12 Geheimnisse für ein hochproduktives Meeting, das Sie kennen sollten

  • Robert Barton
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Während meiner vierzigjährigen Arbeit habe ich mich immer über lange, langweilige und unproduktive Treffen beschwert. Treten Sie dem Club bei! Ja, Meetings im alten Stil wirken sich negativ auf Moral, Produktivität und Motivation aus.[1]

“Er (Warren Buffett) lässt seinen Kalender nicht mit nutzlosen Besprechungen füllen.”- Bill Gates

Warum können Meetings nicht kürzer, produktiver und sogar lustig sein??

Die gute Nachricht ist, dass viele Unternehmen jetzt führend bei der Verwaltung ihrer Meetings sind.

Hier sind 12 Geheimnisse eines produktiven Meetings. Wenn Sie Manager oder Teamleiter sind, möchten Sie diese möglicherweise implementieren. Wenn Sie Mitglied eines Teams sind, können Sie immer Vorschläge machen, damit Meetings wirklich sehr produktiv werden.

1. Zeit ist nicht das eigentliche Problem

Die meisten Leute beklagen, dass sie nicht genug Zeit haben und Meetings sie dieser kostbaren Ware berauben können. Eine andere Sichtweise ist es, sich einfach auf die Energieniveaus zu konzentrieren, die Sie haben.

Planen Sie Pausen ein, damit die Produktivität maximal bleibt. Werbung

“Verwalte deine Energie, nicht deine Zeit.” - Tony Schwartz

2. Verkürzen Sie Meetings

Das Festlegen eines Zeitlimits von 10 oder 15 Minuten kann wirklich hilfreich sein. Einige Manager erhalten tatsächlich einen Timer, der nach Beendigung der Besprechung abläuft. Es ist kein Zufall, dass TED-Gespräche eine Höchstdauer von 18 Minuten haben.

Der Grund dafür ist, dass alle Untersuchungen zeigen, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne allmählich abnimmt, wenn Besprechungen oder Gespräche länger dauern. Studien, die an der Texas Christian University durchgeführt wurden, zeigen, dass sich die Schüler nach kürzeren Kursen mehr Informationen merken.[2]

3. Planen Sie Meetings nur bei Bedarf

Die meisten Unternehmen haben eine festgelegte Uhrzeit und einen festgelegten Tag für Besprechungen. Dies bedeutet, dass die Produktivität nur aufgrund eines festgelegten Zeitplans verlangsamt wird.

Es ist viel besser, sich zu treffen, wenn Dinge erledigt, Entscheidungen getroffen und Aktionspunkte festgelegt werden müssen.

4. Treffen Sie sich im Stehen oder an einem anderen Ort

Eine sehr interessante Untersuchung zeigt, dass das Hinsetzen die territorialen Probleme erhöht.[3]

Die Menschen fühlen sich wohl und wollen auch ihre Position oder Autorität behaupten. Dies ist im Stehen nicht so einfach. Werbung

Die Teilnehmer fühlen sich weniger wohl und möchten die Dinge schneller erledigen. Es gibt andere innovative Arten, Meetings abzuhalten.

“Aber wo immer Sie sind, seien Sie innovativ mit Ihrem Raum. Versuchen Sie es mit einem Stand-up-Meeting oder verlassen Sie die Schreibtische und gehen Sie in den Park. Raus aus dem Alltag.”- Richard Branson

5. Planen Sie die Agenda im Voraus

Für ein kurzes Meeting ist noch eine Agenda erforderlich, die nach Möglichkeit vor dem Meeting verteilt werden sollte. Es hilft den Menschen, sich auf die Themen vorzubereiten und sich darauf zu konzentrieren, die diskutiert werden müssen.

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6. Erstellen Sie eine Smartphone-Freizone

Fragen Sie die Leute nach ihren Kollegen, die Smartphones oder Tablets während Besprechungen verwenden. Die Mehrheit lehnt dies ab, da es einen Mangel an Respekt zeigt und auch zeigt, dass die volle Teilnahme lückenhaft oder nicht vorhanden ist.[4]

Es ist viel besser, den Besprechungsbereich zu einer Freihandelszone für Smartphones zu machen und die Leute dazu zu ermutigen, die Telefone draußen in einem Korb mit angehängten Postfächern zu lassen. Das Weiße Haus tut dies bereits.

7. Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer

Dies ist eine der Empfehlungen, die in Kristen Gils Post 'Start-Up Speed' erwähnt wurden..[5] Sie ist Vice President of Business Operations bei Google. Werbung

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Wenn Sie die Teilnehmer auf diejenigen beschränken, die direkt an einem Projekt oder einer Prozedur beteiligt sind, bleibt den anderen mehr Zeit, um mit ihrer Arbeit fortzufahren.

8. Führen Sie das Meeting wie ein Uhrwerk aus

Die Leitung eines Meetings ist eine wirklich geschickte Aufgabe. Im Idealfall müssen Sie einige oder alle der folgenden Aktionen ausführen:

  • Geben Sie den Zweck des Treffens an, z. - “Wir treffen uns heute, um den Besuch der Rechnungsprüfer abzuschließen”.
  • Halten Sie themenfremde Interventionen von der Tagesordnung fern. Sie können auf dem Parkplatz abgestellt werden, wenn am Ende noch Zeit ist.
  • Ermutigen Sie alle, sich zu beteiligen.
  • Entmutigen Sie die Show-Offs.
  • Halten Sie sich an die festgelegte Zeit.

9. Aktionspunkte zum Mitnehmen

Die Person, die das Meeting leitet, muss das Ganze innerhalb der kurzen Zeitspanne auf Kurs halten.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Menschen am Ende eine Liste von Aktionspunkten haben und diese dem DRI (Directly Responsible Individual) zugeordnet sind..[6]

10. Transitzeit zulassen

Stellen Sie sicher, dass vor dem Meeting genügend Zeit programmiert ist, damit die Teilnehmer tatsächlich pünktlich ankommen können.

Das Einplanen von zehn Minuten vor und nach anderen Engagements erleichtert es den Menschen, ihre Abwesenheit zu planen, auch wenn es sich um eine sehr kurze Zeit handelt.

Über die Entscheidungen wird ein Protokoll geführt, das als Erinnerung an alle Teilnehmer per E-Mail versendet werden kann. Werbung

11. Umreißen Sie die Ergebnisse und planen Sie die nächste Sitzung

Unter der Annahme, dass die Aktionspunkte die erforderlichen Ergebnisse liefern, ist es immer eine gute Idee, zu skizzieren, was das nächste Treffen abdecken soll.

Dies muss nicht in Stein gemeißelt werden, sondern sollte zu den Geschäfts- und Marketingplänen passen. Es hilft auch, langfristige Ziele hervorzuheben.

12. Ermutigen Sie das Meeting Skills Training

Das Delegieren einiger Besprechungsaufgaben vor und während der Besprechung ist eine hervorragende Möglichkeit, um das Training der Besprechungsfähigkeiten zu erreichen.

Entscheiden Sie, wer für das Aufschreiben von Aktionspunkten, Timing und Agenden verantwortlich ist. Dies kann abwechselnd erfolgen, sodass Sie weiterhin die Gesamtverantwortung für die Ausführung des Meetings tragen. Sehen Sie sich die folgenden Tipps an, um das effektive Schreiben von Besprechungsprotokollen zu vereinfachen: So schreiben Sie großartige Besprechungsprotokolle, damit beim Übersetzen nichts verloren geht

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Referenz

[1] ^ The Guardian: Gelangweilte Treffen
[2] ^ Carmine Gallo: Die Wissenschaft hinter der 18-Minuten-Regel von TED
[3] ^ SAGE Publications: Aufstehen macht Gruppen für Teamarbeit motivierter
[4] ^ Forbes: Warum erfolgreiche Menschen niemals Smartphones in Meetings einbeziehen
[5] ^ Denken Sie mit Google: Startgeschwindigkeit
[6] ^ Die Muse: Links We Love: Meistern Sie die Kunst des Treffens



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