11 Hacks zum effizienten Verwalten von E-Mails

Einmal diskutierten ein Kollege und ich über Möglichkeiten, E-Mails effektiver zu verwalten. Sie sagte “Ich habe dieses Ding. Es prallt auf meinem Bildschirm ab, sodass ich es nicht jedes Mal ignorieren kann, wenn eine E-Mail eingeht. Auf diese Weise stelle ich sicher, dass ich nichts verpasse.”

Dies war nicht meine Idee eines effektiven Zeitmanagements.

Email ist wichtig. Es ist ein Kommunikationsmittel zwischen Ihnen, Ihren Kunden und Ihren Mitarbeitern. Sie haben ein Problem, wenn Sie zu einem Punkt kommen, an dem Sie von E-Mail verwaltet werden, anstatt von E-Mail, wie es bei diesem kleinen springenden Ball des Teammitglieds der Fall war.

Ich erhalte täglich über 300 E-Mails. Ich könnte leicht den ganzen Tag E-Mails beantworten, aber dann würde nichts anderes getan werden. Die effektive Verwaltung dieser E-Mails ist für meinen Fokus und meine Produktivität während des Tages von entscheidender Bedeutung. Werbung

Hier finden Sie Tipps zum Verwalten dieses überaktiven E-Mail-Posteingangs, damit Sie sich auch auf das konzentrieren können, was in Ihrem Unternehmen am wichtigsten ist.

1. Organisieren Sie sich

Richten Sie Ordner für alle E-Mails ein, die Sie aufbewahren müssen, damit Sie E-Mails auf effektive Weise speichern und speichern können, anstatt sie in Ihrem Posteingang zu belassen.

2. Benachrichtigungen deaktivieren

Benachrichtigungen sind ständige Störungen Ihres Tages.

Das Lesen einer E-Mail dauert länger als nur ein paar Sekunden. Daher müssen Sie Ihren Fokus vollständig auf diese E-Mail und nicht auf das Projekt richten, an dem Sie arbeiten. Für eine E-Mail müssen Sie sie lesen, eine Entscheidung treffen, Maßnahmen ergreifen oder die E-Mail für einen späteren Zeitpunkt ablegen. Anschließend müssen Sie sich erneut darauf konzentrieren, was Sie vor dem Eingang der E-Mail getan haben

Jedes Mal, wenn Sie Ihren Fokus stören, fällt es Ihnen schwerer, die anstehende Aufgabe auf effiziente und effektive Weise zu erledigen.

3. Haben Sie einen Notfallplan

Meine Kunden wissen, dass sie mich per SMS erreichen oder anrufen können, wenn sie eine dringende Antwort benötigen. E-Mail wird innerhalb von 24-48 Stunden beantwortet. Nicht jede E-Mail ist dringend, aber oft behandeln wir jede E-Mail so, als ob sie Ihre Energie von Ihren Prioritäten ablenken würde.

4. Abbestellen

Scrubben Sie Ihren Posteingang, indem Sie Newsletter und E-Mail-Listen löschen und abbestellen, die Sie nicht gelesen haben. Hören Sie auf, Newsletter und E-Mails zu horten, die Sie später nie lesen werden, denn wenn Sie jetzt keine Zeit haben, sie zu lesen, werden Sie sie wahrscheinlich nicht lesen, wenn sie es sind “alt”. Gib dir die Erlaubnis zu sagen “Ich hatte sehr gute Absichten, als ich diese behielt, aber ich werde nie Zeit haben, sie zu lesen und es ist Zeit für sie zu gehen.”

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5. Massenlöschung

Alles kontrollieren - Löschen ist eine schöne Sache. Ich mache das von Zeit zu Zeit für jede E-Mail, die ich in den letzten sechs Monaten nicht gelesen oder abgelegt habe, was normalerweise bedeutet, dass ich die Chance habe tatsächlich es zu lesen ist schlank bis gar nicht. Werbung

6. Verwenden Sie Ihr Mobilgerät

Erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Smartphone antworten und wenn Sie über ein iPhone verfügen, können Sie mithilfe der VIP-Funktion ganz einfach Nachrichten von wichtigen Kontakten, Kunden und / oder Mitarbeitern scannen. Auf diese Weise können Sie die Lautstärke schnell sortieren und herausfinden, worauf es ankommt.

7. Handeln Sie einmal

Sobald Sie eine E-Mail lesen und beantworten, sollte diese gelöscht oder archiviert werden. Dadurch bleibt in Ihrem Posteingang nur eine überschaubare Anzahl neuer oder noch zu beachtender E-Mails.

Ich habe einen Ordner in meinem Posteingang, der speziell für Elemente vorgesehen ist, auf die ich reagieren oder auf die ich reagieren muss. Auf diese Weise kann ich schnell zu einer Datei wechseln und auf aktuelle ausstehende Anforderungen reagieren.

8. Planen Sie die Zeit für die E-Mail

Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht alle 5 Minuten. Planen Sie ein paar Mal am Tag, um E-Mails zu scannen, zu beantworten und zu verwalten. Geben Sie sich eine Frist und Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie tun können. Werbung

9. Auto-Responder

Benutzen “Ausserhaus” Responder, wenn Sie im Urlaub oder für einen Tag unterwegs sind. Auf diese Weise wissen die E-Mails, dass Sie sie nicht ignorieren, und sie haben bei Ihrer Rückkehr Priorität.

10. Zeit und Ort

Seien Sie sich der Störung bewusst, die eine E-Mail für die wichtigen Beziehungen in Ihrem Leben hervorrufen kann. Das Abrufen Ihrer E-Mails am Abend ist in Ordnung, solange es Ihr Leben außerhalb der Arbeit nicht beeinträchtigt.

Wir alle haben jemanden auf seinem Mobilgerät E-Mails abrufen lassen, als wir mit ihm gesprochen haben, und dabei den Stich gespürt. Liefere diesen Stich nicht an andere weiter.

11. Stellen Sie Hilfe ein

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht selbst verwalten können, können Sie jemanden einstellen, der Ihnen hilft. Finden Sie jemanden, der Ihren Posteingang verwalten und auf E-Mails für Sie antworten kann.

Um den Kampf gegen den überbombardierten E-Mail-Posteingang zu gewinnen, erstellen Sie einen Plan mit den oben genannten 11 Tipps und sehen Sie, wie sich Ihre Produktivität in Bezug auf das, was wirklich wichtig ist, drastisch erhöht.

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