14 Zeitmanagement-Vorlagen zur besseren Organisation

  • John Boone
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Zeitmanagement ist die Fähigkeit, die alle anderen Fähigkeiten freischaltet. Und wenn Sie besser weiterkommen möchten, hilft Ihnen das Zeitmanagement. Wenn Sie eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie wünschen, ist Zeitmanagement die Antwort. Wenn Sie sich weniger überfordert und mehr unter Kontrolle fühlen möchten, ist eine bessere Verwaltung Ihrer Zeit die Antwort. Das Herzstück eines effektiveren Zeitmanagements ist ein Zeitmanagementsystem, das eine Reihe von Listen unterstützt. Mithilfe dieser Zeitmanagementvorlagen können Sie diese Listen erstellen.

Wenn Ihre beste Freundin Ihr Zeitmanagementsystem verwenden würde, was würde sie sagen??

Wenn Sie diesen Artikel lesen, werden Sie wahrscheinlich in eine von drei Gruppen fallen.

  • Diejenigen in Denial: "Ich bin so beschäftigt, dass ich keine Zeit habe, mein Zeitmanagement zu verbessern."
  • Die Unwissenden - "Mein Zeitmanagementsystem funktioniert seit 15 Jahren einwandfrei."
  • Bedürftige - "Wenn dies helfen kann, werde ich es versuchen, weil ich sicher bin, dass ich einige Verbesserungen vornehmen kann."

Diese Zeitmanagement-Vorlagen sind für die Gruppe der Bedürftigen hilfreich. Sie sind einfach, praktisch und können sofort verwendet werden. Wenn Sie die Zeit hätten, hätten Sie ähnliche Vorlagen erstellt. Es ist schwer, wenn Sie in den Gräben sind.

Meine Leidenschaft ist es, anderen zu helfen und seit 14 Jahren ein begeisterter Student und Trainer für Zeitmanagement zu sein. Ich wollte einiges von dem teilen, was ich gelernt hatte. Auf die harte Tour gelernt, das musst du nicht.

Verwendung der 14 Zeitwirtschaftsvorlagen

Die Vorlagen werden in der Reihenfolge entworfen, in der sie verwendet werden müssen. Der erste ist der härteste, Schlüsselergebnisgebiete (KRA) und dann werden sie immer einfacher. Zum Beispiel die 'Daily To Do List', die 'Projects List' und die 'Weekly Evaluation'.

1. Wichtige Ergebnisbereiche Zeitmanagement-Vorlage

Stellen Sie sich die Fußballmannschaft vor, die Sie unterstützen, oder, falls Sie keine haben, eine Mannschaft, die ein Freund unterstützt, oder nur eine, von der Sie gehört haben. Meins ist Oxford United (Cue den sanften Missbrauch!). Der KPI (Key Performance Indicator) von Oxford United wird voraussichtlich die Liga gewinnen. Dies ist ein Teamziel, das jeder im Team erreichen möchte. Dieses Ziel ist nicht für eine Person. Oxford United könnte die Liga gewinnen, aber hat jeder Spieler sein Gewicht gezogen? Hier sind KRA wichtig. Ein Key Result Area (KRA) ist ein individuelles Ziel. Die Idee ist, dass, wenn jede Person auf die Erreichung ihrer KRA hinarbeitet, das Team ihren KPI erreichen sollte. Wenn wir zu unserer Fußballmannschaft zurückkehren, könnte die KRA des Torhüters ein "Gegentor" sein. Die KRA des Stürmers soll ein Tor pro Spiel erzielen, und die KRA des Verteidigers soll 80% ihrer Zweikämpfe gewinnen. Was ist deine KRA??

Aktion: Vervollständigen Sie Ihre KRAs mit der Zeitmanagement-Vorlage Nr. 1, damit Sie jetzt wissen, warum Sie auf der Gehaltsliste stehen - KRAs. Werbung

2. Tägliche Aufgabenliste Zeitmanagement-Vorlage

Diese Zeitmanagement-Vorlage ist am einfachsten zu verstehen, da nur eine Liste der täglichen Aufgaben erforderlich ist. Die Herausforderung besteht darin, dass viele Menschen für jeden Tag eine fortlaufende To-Do-Liste und keine To-Do-Liste schreiben. Jeden Tag eine Aufgabenliste zu haben, fokussiert den Geist. Wenn Sie nicht jeden Tag eine Aufgabenliste haben, können zwei Dinge passieren. Erstens bleiben Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang stecken, weil uns das den Eindruck vermittelt, dass wir hart arbeiten und daher "beschäftigt" sind. Zweitens wird jemand anderes Ihren Tag mit Aufgaben füllen, wenn Sie die Aufgaben nicht selbst ausgewählt haben. Diese Aufgaben können in Form von E-Mails, Anfragen von Vorgesetzten oder Aktionen, die Sie in einer Besprechung erhalten, ausgeführt werden. "Haben Sie jeden Tag einen Plan oder jemand wird einen für Sie haben." Eine tägliche Aufgabenliste ist die Grundlage jedes Zeitmanagementsystems. Verwenden Sie diese Vorlage jeden Tag.

Aktion: Vervollständigen Sie mit der Zeitwirtschaftsvorlage Nr. 2 eine Liste der Aufgaben, die Sie morgen ausführen werden, damit Sie Ihren Plan haben - die tägliche Aufgabenliste.

3. Liste der Projekte Zeitmanagement-Vorlage

Nur sehr wenige Menschen haben eine Projektliste zum Leben und Atmen. Einige haben eine, aber sie wurde einmal geschrieben und seitdem nicht mehr aktualisiert. Eine Projektliste ist ein Mittel, um zu wissen, was das große Zeug ist. Die Dinge, die die größten positiven Auswirkungen auf unsere KRA haben werden. Dies ist die Verbindung zwischen der täglichen Aufgabenliste und dem Grund, warum Sie auf der Gehaltsliste stehen. Dies sind die wichtigsten Ergebnisbereiche. Durch eine Projektliste haben Sie Transparenz über die großen und wichtigen Dinge. Nachforschungen haben ergeben, dass jede Person zu einem bestimmten Zeitpunkt zwischen 50 und 70 Projekte (zu Hause und bei der Arbeit) unterwegs hat. Diese Vorlage fordert nur 14.

Aktion: Vervollständigen Sie eine Liste der Projekte, an denen Sie arbeiten, indem Sie die Zeitmanagement-Vorlage Nr. 3 verwenden, um den Überblick über die wichtigsten Themen zu behalten - die Projektliste.

4. Besprechungsaktionen Zeitmanagement-Vorlage

Meetings sind das notwendige Übel eines Wissensarbeiters. Wir können nicht von ihnen wegkommen. Sie scheinen dort zu sein, wo die Stunden verloren sind und nichts erreicht wird. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass die Aktionen entweder nicht oder nicht gut genug erfasst werden, um etwas Wesentliches zu bewirken. Natürlich sind auch das Erreichen der Ziele, die richtigen Teilnehmer, der Fokus usw. triftige Gründe. Diese Vorlage beginnt mit dem Erfassen der Aktionen. Dies liegt daran, dass die Leute durch die Erfassung klarer Aktionen keinen Spielraum mehr haben, wenn sie sagen: "Ich dachte, er tut das", "Oder was bedeutete diese Aktion?" Oder "Ich habe die Aktionen erst gestern erhalten." Das Treffen vor 2 Wochen '.

Aktion: Vervollständigen Sie die Zeitmanagementvorlage Nr. 4, damit Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen können, dass Aktionen ausgeführt werden - Besprechungsaktionen.

5. Warten auf Liste Zeitmanagement-Vorlage

Sie delegieren an Menschen. Leute oben. Leute unten. Leute zur Seite. Wie können Sie nachverfolgen, von wem Sie wann was verlangt haben? Eine Warteliste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Mit dieser Vorlage können Sie die von Ihnen angeforderten Vorgänge parken, damit Sie die Person nicht ständig verfolgen und klar erkennen, wann Sie die Aufgabe erledigen möchten. Und das vergisst du natürlich nicht. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Warteliste ist die Beurteilung. Dies kann jeden Tag geschehen, solange es ein neues Element in Ihrem Zeitmanagementsystem ist. "Weiter unten auf der Straße" ist dies möglicherweise erst zu Beginn und am Ende der Woche der Fall, wenn Sie sich mit dieser Vorlage vertraut machen. Werbung

Aktion: Vervollständigen Sie eine Wartezeit mit der Zeitmanagement-Vorlage Nr. 5, damit Sie die Kontrolle über das haben, was Sie delegiert haben - Warteliste.

6. Ablenkungsliste Zeitmanagement-Vorlage

Eine der größten Herausforderungen des Zeitmanagements, insbesondere in einem Großraumbüro, besteht darin, eine Aufgabe zu starten und zu erledigen. Lernende in unserem Zeitmanagement-Kurs sagen uns, dass sie das Gefühl haben, nichts zu tun. Ein Grund dafür ist, dass Wissensarbeiter so viele Bälle jonglieren müssen. Teilweise liegt es daran, dass wir zögern, weil wir eine Aufgabe nicht mögen. Hauptsächlich deshalb, weil sie keinen strukturierten Umgang mit wandernden Gedanken haben. Eine "Ablenkungsliste" ist eine einfache Vorlage, die Sie auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren würden. Wenn Sie sich dann auf eine Aufgabe konzentrieren und dann Gedanken in Ihren Kopf kommen, schreiben Sie sie auf und nehmen sie aus dem Kopf, sodass Sie wieder zur eigentlichen Aufgabe zurückkehren können. Mehr als 50% Zeit wird einer Aufgabe hinzugefügt, indem sie nicht in einem Durchgang gestartet und abgeschlossen wird. Drucken Sie diese Vorlage aus und lassen Sie sie auf Ihrem Schreibtisch oder auf Ihrem Bildschirm geöffnet.

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Aktion: Vervollständigen Sie die Zeitverwaltungsvorlage für die Ablenkungsliste Nr. 6, damit Sie sich von Anfang bis Ende auf die Erledigung einer Aufgabe konzentrieren können - Ablenkungsliste.

7. Wöchentliche Ziele Zeitmanagement-Vorlage

Stellen Sie sich eine Verkaufsmannschaft ohne Verkaufsziel vor oder die Fußballmannschaft von Oxford United, die jeden Samstag "nur zum Spaß" spielt. Das Gleiche gilt für die Zeitwirtschaft. Sie haben wahrscheinlich Ziele (KPIs und KRAs) für das Jahr oder das Quartal. Diese Vorlagen fordern Sie auf, Ziele für die Woche festzulegen. Zu Beginn der Woche fragt diese Vorlage: "Wenn Sie auf diese Woche zurückblicken würden, was würden Sie gerne erreicht haben?". Indem wir unsere Ziele für die Woche aufschreiben, können wir uns auf das konzentrieren, was wichtig ist, wenn wir uns in den Gräben von E-Mails, Telefonaten und Besprechungen festsetzen. Idealerweise würden sich die wöchentlichen Ziele positiv auf die vorrangigen Projekte auswirken, die sich wiederum auf Ihre KRA auswirken, die sich auf die KPIs auswirken. In diesem Fall haben Sie eine stählerne Gliederkette, die direkt durch Ihr Zeitmanagement läuft und die Verbindung und Stärke aufrechterhält.

Aktion: Vervollständigen Sie Ihre Wochenziele für diese Woche, damit Sie mithilfe der Zeitmanagementvorlage Nr. 7 - Wochenziele ermitteln, was Sie erreichen möchten.

8. Wöchentliche Auswertung Zeitmanagement-Vorlage

Zu Beginn der Woche haben Sie die Vorlage "Wöchentliche Ziele" mit den 7 Dingen ausgefüllt, die Sie in dieser Woche erreichen möchten. Am Ende der Woche ist es sinnvoll zu sehen, wie Sie es gemacht haben. In der Vorlage "Wöchentliche Evaluierung" wird gefragt, ob Sie diese wöchentlichen Ziele mit einem einfachen Tool namens "PMI" (Positive, Minus und Interesting) erreicht haben. Am Ende der Woche schreiben Sie 3 Dinge, die positiv über die Woche waren, 3 Dinge, die negativ oder nicht so gut über die Woche waren, und 3 Dinge, die interessant über die Woche waren. Zum Beispiel: "P: Tolles Treffen mit dem neuen Kunden ABC", "M: Nur 4 von 7 Zielen erreicht" und "Ich: Zwei von meinem Team sind krank". In der letzten Box werden Sie aufgefordert, eine Zeitverwaltungsaktion durchzuführen, nachdem Sie Ihre Woche bewertet haben, z. "Ich werde 1 Stunde pro Woche für das XYZ-Projekt in mein Tagebuch eintragen."

Aktion: Vervollständigen Sie die wöchentliche Evaluierung, damit Sie wissen, ob Sie Ihre wöchentlichen Ziele mithilfe der Zeitmanagementvorlage # 8 - Wöchentliche Evaluierung erreicht haben. Werbung

9. Monatliche Ziele Zeitmanagement-Vorlage

Ähnlich wie bei 'Weekly Goals'. Diese Vorlage fordert Sie auf, die großen Dinge zu schreiben, die Sie in diesem Monat erreichen möchten.

10. Monatliche Auswertung Zeitmanagement-Vorlage

In der Zeitverwaltungsvorlage "Monatliche Bewertung" werden Sie aufgefordert, die Ziele zu bewerten, die Sie in der Vorlage "Monatliche Ziele" festgelegt haben.

11. Jahresziele Zeitmanagement-Vorlage

Die Vorlage "Jahresziele" vervollständigt die Reihe der Ziele. Wöchentlich, monatlich und dann jährlich. Die Herausforderung bei der Festlegung von Jahreszielen besteht darin, sie groß genug zu machen, um als Jahresziel zu gelten, aber nicht zu groß, als dass sie „Lebensziele“ wären. Lebensziele werden in diesen Vorlagen nicht behandelt.

12. Jährliche Bewertung Zeitmanagement-Vorlage

Bei der im Januar abgeschlossenen jährlichen Evaluierung geht es um einen Rückblick auf das vergangene Jahr. Ermitteln, was funktioniert hat, was nicht, und die Lektion für das Schreiben der Jahresziele für das nächste Jahr gelernt.

13. Eines Tages vielleicht Liste Zeitmanagement-Vorlage

Diese Vorlage ist wichtig, um eine der wichtigsten Einstellungen eines effektiven Zeitmanagers zu erreichen. Die Einstellung lässt sich am besten mit dem Satz „Die erfolgreichsten Menschen sind die mit den leeren Köpfen“ zusammenfassen. Die tägliche Aufgabenliste und die Projektliste sind großartige Vorlagen für die Verwaltung unserer unmittelbaren und großen Aufgaben. Auf der Liste „Irgendwann kann es sein“ können Sie alle Dinge eintragen, die Sie tun möchten, die jetzt jedoch nicht dringend oder wichtig sind. Einige Beispiele könnten sein: "Alle Dokumente zu Hause einreichen", "Rente beziehen", "Nachfolgeregelung für das Unternehmen erstellen"..

Aktion: Vervollständigen Sie die Liste "Vielleicht eines Tages", damit Sie "alles andere" mithilfe der Zeitverwaltungsvorlage Nr. 13 - Liste "Vielleicht eines Tages" einfügen können.

14. Projektzeitmanagement Vorlage

Der durchschnittliche Wissensarbeiter verwaltet Projekte und wenn er ehrlich mit sich selbst ist, ist seine Erfahrung in der Projektverwaltung genau das, was er selbst gelernt hat. Sie haben möglicherweise von großen IT-Projekten gehört, die mit Gantt-Diagrammen oder Qualifikationen wie Prince2 verwaltet werden. Dennoch sehnen sie sich nach etwas Einfachem, das ihnen Kontrolle gibt, ohne zu umständlich zu sein. Diese einseitige Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihre wichtigen Projekte besser zu verwalten, indem Sie die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten besser vorbereiten und vermeiden. Werbung

Aktion: Vervollständigen Sie die Projektzeitmanagement-Vorlage Nr. 14, um sich besser auf wichtige Projekte vorzubereiten und diese auf dem neuesten Stand zu halten - Projektvorlage.

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Fügen Sie zunächst eine dieser Vorlagen in Ihr Zeitmanagementsystem ein. Dann noch eine Woche später, bis Sie die Vorlage gewohnheitsmäßig verwenden. Es dauert 21 Mal, um eine Gewohnheit zu bilden. Sie können sich jetzt besser organisieren. Viel Glück!

Ausgewählter Fotocredit: Sonovate über sonovate.com




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