11 Einfache Tipps für eine effektive E-Mail-Verwaltung

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit der Verwaltung Ihrer E-Mails? Eine Stunde? 30 Minuten? Ein paar Stunden? Vielleicht einen halben Tag?

E-Mails sollen zwar die Kommunikation erleichtern, aber ich vermute, dass sie manchmal zu einem kontraproduktiven Tool werden, da wir so viel Zeit mit der Verwaltung Ihrer E-Mails verbringen! Denken Sie zum Beispiel an folgende Instanzen:

• Klicken Sie manchmal weiter in Ihren Posteingang, obwohl Sie ihn erst vor 5 Minuten überprüft haben?
• Nehmen Sie sich viel Zeit für die tägliche Verwaltung Ihrer E-Mails, z. B. für das Durchsuchen vergangener E-Mails, Sortieren, Organisieren und Löschen alter E-Mails?
• Machen Sie E-Mails oft zu Ihrer ersten Priorität, anstatt Dinge tatsächlich zu erledigen??
• An manchen Tagen verbringen Sie mehr Zeit in Ihrem Posteingang als bei der richtigen Arbeit?

Letztendlich ist E-Mail nur ein Tool, mit dem Sie Ihre Aufgaben erledigen können. Im Folgenden finden Sie 11 Tipps zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Verwaltung:

1. Bearbeiten Sie Ihre Mail einmal täglich

Auch wenn ich meine E-Mails mehrmals am Tag überprüfe, um auf dem Laufenden zu bleiben (für den Fall, dass etwas Seltsames vor sich geht, wie der Ausfall meiner Website oder wenn eine dringende Anfrage vorliegt), verarbeite ich sie nicht sofort. Ich mache das nur einmal am Tag, entweder zu Beginn des Tages oder abends.

Planen Sie ein tägliches Zeitfenster für die Verarbeitung Ihrer E-Mails ein. Wenn Sie das Zeitfenster nicht einhalten, fahren Sie am nächsten Tag fort. Priorisieren Sie die Wichtigsten und lassen Sie den Rest los. (Siehe # 2).

Wenn Sie sich in einer Position auf Arbeitsebene befinden, in der Sie viele zeitkritische E-Mails erhalten, können Sie dies dennoch in die Praxis umsetzen. Es geht nicht darum, E-Mails über Ihr Leben laufen zu lassen. Denken Sie daran, es ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre Arbeit erledigen können und nicht die Arbeit selbst. Werbung

2. Priorisieren Sie 20% der E-Mails. 80% aufschieben

Nicht alle E-Mails sind gleich. Ich liebe die 80/20-Regel, weil sie für jeden einzelnen Bereich unseres Lebens gilt. Einschließlich E-Mails. Die 80/20-Regel lautet, dass 20% der Inputs in jeder Situation für 80% der Outputs verantwortlich sind. Um effektiv zu sein, sollten wir uns auf 20% Input konzentrieren, was zu 80% Output führt. Ebenso sollten wir uns auf 20% hochwertige E-Mails konzentrieren, die zu maximaler Ausgabe führen.

Meine 20% E-Mails sind diejenigen, die mir den nächsten Durchbruch in meiner Arbeit ermöglichen. Dies können Medienanfragen, Interview-Spots, Networking-Möglichkeiten, geschäftliche Leads, Redemöglichkeiten und andere Dinge sein, die zu meinen 20% Geschäftszielen führen. Meine 20% E-Mails enthalten auch Personen, die in meine Arbeit investiert haben, wie z. B. meine 1-1-Coaching-Kunden, Vortragsreden und Leser, die meine Kurse und Produkte gekauft haben. Last but not least fallen hier auch Korrespondenzen mit meinen guten Freunden. Alles andere geht in die 80% Mail.

Für die 20% E-Mails gebe ich ihnen erhebliche Priorität. Ich antworte ihnen normalerweise sofort (besonders wenn sie die 1-Minuten-Regel in # 9 erfüllen); Wenn nicht, komme ich in 1-3 Tagen zu ihnen. Bei 80% der E-Mails dauert es länger, bis ich antworte, manchmal auch nicht (siehe Punkt 4)..

3. Haben Sie ein “Antwort bis zum XX Tag” Mappe

Legen Sie die E-Mails, auf die Sie eine Antwort benötigen, in a ab “Antwort bis zum XX Tag” Ordner, wobei XX der Wochentag ist. Ich habe jede Woche 3 Tage Zeit, um auf E-Mails zu antworten - Di, Do und Sa. Auf diese Weise bin ich nicht gezwungen, sofort zu antworten, wenn ich die Mail erhalte. Ich lese es, erkenne es in Gedanken an und denke darüber nach, bis es Zeit ist zu antworten (durchschnittlich 3-8 Tage nach Erhalt der Mail)..

4. Stellen Sie fest, dass Sie nicht auf jede E-Mail antworten müssen

Ungeachtet Ihrer Meinung müssen Sie nicht auf jede E-Mail antworten. Manchmal kann eine Antwort nach einer bestimmten Zeitspanne auch als Antwort an sich betrachtet werden.

Ich bekomme eine große Menge Leserpost, und für einige Zeit habe ich auf jede eingehende Mail geantwortet. Das hat nichts für mich getan. Ich würde den ganzen Tag damit verbringen, nur die Post zu beantworten, und am Ende des Tages würde ich erschöpft sein und keine wirkliche Arbeit mehr leisten können. Und interessanterweise bekomme so gut wie alle E-Mails, auf die ich antworte, nie eine Antwort (nicht einmal eine Bestätigung oder ein Dankeschön), selbst wenn ich Folgefragen poste, um ihnen weiterzuhelfen. Ich vermute, die Hälfte der Post wird nicht gelesen, und die andere Hälfte sind Post, die die Leute spontan verschicken, und Antworten sind eigentlich egal. So oder so habe ich festgestellt, dass es viel effektiver ist, die Zeit für wertvollere Aufgaben zu nutzen, z. B. für die Arbeit an hochwertigen und inhaltsreichen Produkten, die Unterstützung meiner 1-1-Coaching-Kunden, neue Projekte und das Schreiben neuer Artikel. Werbung

Betonen Sie nicht zu viel, wenn Sie auf jede einzelne Mail antworten. Antworten Sie, wenn es hilft, aber wenn die Kosten für die Beantwortung die Vorteile nicht überwiegen, lohnt es sich vielleicht nicht, sich darüber Gedanken zu machen. Lass es einfach sein und die Dinge werden sich im Laufe der Zeit selbst regeln.

5. Erstellen Sie Vorlagenantworten, wenn Sie häufig ähnliche Antworten senden

Wenn Sie Ihren gesendeten Ordner durchsehen, werden Sie wahrscheinlich einen Trend bei den Dingen finden, auf die Sie antworten. Die Post, die ich auf meiner Website erhalte, kann normalerweise in eine der wenigen Kategorien eingeteilt werden. (1) Feedback / Dankeschön-Mail (2) 1-1 Coaching (3) Anfragen für Buch- / Produktbewertungen (4) Sprechanfragen (5) Andere . Für (1) und (2) verwende ich Vorlagen, die ich zuvor geschrieben habe und die ich in meinen Antworten verwende. Wenn ich antworte, würde ich sie entsprechend den Bedürfnissen der Originalpost anpassen. Das hat mir viel Zeit gespart, im Vergleich zu früher, als ich E-Mails von Grund auf neu geschrieben habe.

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6. Lesen Sie nur die relevanten E-Mails

Ich abonniere mehrere Newsletter - zum Beispiel zu Fitness, Selbsthilfe, Blogging und Business - aber ich lese nicht alle von ihnen gesendeten Mails. Ich lösche sie auch nicht, weil ich weiß, dass sie wertvolle Informationen haben. Stattdessen habe ich Google Mail so eingerichtet, dass sie automatisch in verschiedenen Labels (Ordnern) archiviert werden. Blog-Mails werden im Blogging-Ordner, Fitness-Mails im Health & Fitness-Ordner usw. archiviert. Bis jetzt habe ich ungefähr 30 Ordner. Ich lese sie nur, wenn ich mehr Informationen zum Thema erhalten möchte.

Sie müssen nicht jede eingehende E-Mail lesen. Wählen Sie aus, was für Sie relevant ist.

7. Gliedern Sie Ihre Mails in Kategorien

Ordner (oder Labels, wenn Sie Google Mail verwenden) helfen Ihnen beim Organisieren Ihrer E-Mails.

Verwenden Sie zunächst ein relevantes Benennungssystem für das, was Sie tun. Wenn Ihre größten Prioritäten jetzt beispielsweise darin bestehen, (1) ein Buch zu schreiben und (2) Gewicht zu verlieren, benennen Sie Ihre Ordner so. Werbung

Zweitens verwenden Sie Hierarchiestruktur. Ordner der ersten Ebene sind für die großen Kategorien bestimmt, Ordner der zweiten Ebene für Unterkategorien usw. Zum Beispiel habe ich “Administrator” als Ordner der ersten Ebene und “Sicherung”, “Buchhaltung”, “Konten”, usw. als Ordner der zweiten Ebene. Bei Bedarf habe ich Ordner der dritten Ebene, um sie weiter zu segmentieren. Google Mail verfügt über ein Add-On, mit dem Sie verschiedene Ebenenbezeichnungen verwenden können (Einstellungen> Labs> Verschachtelte Bezeichnungen).

Das Verwenden von Filtern (Nr. 8) zum automatischen Organisieren von E-Mails in Ordnern wirkt Wunder.

8. Verwenden Sie Filter

Filter sind Tools, mit denen Sie die E-Mails automatisch sortieren können, wenn sie in Ihre E-Mails eingehen. Für einen Filter sind zwei grundlegende Dinge erforderlich: (1) Der Begriff, auf den Sie achten müssen. (2) Aktion, die angewendet werden soll, wenn der Begriff übereinstimmt. Ab sofort hat mein Google Mail-Konto ungefähr 20 verschiedene Filter für verschiedene E-Mail-Adressen, Betreffzeilen, Körpertexte und was nicht. Je nachdem, um welchen Filter es sich handelt, wird die Mail automatisch in einen entsprechenden Ordner sortiert / archiviert. Dies minimiert den Verwaltungsaufwand.

In meinem Videotutorial wird gezeigt, wie ich meine E-Mail-Filter so einrichte, dass Posteingang Null erreicht wird: 3 Einfache Tipps zum Erreichen von Posteingang Null mithilfe von E-Mail-Filtern [Video-Tutorial]

9. Verwenden Sie beim Antworten die 1-Minuten-Regel

Wenn die Antwort innerhalb von 1 Minute erfolgt, antworten Sie sofort darauf und archivieren Sie sie. Lass es nicht ewig in deinem Briefkasten liegen. Es wird noch mehr Mühe kosten, es in Ihren Gedanken schweben zu lassen und ständig daran erinnert zu werden, dass Sie antworten müssen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den 1-Minuten-Zeitraum einhalten, wenn Sie antworten, damit nicht mehr Zeit als erforderlich benötigt wird. Dies hilft mir, große Poststapel in kurzer Zeit zu löschen.

10. Legen Sie ein Limit für die Zeit fest, die Sie im Posteingang verbringen

Beschränken Sie über die 1-Minuten-Regel hinaus die Gesamtzeit, die Sie in Ihrem Posteingang verbringen. Wenn Sie das nächste Mal Ihre E-Mails abrufen, nehmen Sie sich Zeit. Sehen Sie, wie lange Sie brauchen, um Ihre E-Mails zu verarbeiten, zu lesen, zu beantworten und zu sortieren. Dann fragen Sie sich, wie viel von dieser Zeit gut ausgegeben wird. Die Chancen stehen gut, dass die meisten davon absolut zwecklos waren. Werbung

Manchmal erhalten Sie E-Mails, die alarmierend lang sind. Durchsuchen Sie diese E-Mails, und prüfen Sie, ob sie für Sie relevant sind. Verarbeiten Sie sie dann entsprechend. Antworten Sie bei Bedarf (und verwenden Sie die 1-Minuten-Regel). archiviere es, wenn du nicht vorhast zu antworten. Wenn Sie antworten möchten, müssen Sie keine langen E-Mails zurückschicken, nur weil die Person eine lange E-Mail geschrieben hat. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein E-Mail-Austausch von Aufsätzen, der dazu führt, dass Sie versehentlich in ein schwarzes Loch geraten. Melden Sie sich in Ihrem Posteingang an, tun Sie, was Sie tun müssen, und steigen Sie gleich danach aus.

11. (Rücksichtslos) Abbestellen von Dingen, die Sie nicht lesen

Wahrscheinlich melden Sie sich während Ihrer Reise durch das Internet für eine ganze Reihe von Newslettern an und erhalten Impulse, an denen Sie später kein Interesse mehr haben. Wenn Sie feststellen, dass Sie die E-Mails wiederholt aus Ihren Abonnements löschen, sollten Sie sie einfach sofort abbestellen.

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