zum Zeitmanagement, mit denen Sie die Zeit besser verwalten können:

1. Erstellen Sie einen Tagesplan

Planen Sie Ihren Tag, bevor er sich entfaltet. Morgens oder noch besser in der Nacht vor dem Schlafengehen. Der Plan gibt Ihnen einen guten Überblick darüber, wie sich der Tag entwickeln wird. Auf diese Weise werden Sie nicht überrascht. Ihre Aufgabe für den Tag ist es, den Plan so gut wie möglich einzuhalten.

2. Ordnen Sie jeder Aufgabe ein Zeitlimit zu

Stellen Sie sicher, dass Sie die X-Aufgabe bis 10 Uhr, die Y-Aufgabe bis 15 Uhr und das Z-Element bis 17.30 Uhr beenden müssen. Dies verhindert, dass Ihre Arbeit sich in die Zeit zieht, die für andere Aktivitäten reserviert ist.

3. Verwenden Sie einen Kalender

Ein Kalender ist der grundlegendste Schritt zur Verwaltung Ihrer täglichen Aktivitäten. Wenn Sie Outlook oder Lotus Notes verwenden, ist der Kalender Teil Ihrer Mailing-Software.

Google Kalender ist großartig - ich benutze es. Es ist sogar noch besser, wenn Sie es mit Ihrem Mobiltelefon und anderen von Ihnen verwendeten Hardwares synchronisieren können - auf diese Weise können Sie auf Ihren Zeitplan zugreifen, unabhängig davon, wo Sie sich befinden.

Weitere Tipps zum Verwenden des Kalenders für eine bessere Zeitverwaltung: Verwenden eines Kalenders zum Erstellen von Zeit und Raum

4. Verwenden Sie einen Organizer

Ein Organisator hilft Ihnen, den Überblick über alles in Ihrem Leben zu behalten. Es ist Ihr zentrales Werkzeug, um Informationen, Aufgabenlisten, Projekte und andere verschiedene Elemente zu organisieren.

Schauen Sie sich diese Top 15 Zeitmanagement-Apps und -Tools an und wählen Sie die aus, die Ihren Anforderungen entsprechen. Werbung

5. Kennen Sie Ihre Termine

Wann müssen Sie Ihre Aufgaben erledigen? Markieren Sie die Fristen in Ihrem Kalender und Organizer klar und deutlich, damit Sie wissen, wann Sie sie beenden müssen.

Aber stellen Sie sicher, dass Sie diese 10 häufigsten Fehler beim Festlegen von Fristen nicht machen.

6. Lernen Sie zu sagen “Nein”

Nehmen Sie nicht mehr an, als Sie verkraften können. Geben Sie für die Ablenkungen, die auftreten, wenn Sie andere Dinge tun, ein festes Nein an. Oder verschieben Sie es auf einen späteren Zeitraum.

Leo Babauta, der Gründer von Zen Habits, hat einige großartige Einsichten, wie man Nein sagt: Die sanfte Kunst, Nein zu sagen

7. Ziel ist es, früh zu sein

Wenn Sie pünktlich sein möchten, sind Sie entweder pünktlich oder spät dran. Meistens kommst du zu spät. Wenn Sie jedoch früh dran sein möchten, werden Sie höchstwahrscheinlich pünktlich sein.

Bemühen Sie sich, bei Terminen früh zu sein. Reichen Sie Ihre Fristen früher als erforderlich ein.

Lernen Sie anhand dieser Tipps, wie Sie sich auf frühzeitige Maßnahmen vorbereiten können, anstatt nur rechtzeitig.

8. Zeitrahmen für Ihre Aktivitäten

Dies bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit auf X Zeit beschränken müssen. Warum ist Zeitboxen gut für dich? Hier sind 10 Gründe, warum Sie mit dem Time-Boxing beginnen sollten.

Weitere Informationen zum Zeitboxen finden Sie hier: # 5 von 13 Strategien, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Werbung

9. Stellen Sie eine Uhr sichtbar vor sich auf

Manchmal sind wir so in unsere Arbeit vertieft, dass wir den Überblick über die Zeit verlieren. Wenn Sie eine große Uhr vor sich haben, werden Sie immer über die aktuelle Uhrzeit informiert.

10. Stellen Sie die Erinnerungen 15 Minuten vorher ein

Die meisten Kalender haben eine Erinnerungsfunktion. Wenn Sie an einem wichtigen Meeting teilnehmen möchten, stellen Sie diesen Alarm 15 Minuten vorher ein.

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Erinnerungen Ihnen helfen, sich an alles zu erinnern.

11. Fokus

Sind Sie so viel Multitasking, dass Sie einfach nichts erledigen? Wenn ja, konzentrieren Sie sich auf jeweils nur eine Schlüsselaufgabe. Multitasking ist schlecht für Sie.

Schließen Sie alle Anwendungen, die Sie nicht verwenden. Schließen Sie die Registerkarten in Ihrem Browser, die Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Konzentrieren Sie sich nur auf das, was Sie tun. So werden Sie effizienter.

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Effektiv delegieren (Der definitive Leitfaden für Führungskräfte)

Wie Sie in 10 Minuten Prioritäten setzen und 10X schneller arbeiten

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Der CEO von Lifehack hat einen endgültigen Leitfaden zum Fokussieren und Erlernen der Tipps verfasst: So fokussieren und maximieren Sie Ihre Produktivität (der endgültige Leitfaden)

12. Ablenkungen ausschließen

Was lenkt Sie bei Ihrer Arbeit ab? Sofortnachrichten? Telefon klingeln? Kurzmitteilungen kommen herein?

Ich benutze heutzutage kaum noch Chat. Die einzige Zeit, in der ich mich anmelde, ist, wenn ich keine Arbeit vorhabe. Ansonsten wird es sehr ablenkend.

Wenn ich wichtige Arbeiten erledige, schalte ich auch mein Telefon aus. Anrufe während dieser Zeit werden aufgezeichnet und ich melde mich danach, wenn es etwas Wichtiges ist. Das hilft mir, mich besser zu konzentrieren. Werbung

Weitere Tipps zum Minimieren von Ablenkungen, um mehr zu erreichen, finden Sie unter Minimieren von Ablenkungen, um Dinge zu erledigen

13. Verfolgen Sie Ihre verbrachte Zeit

Egg Timer ist ein einfacher Online-Countdown-Timer. Sie geben die Zeit ein, die aufgezeichnet werden soll (Beispiel: “30 Minuten”, “1 Stunde”) und es wird im Hintergrund heruntergezählt. Wenn die Zeit abgelaufen ist, piept der Timer. Gute Möglichkeit, sich Ihrer Zeit bewusst zu werden.

Neben der Eieruhr finden Sie hier jedoch noch weitere Zeiterfassungs-Apps, und wählen Sie eine aus, die am besten zu Ihnen passt.

14. Machen Sie sich keine Sorgen um unwichtige Details

Sie können nie alles so erledigen, wie Sie es möchten. Dies zu versuchen ist ineffektiv.

Der Versuch, perfekt zu sein, schadet Ihnen mehr als dasselbe. Erfahren Sie hier, wie Perfektionismus Ihre Produktivität beeinträchtigt und wie Sie die Einstellung zum Perfektionismus aufgeben können.

15. Priorisieren

Da Sie nicht alles können, lernen Sie, Prioritäten zu setzen und den Rest loszulassen.

Wenden Sie das 80/20-Prinzip an, das ein Schlüsselprinzip bei der Priorisierung ist. Sie können diese Technik auch anwenden, um alles auf Ihrem Teller zu priorisieren: So priorisieren Sie richtig in 10 Minuten und arbeiten 10X schneller

16. Delegieren

Wenn es Dinge gibt, die von anderen besser erledigt werden können, oder Dinge, die nicht so wichtig sind, sollten Sie darüber nachdenken, sie zu delegieren. Das entlastet und Sie können sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren, gewinnen Sie Zeit und erreichen mehr. Weitere Informationen zum effektiven Delegieren von Aufgaben finden Sie in diesem Handbuch: Delegieren von Aufgaben (das endgültige Handbuch für erfolgreiche Führungskräfte)

17. Batch ähnliche Aufgaben zusammen

Für verwandte Arbeiten stapeln Sie sie zusammen.

Zum Beispiel kann meine Arbeit in diese Kerngruppen eingeteilt werden:

1. Schreiben (Artikel, mein nächstes Buch)
2. Coaching
3. Werkstattentwicklung
4. Geschäftsentwicklung
5. administrativ

Ich fasse alle damit verbundenen Aufgaben zusammen, sodass Synergien entstehen. Wenn ich Anrufe tätigen muss, weise ich ein Zeitfenster zu, um alle meine Anrufe zu tätigen. Es rationalisiert den Prozess wirklich.

18. Beseitigen Sie Ihre Zeitverschwender

Was kostet deine Zeit für deine Arbeit? Facebook? Twitter? E-Mail-Prüfung? Hör auf, sie so oft zu überprüfen.

Eine Sache, die Sie tun können, ist, es schwierig zu machen, sie zu überprüfen - entfernen Sie sie von Ihren Browser-Schnellverknüpfungen / Lesezeichen und stopfen Sie sie in einen schwer zugänglichen Lesezeichenordner. Ersetzen Sie Ihre Browser-Lesezeichen durch wichtige arbeitsbezogene Websites.

Während Sie zweifellos immer noch FB / Twitter überprüfen, werden Sie feststellen, dass es eine niedrigere Frequenz als zuvor ist.

19. Schneiden Sie ab, wenn Sie müssen

Der Hauptgrund, warum Dinge überlaufen, ist, dass Sie nicht abbrechen, wenn Sie müssen.

Haben Sie keine Angst, in Besprechungen abzufangen oder eine Grenze zum Abschneiden zu ziehen. Andernfalls wird es nie ein Ende geben und Sie werden nur in die Zeit für später essen.

20. Pufferzeit dazwischen belassen

Packe nicht alles eng zusammen. Lassen Sie zwischen den einzelnen Aufgaben eine Pufferzeit von 5 bis 10 Minuten. Auf diese Weise können Sie die vorherige Aufgabe abschließen und mit der nächsten beginnen.

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