10 kleine Dinge, die Sie tun können, um Zeit im Büro zu sparen

Möchten Sie im Büro Zeit sparen, ohne Ihren Zeitplan oder Kalender komplett überarbeiten zu müssen??

Hier sind 10 Dinge, die Sie tun können, um Minuten von Ihrem normalen Arbeitsalltag zu sparen:

Erstellen Sie eine Dokumentvorlage.

Überprüfen Sie Ihren Zeitplan und die E-Mails des letzten Monats auf Hinweise zu den Dokumenten, die Sie am häufigsten verwenden, und erstellen Sie dann eine Reihe von Vorlagen für diese Elemente. Zu den Einstiegsideen gehören: E-Mail-Anfragen und -Bestätigungen, Vorschläge, Kontaktformulare, Verträge, Tagesordnungen, Präsentationsdecks, Tagesordnungen und Finanzberichte. Werbung

Richten Sie Ordner und Filter in Ihrem E-Mail-Posteingang ein.

Automatisieren Sie die E-Mail-Sortierung, indem Sie in Ihrem E-Mail-Programm verschiedene Ordner und Filter einrichten. Sie können Ihre E-Mails nach Personen (Kunden, Vorgesetzten, Mitarbeitern und Anbietern), Arbeitsprojekten (Verwaltungsaufgaben, Inhouse-Arbeit, Kundenarbeit und Recherche) oder E-Mail-Abonnements filtern und dann entsprechend an den richtigen Ordner senden.

Bereiten Sie Mini-Agenden für informelle Meetings vor.

Machen Sie das Beste aus Ihren informellen Besprechungen mit Vorgesetzten oder Kollegen mit einer kleinen Agenda. Dies muss kein formelles Dokument sein. Führen Sie einfach die verschiedenen Elemente, Aufgaben, Fragen und Bedenken auf, die Sie vor Ihrem Meeting besprechen möchten. Sie erhalten nicht nur einen praktischen Leitfaden für Ihre Besprechungen, sondern auch eine Aufzeichnung der besprochenen Projekte, Aufgaben und Elemente.

Gib Ordner-Registerkarten auf.

Sind Sie es leid, Ihre Zeit mit all den kleinen Plastiklaschen zu verbringen, die mit hängenden Ordnern geliefert werden? Geben Sie diese winzigen Tabs auf und beschriften Sie einfach die Manila-Ordner selbst. Erleichtern Sie die Identifizierung von Dateien auf einen Blick, indem Sie Ordner und / oder Hängedateien in verschiedenen Farben verwenden. Beispielsweise können Sie grüne Ordner für Finanzdokumente, rote Ordner für aktuelle Projekte usw. verwenden. Werbung

Sparen Sie sich ein paar Klicks.

Machen Sie das Beste aus Ihren Arbeitsgeräten? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Kurzwahlfunktion auf Ihrer Arbeit oder Ihrem Mobiltelefon für häufig gewählte Nummern einzurichten und Lesezeichen in Ihrem Internetbrowser einzurichten, oder nutzen Sie einen Lesezeichendienst für regelmäßig besuchte Websites. Wenn Sie regelmäßig eine Computeranwendung oder ein Computerprogramm verwenden, lernen Sie einige Tastenkombinationen kennen, um Zeit bei der Arbeit zu sparen.

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Erstellen Sie eine Prozess- oder Aufgabencheckliste.

Optimieren Sie Routineprozesse oder -aufgaben, indem Sie eine Checkliste mit Aufgaben erstellen. Dies kann besonders hilfreich sein für Aufgaben, die Sie etwa alle zwei Monate ausführen, z. B. das Ausführen von Berichten, das Sichern von Dateien oder das Aktualisieren von Aufgaben auf einer Website oder einem Server. Erstellen Sie detaillierte Notizen und Anweisungen zu den verschiedenen Aufgaben, die Sie für Ihr Projekt ausführen müssen.

Bewahren Sie Reinigungsmittel in Reichweite auf.

Verschwenden Sie keine Zeit damit, über all die Büromaterialien im Hinterzimmer zu klettern, nur um ein Staubtuch zu holen. Schnitzen Sie einen Platz in einer nahe gelegenen Schreibtischschublade, einem Schrank oder einem Regal aus und füllen Sie ihn mit Büroreinigungsmitteln. Kombinieren Sie eines der folgenden Elemente und fügen Sie es natürlich nach Bedarf hinzu: Staubtuch, Staubtuch, Fusselrolle, Bildschirmtücher und -reiniger, Desinfektionstücher und / oder -gel, Papierhandtücher und Fensterreiniger . Werbung

Online-Essensbestellungen vorab planen.

Bestellen Sie regelmäßig Mittagessen bei der Arbeit? Einige Restaurants und Cafés verfügen über Online-Bestellsysteme, mit denen Sie Essensbestellungen von einigen Tagen bis zu einigen Wochen im Voraus tätigen und planen können. Überprüfen Sie Ihre Lieblingslokale, um festzustellen, ob sie diesen Service anbieten, und sparen Sie sich die Mühe, täglich Bestellungen aufzugeben.

Stellen Sie einen Timer ein.

Halten Sie Arbeitstreffen auf dem richtigen Weg, indem Sie einen Timer einstellen und befolgen. Sie wissen genau, wie viel Zeit Sie für die Arbeit aufgewendet haben und wie viel Zeit Ihnen in den einzelnen Besprechungen noch zur Verfügung steht. Möglicherweise möchten Sie auch einen Timer für verschiedene Aufgaben einstellen, um Ihre eigene Zeit besser verfolgen zu können.

Bewahren Sie Notfallmaterialien in einer Schublade auf.

Seien Sie jederzeit auf Notfälle vorbereitet. Räumen Sie Platz in einer nahe gelegenen Schreibtischschublade frei und nehmen Sie ein kleines Set mit Notfallmaterialien zusammen, darunter, ohne darauf beschränkt zu sein, eine Taschenlampe, einen Leuchtstab, ein kleines Erste-Hilfe-Set, Ersatzmedikamente, einen Regenschirm, ein kleines Radio, Ersatzbatterien, Energie- oder Müsliriegel und Flaschen Wasser. Werbung

Mit welcher kleinen Aktion sparen Sie sich ein paar Minuten bei der Arbeit? Hinterlasse unten einen Kommentar.